Er staat nergens een wettelijke termijn op het antwoord dat een softwareleverancier u geeft over AI-functies in een product of dienst. In de praktijk loopt de doorlooptijd sterk uiteen: van een paar dagen bij een leverancier die de vraag al vaker kreeg, tot enkele maanden bij een leverancier die intern nog moet uitzoeken wat er precies in het product zit. De belangrijkste factor is niet de omvang van uw vraag, maar hoeveel de leverancier zelf al weet over de AI-onderdelen van zijn eigen product.
Die onzekerheid is voor veel ondernemers frustrerend, maar wel verklaarbaar. Software wordt vaak samengesteld uit onderdelen van meerdere partijen: een taalmodel van de ene aanbieder, een cloudplatform van de andere, en een laag maatwerk van de leverancier zelf. Wie u de vraag stelt, is dus vaak niet degene die het antwoord direct paraat heeft.
Wat de doorlooptijd in de praktijk bepaalt
Drie zaken bepalen doorgaans hoe snel u een bruikbaar antwoord krijgt. Ten eerste of de leverancier al een aanspreekpunt heeft voor vragen over de AI-verordening, of dat de vraag voor het eerst binnenkomt en eerst intern moet worden uitgezocht. Ten tweede of het gaat om standaardsoftware die aan veel klanten wordt geleverd, of om maatwerk waarbij niemand anders dezelfde vraag eerder stelde. Ten derde of de AI-functie door de leverancier zelf is ontwikkeld, of wordt ingekocht bij een derde partij die op zijn beurt weer moet worden geraadpleegd.
Hoe verder de daadwerkelijke kennis van het antwoord van u vandaan zit in die keten, hoe langer het duurt voordat u iets krijgt waar u iets mee kunt. Dat geldt vooral bij internationale leveranciers, waar een vraag vanuit een Nederlandse klant eerst de lokale organisatie passeert voordat hij bij een juridische of technische afdeling in het buitenland belandt.
Waar het gesprek vaak op vastloopt
In de praktijk loopt het gesprek meestal niet vast op onwil, maar op onduidelijkheid. Een leverancier weet vaak wel wat zijn product doet, maar niet altijd hoe dat zich verhoudt tot de begrippen uit de AI-verordening. Een tweede struikelblok is dat de vraag bij de verkeerde afdeling terechtkomt: een accountmanager kan meestal geen juridisch onderbouwd antwoord geven, terwijl de juridische afdeling de technische details van het product niet kent.
Een derde reden voor vertraging is dat u en de leverancier soms langs elkaar heen praten. Een leverancier die antwoordt dat het product "geen AI is" bedoelt daar soms iets anders mee dan de definitie die in de verordening wordt gehanteerd. Dat verschil in taal kost tijd om recht te trekken, en is precies de reden waarom het nuttig is om vooraf te weten welke begrippen er spelen. de begrippen per onderwerp overzichtelijk uitgelegd geeft daar een startpunt voor, zodat u en uw leverancier dezelfde taal spreken.
Wat u zelf kunt doen om het te versnellen
Een concrete, schriftelijke vraag levert vrijwel altijd sneller een bruikbaar antwoord op dan een algemene vraag of "gebruiken jullie AI". Vraag specifiek naar het doel van de functie, of er sprake is van geautomatiseerde besluitvorming, en of een mens de uitkomst controleert voordat die wordt gebruikt. Vraag ook of de leverancier zelf onderdelen van derden gebruikt, en zo ja, welke.
Het helpt daarnaast om vooraf voor uzelf helder te hebben in welke rol u het product gebruikt, en wat voor uw organisatie eigenlijk op het spel staat. Wie dat nog niet scherp heeft, kan in een paar vragen een eerste indicatie krijgen van waar het gesprek met de leverancier over zou moeten gaan. Dat scheelt tijd aan beide kanten van de tafel.
Wanneer u met een langere doorlooptijd moet rekenen
Houd rekening met een langere doorlooptijd zodra er meerdere landen of meerdere leveranciers in de keten zitten, of zodra de leverancier zelf nog moet uitzoeken hoe zijn product zich verhoudt tot de verordening. Dat laatste komt vaker voor dan u zou verwachten, ook bij grotere partijen. Veelvoorkomende vragen en antwoorden over dit soort situaties staan verzameld in de veelgestelde vragen over dit onderwerp, als aanvulling op het gesprek dat u zelf voert.
Uw eigen rol blijft leidend
Wat de leverancier u vertelt, is een bouwsteen, geen eindoordeel. De beoordeling of en hoe de AI-verordening op uw eigen situatie van toepassing is, blijft aan u en, waar nodig, aan een jurist of de bevoegde toezichthouder. Elektropas.com helpt u de juiste vragen te stellen en de informatie herleidbaar te houden; hoe wij die informatie samenstellen en waar die vandaan komt, leest u op de pagina over onze werkwijze.
Wilt u eerst voor uzelf scherp krijgen waar u precies staat voordat u het gesprek met uw leverancier aangaat? De gratis quick-scan geeft daar in een paar minuten een eerste indicatie van, zonder dat u daar een account voor nodig heeft.