Geen vast bedrag, wel een aantal duidelijke posten
Er bestaat geen standaardprijs voor het aanpassen van contracten aan de AI-verordening. Wat de kosten bepaalt, is vooral het aantal contracten dat aanpassing nodig heeft, de mate waarin uw huidige leverancier al rekening houdt met de verordening, en of u dit intern regelt of met juridische ondersteuning. Een bedrijf met één softwareleverancier en een overzichtelijke inkooprelatie betaalt doorgaans minder tijd en geld dan een organisatie met tientallen lopende contracten en meerdere AI-toepassingen door de hele keten.
De kosten vallen grofweg in twee soorten uiteen: eenmalige kosten om bestaande contracten te beoordelen en waar nodig aan te passen, en doorlopende kosten om nieuwe contracten meteen goed op te stellen en bestaande afspraken actueel te houden zodra de regelgeving verder wordt ingevuld. Beide posten zijn reëel, maar de omvang verschilt sterk per organisatie.
Waarom er nog geen vaste tarieven te geven zijn
De AI-verordening wordt gefaseerd van kracht en niet elk onderdeel is al volledig uitgewerkt in gedelegeerde regelgeving. Dat betekent dat juridische dienstverleners en brancheorganisaties op dit moment werken met inschattingen, niet met vaste prijslijsten. Zodra meer onderdelen van de verordening zijn uitgewerkt, zal ook duidelijker worden welke contractuele bepalingen standaard nodig zijn en welke per situatie verschillen. Tot die tijd is voorzichtigheid met stellige bedragen op zijn plaats: wie nu een vast tarief belooft, loopt vooruit op regelgeving die nog in ontwikkeling is.
In de tussentijd is het wel mogelijk om te bepalen wélke contracten aandacht nodig hebben. Een goed startpunt is een inventarisatie van alle leveranciers die software of systemen leveren met een vorm van geautomatiseerde besluitvorming, herkenning of voorspelling. Niet elk contract vraagt om dezelfde aanpassing; dat hangt af van hoe de toepassing wordt ingezet en in welke categorie zij volgens de verordening valt.
Wat de kosten in de praktijk beïnvloedt
Drie factoren spelen in de praktijk vrijwel altijd mee. Ten eerste het aantal en type leveranciers: een enkele grote leverancier met een eigen juridische afdeling reageert vaak sneller en gestructureerder dan een reeks kleinere partijen die zelf nog moeten uitzoeken wat van hen wordt verwacht. Ten tweede de mate van juridische begeleiding die u inschakelt: sommige bedrijven laten een jurist de contracten volledig doorlichten, andere kiezen voor een lichtere toetsing op de belangrijkste risicopunten. Ten derde de interne tijd: het verzamelen van informatie bij leveranciers, het afstemmen tussen inkoop en juridische zaken, en het vastleggen van afspraken kosten intern uren, ook als er geen externe factuur tegenover staat.
Het is daarom nuttig om vooraf te bepalen welke contracten prioriteit krijgen. Toezichthouders kijken bij handhaving naar de aard en impact van de toepassing, niet naar de omvang van uw juridische budget. Een gerichte aanpak, beginnend bij de leveranciers met het grootste risico of de grootste impact op uw bedrijfsvoering, voorkomt dat kosten zich concentreren op minder urgente contracten.
Eenmalige versus doorlopende kosten
Het aanpassen van een bestaand contract is meestal een eenmalige inspanning: bepalingen worden toegevoegd of aangescherpt, en partijen leggen vast wie welke informatie levert. Doorlopende kosten ontstaan wanneer de regelgeving verandert, wanneer een leverancier zijn toepassing wijzigt, of wanneer u een nieuwe toepassing in gebruik neemt die om een andere contractuele afspraak vraagt. Wie dit vooraf goed vastlegt, bijvoorbeeld met een vaste procedure voor nieuwe leveranciers, voorkomt dat elke wijziging opnieuw als losse actie moet worden opgepakt.
Het gesprek met uw leverancier is in deze fase minstens zo belangrijk als het contract zelf. In de kennisbank per onderwerp uitgezocht vindt u een overzicht van de vragen die daarbij vaak terugkomen, en hoe u die kunt voorbereiden zonder dat u eerst jurist hoeft te worden. Voor een eerste indruk van waar uw bedrijf op dit moment staat, helpt de productscan met een indicatie in vijf vragen om te bepalen welke contracten als eerste aandacht verdienen.
Uw eigen situatie beoordelen
Omdat de uitwerking van de verordening per toepassing en per sector kan verschillen, is een algemene inschatting nooit een vervanging voor advies over uw eigen contracten. Een jurist of de bevoegde toezichthouder kan beoordelen welke bepalingen in uw specifieke situatie nodig zijn. Op de pagina veelgestelde vragen over de AI-verordening staan de vragen die ondernemers ons het vaakst stellen, inclusief waar de officiële tekst iets over zegt.
Wilt u eerst zelf een beeld krijgen zonder meteen kosten te maken? De gratis quick-scan geeft in een paar minuten een indicatie van waar uw bedrijf staat, en de kennisbank laat per onderwerp zien waar dat op gebaseerd is.