Jak si zajistím dodávku údajů o pase v kupní smlouvě?

Smluvní zajištění dodavatelské povinnosti a souboru dat

Nákupní smlouva stanoví, které údaje o pasu dodavatel poskytne, v jaké formě, v jakém okamžiku procesu a co se stane, pokud údaje chybějí nebo se ukáží jako nesprávné. To je jádrem dohody: nejen "poskytnete potřebné údaje", ale konkrétní seznam kategorií dat (složení materiálu, informace o opravě, údaje o shodě a vše ostatní, co se vztahuje na příslušnou skupinu produktů), moment dodání, který odpovídá výrobnímu procesu (před odesláním, před uvedením na trh), a dohoda o aktualizaci, jakmile se něco změní. Bez této konkrétní specifikace zůstává obecná povinnost k výměně dat mezi stranami v dodavatelském řetězci abstraktní povinností, kterou je v případě sporu těžké vymáhat. Smlouva je nástrojem, kterým se tato povinnost stává praktickou a vymahatelnou mezi stranami samotných.

Pro výrobce, dovozce a jejich subdodavatele — nikoli pro koncového uživatele

Tyto dohody jsou relevantní mezi stranami, které hrají roli v dodavatelském řetězci elektroniky nebo ICT zařízení: výrobcem nakupujícím součásti, dovozcem přivádějícím zařízení zvenčí EU, nebo distributor stojící mezi výrobcem a trhem. Zejména dovozce, který má subdodavatele mimo EU, má zájem na uzavřené smluvní dohodě, protože sám nese odpovědnost vůči trhu a regulačním orgánům, i když údaje fakticky musí pocházet od výrobce. Nejde o kupní smlouvu se spotřebitelem — ten obdrží pas prostřednictvím QR kódu na produktu, nikoli prostřednictvím samostatné smlouvy. Nejde ani o otázku, zda se má produkt stát povinně opatřeným pasu; to vyplývá z delegovaného právního aktu na jednotlivou kategorii produktu, nikoli z nákupní smlouvy. Nákupní smlouva upravuje pouze vzájemný vztah mezi kupující a dodávající stranou týkající se poskytování údajů.

Datum zatím není stanoven; povinnost výměny dat je již stanovena

Pevné datum, kdy se to bude vztahovat na elektriku a ICT zařízení, zatím neexistuje — delegované právní akty na jednotlivé podkategorie se očekávají až později a dosud nebyly zveřejněny. Co je však již stanoveno, je obecný směr vyplývající z vlastního ESPR: aktéři v dodavatelském řetězci jsou povinni na požádání poskytnout informace potřebné k vypracování nebo doplnění produktového pasu, a dovozci mají vlastní povinnosti ověřit, zda jsou tyto požadavky splněny před uvedením produktu na trh. Tyto základní povinnosti tedy již existují, nezávisle na přesné specifikaci pro jednotlivou kategorii produktu. Nákupní smlouvu lze proto již nyní vypracovat nebo upravit na základě tohoto obecného rámce s cílem ji později zpřísnit, jakmile bude zveřejněn delegovaný právní akt pro konkrétní skupinu produktu a bude jasné, které údaje budou přesně povinné.

Co to znamená pro čtenáře: krok za krokem

Kdo nyní uzavírá nebo reviduje nákupní smlouvu, obvykle postupuje v tomto pořadí. Nejdříve: inventarizovat, která data budou podle očekávání potřebná pro danou skupinu produktů, na základě toho, co o ní již známo, bez čekání na stanovení každého detailu. Dále: stanovit dobu dodání, která se shoduje s vlastním nákupním procesem — například před odesláním nebo před fakturací — aby nedošlo k mezeře mezi uvedením na trh a dostupností dat. Poté: zahrnout povinnost aktualizace pro situaci, kdy se data změní po dodání, se dohodou o tom, jak a v jaké lhůtě to dodavatel předá. Rovněž by měla být součástí klauzule o odpovědnosti nebo svobodě od odpovědnosti pro případ, kdy dodavatel poskytne nesprávné nebo neúplné údaje, což by mohlo způsobit potíže nákupující straně vůči kontrolním orgánům. Nakonec je praktické právo auditu nebo povinnost dokumentace: právo požadovat důkazy o tom, že dodaná data jsou správná, místo aby se bylo možné spoléhat pouze na tvrzení dodavatele. Explicitní odkaz na příslušné články ESPR v dohodě navíc objasnit, že tyto dohody nejsou natolik vágní, ale jsou provedením právní povinnosti, která spočívá na obou stranách.

Právní základ: článek 38 a 29 ESPR

Článek 38 Nařízení (EU) 2024/1781 (ESPR) zavazuje aktéry v dodavatelském řetězci, na požádání, poskytnout informace nezbytné pro vytvoření nebo doplnění produktového pasu — jak ostatním hospodářským subjektům v řetězci, tak příslušným orgánům. Tento článek je důvodem, proč má nákupující strana zájem učinit tuto povinnost konkrétní v dohodě s vlastním dodavatelem: právní předpis určuje, ŽE se musí dodát, smlouva určuje JAK. Článek 29 téže směrnice popisuje povinnosti dovozců, včetně ověření, zda byly splněny platné požadavky před uvedením produktu na trh, a uchovávání dokumentace v tomto ohledu. Pro dovozce, který získává zařízení od výrobce mimo EU, tvoří tento článek důvod, proč nejsou smluvní dohody o poskytování dat nezávazné: dovozce nese vlastní odpovědnost, bez ohledu na to, jaké je mezi výrobcem uzavřeno smluvně.

Kdo chce postoupit dále, může existující nákupní smlouvu porovnat s těmito dvěma články a ověřit, zda jsou doba dodání, sada dat, povinnost aktualizace a odpovědnost popsány již dostatečně konkrétně — a doplnit text, jakmile bude pro vlastní kategorii produktu zveřejněna delegovaná právní úprava.