Brak stałej kwoty, ale kilka jasnych pozycji
Nie istnieje standardowa cena za dostosowanie umów do rozporządzenia AI. Koszty determinują przede wszystkim liczba umów wymagających dostosowania, stopień, w jakim obecny dostawca uwzględnia już rozporządzenie, oraz czy sprawę załatwisz wewnętrznie czy z pomocą wsparcia prawnego. Przedsiębiorstwo z jednym dostawcą oprogramowania i przejrzystą relacją handlową zazwyczaj ponosi mniejsze koszty czasu i pieniędzy niż organizacja z dziesiątkami aktywnych umów i wieloma aplikacjami AI w całym łańcuchu.
Koszty dzielą się z grubsza na dwie kategorie: koszty jednorazowe na ocenę istniejących umów i w razie potrzeby ich dostosowanie, oraz koszty bieżące na prawidłowe opracowanie nowych umów od razu i utrzymanie istniejących porozumień w aktualnym stanie w miarę dalszego wypełniania się regulacji. Obie pozycje są realne, ale ich zakres znacznie się różni w zależności od organizacji.
Dlaczego nie ma jeszcze stałych stawek
Rozporządzenie AI wchodzi w życie etapami i nie każdy element jest jeszcze w pełni opracowany w regulacjach delegowanych. Oznacza to, że dostawcy usług prawnych i organizacje branżowe pracują obecnie z szacunkami, a nie ze stałymi cennikami. Gdy więcej części rozporządzenia zostanie opracowanych, będzie również jaśniejsze, które postanowienia umowne są standardowo potrzebne, a które różnią się w zależności od sytuacji. Do tego czasu rozsądne jest ostrożne podejście do konkretnych kwot: kto teraz obiecuje stałą stawkę, wyprzedza regulacje, które są jeszcze w opracowaniu.
W międzyczasie możliwe jest jednak określenie, które umowy wymagają uwagi. Dobrym punktem wyjścia jest inwentaryzacja wszystkich dostawców dostarczających oprogramowanie lub systemy z pewną formą podejmowania zautomatyzowanych decyzji, rozpoznawania lub prognozowania. Nie każda umowa wymaga tego samego dostosowania; zależy to od tego, jak aplikacja jest wdrażana i do której kategorii podle rozporządzenia należy.
Co w praktyce wpływa na koszty
W praktyce prawie zawsze bierze udział trzy czynniki. Po pierwsze liczba i typ dostawców: jeden duży dostawca z własnym działem prawnym zwykle reaguje szybciej i bardziej ustrukturyzowanie niż szereg mniejszych podmiotów, które muszą jeszcze sami dowiedzieć się, czego się od nich oczekuje. Po drugie stopień wsparcia prawnego, które angażujesz: niektóre przedsiębiorstwa każą juryście całkowicie przejrzeć umowy, inne wybierają lżejszą ocenę głównych punktów ryzyka. Po trzecie czas wewnętrzny: zbieranie informacji od dostawców, koordynacja między zakupami a sprawami prawnymi oraz dokumentowanie porozumień pochłania wewnętrznie godziny, nawet jeśli nie towarzysz temu rachunek zewnętrzny.
Dlatego właśnie warto wcześniej określić, które umowy mają priorytet. Organy nadzoru zwracają uwagę przy egzekucji na charakter i wpływ aplikacji, a nie na wielkość budżetu prawnego. Ukierunkowane podejście, rozpoczynające się od dostawców o największym ryzyku lub największym wpływie na Twoją działalność biznesową, zapobiega skupianiu się kosztów na mniej naglących umowach.
Koszty jednorazowe i bieżące
Dostosowanie istniejącej umowy to zwykle działanie jednorazowe: postanowienia są dodawane lub zaostrzane, a strony ustalają, kto dostarcza jakie informacje. Koszty bieżące powstają, gdy zmienia się regulacja, gdy dostawca zmienia swoją aplikację, lub gdy wdrażacie nową aplikację wymagającą innego porozumienia umownego. Kto to dobrze ustali z góry, na przykład ustanawiając stałą procedurę dla nowych dostawców, unika tego, że każda zmiana musi być podejmowana jako osobne działanie.
Rozmowa z Państwa dostawcą jest na tym etapie co najmniej tak ważna co sama umowa. W baza wiedzy zawiera opracowanie per zagadnienie znajdziecie przegląd pytań, które często się pojawiają, i jak się na nie przygotować bez konieczności bycia najpierw prawnikiem. Aby uzyskać pierwsze pojęcie o aktualnej sytuacji Państwa firmy, pomaga quick-scan produktów z wskazaniem w pięciu pytaniach aby określić, które umowy zasługują na pierwszeństwo.
Ocena Państwa własnej sytuacji
Ponieważ wdrażanie rozporządzenia może różnić się w zależności od zastosowania i sektora, ogólna ocena nigdy nie zastępuje porady dotyczącej Państwa własnych umów. Prawnik lub właściwy organ nadzoru mogą ocenić, które postanowienia są niezbędne w Państwa konkretnej sytuacji. Na stronie często zadawane pytania dotyczące rozporządzenia w sprawie AI znajdują się pytania, które najczęściej zadają nam przedsiębiorcy, łącznie z tym, co mówi o tym oficjalny tekst.
Czy chcielibyście najpierw uzyskać obraz sytuacji bez ponoszenia kosztów? Bezpłatny quick-scan daje w kilka minut wskazanie, gdzie stoi Państwa firma, a baza wiedzy pokazuje dla każdego tematu, na czym to opiera się.