Inget fast belopp, men ett antal tydliga kostnadsposter
Det finns ingen standardpris för anpassning av kontrakt till AI-förordningen. Det som främst bestämmer kostnaderna är antalet kontrakt som behöver anpassas, i vilken utsträckning er nuvarande leverantör redan följer förordningen, och huruvida ni hanterar detta internt eller med juridisk stöd. Ett företag med en enda programvaruleverantör och en överskådlig inköpsrelation betalar vanligtvis mindre tid och pengar än en organisation med dussintals löpande kontrakt och flera AI-tillämpningar i hela kedjan.
Kostnaderna kan grovt sett delas upp i två typer: engångskostnader för att granska befintliga kontrakt och vid behov anpassa dem, och löpande kostnader för att omedelbar utforma nya kontrakt korrekt och hålla befintliga avtal aktuella allt eftersom regelverket utvecklas. Båda posterna är verkliga, men omfattningen varierar kraftigt mellan organisationer.
Varför det ännu inte går att ge fasta taxor
AI-förordningen träder i kraft gradvis och inte alla delar är ännu helt utarbetade i delegerad lagstiftning. Det innebär att juridiska tjänstleverantörer och branschorganisationer för närvarande arbetar med uppskattningar, inte med fasta prislister. När fler delar av förordningen är utarbetade blir det också tydligare vilka avtalsbestämmelser som är standard nödvändiga och vilka som skiljer sig beroende på situation. Tills dess är försiktighet vid slutgiltiga belopp på plats: den som nu lovar en fast taxa går före regelverket som ännu är under utveckling.
Under tiden är det dock möjligt att fastställa vilka kontrakt som behöver uppmärksamhet. En god startpunkt är en inventering av alla leverantörer som levererar programvara eller system med någon form av automatiserat beslutsfattande, igenkänning eller prognos. Inte alla kontrakt kräver samma anpassning; det beror på hur tillämpningen används och i vilken kategori den enligt förordningen tillhör.
Vad som i praktiken påverkar kostnaderna
Tre faktorer spelar nästan alltid in i praktiken. För det första antalet och typen av leverantörer: en enda stor leverantör med en egen juridisk avdelning reagerar ofta snabbare och mer strukturerat än en rad mindre aktörer som själva måste ta reda på vad som förväntas av dem. För det andra omfattningen av juridisk rådgivning som ni anlitar: vissa företag låter en jurist helt granska kontrakten, andra väljer en lindrigare granskning av de viktigaste riskpunkterna. För det tredje den interna tiden: insamling av information från leverantörer, samordning mellan inköp och juridiska frågor, och dokumentering av avtal kostar intern tid, även om det inte finns någon extern faktura.
Det är därför användbart att i förväg bestämma vilka kontrakt som får prioritet. Tillsynsmyndigheter granskar vid tillsyn arten och påverkan av tillämpningen, inte omfattningen av er juridiska budget. En riktad strategi, som börjar med leverantörer med störst risk eller störst påverkan på er verksamhet, förhindrar att kostnader koncentreras på mindre brådskande kontrakt.
Engångskostnader kontra löpande kostnader
Att anpassa ett befintligt avtal är vanligtvis en engångsinsats: bestämmelser läggs till eller skärps, och parterna fastställer vem som levererar vilken information. Löpande kostnader uppstår när regelverket ändras, när en leverantör ändrar sin tillämpning eller när du tar en ny tillämpning i bruk som kräver en annan avtalad överenskommelse. Den som fastställer detta väl i förväg, till exempel med ett fast förfarande för nya leverantörer, förhindrar att varje ändring måste hanteras på nytt som en separat åtgärd.
Samtalet med din leverantör är i denna fas minst lika viktigt som själva avtalet. I kunskapsbanken sorterad per ämne hittar du en översikt över de frågor som ofta återkommer, och hur du kan förbereda dig på dem utan att du först behöver bli jurist. För att få ett första intryck av var ditt företag står för närvarande hjälper produktscanningen med en indikation i fem frågor att avgöra vilka avtal som först förtjänar uppmärksamhet.
Bedöma din egen situation
Eftersom genomförandet av förordningen kan skilja sig beroende på tillämpning och sektor är en allmän bedömning aldrig en ersättning för rådgivning om dina egna avtal. En jurist eller den behörig tillsynsmyndigheten kan bedöma vilka bestämmelser som behövs i din specifika situation. På sidan vanliga frågor om AI-förordningen finns de frågor som företagare oftast ställer till oss, inklusive vad den officiella texten säger om detta.
Vill du först få en bild själv utan att omedelbar göra kostnader? Den kostnadsfria snabbscanningen ger på ett par minuter en indikation av var ditt företag står, och kunskapsdatabasen visar per ämne vad det baseras på.