Welke gegevens moet ik bij mijn leverancier van elektronica opvragen?

Uw leverancier levert de bouwstenen voor het paspoort

De gegevens die in het digitale productpaspoort terechtkomen, zijn in de kern dezelfde gegevens die al ergens in de toeleveringsketen aanwezig zijn: materiaalsamenstelling, stoffen van zorg, informatie over reparatie en duurzaamheid, en gegevens waarmee het product uniek te identificeren is. Wie als importeur, assembleur of merkeigenaar een product op de EU-markt zet, is verantwoordelijk voor het paspoort, maar heeft die informatie meestal niet zelf in huis — die zit bij de fabrikant van onderdelen of het eindproduct verderop in de keten. Artikel 38 van de ESPR (Verordening (EU) 2024/1781) legt actoren in de toeleveringsketen de verplichting op om de informatie die nodig is voor naleving door te geven aan wie daar recht op heeft. Praktisch betekent dit dat er bij een leverancier gevraagd kan worden naar precies de gegevens die artikel 10 van de ESPR voor het paspoort noemt, zodra voor de productcategorie is vastgelegd welke gegevens dat concreet zijn.

Voor wie dit geldt, en voor wie nog niet

Deze verplichting raakt actoren binnen de EU-toeleveringsketen van producten die onder een gedelegeerde handeling van de ESPR vallen: fabrikanten, importeurs, distributeurs, gemachtigden en aanbieders van fulfilmentdiensten. Voor elektronica en ICT-apparatuur is dat op dit moment nog niet het geval — er is nog geen gedelegeerde handeling gepubliceerd die vastlegt welke gegevens voor deze categorie precies in het paspoort moeten staan. Dat betekent dat de verplichting uit artikel 38 nu nog niet afdwingbaar is voor deze sector, en dat een leverancier niet gehouden kan worden aan een gegevensset die nog niet bestaat. Het betekent ook niet dat er niets te doen valt: de structuur van de verplichting staat al vast, alleen de inhoud per categorie nog niet. Voor productcategorieën waarvoor al wél een gedelegeerde handeling is vastgesteld, geldt de verplichting inmiddels onverkort.

De datum staat nog niet vast

Er is geen vaste datum waarop de vraag naar leveranciersgegevens voor elektronica verplicht wordt. Het ESPR-werkplan 2025-2030 noemt elektronica en ICT-apparatuur als categorie, per deelcategorie, met gedelegeerde handelingen die vanaf 2027 worden verwacht. Dat is een verwachting uit het werkplan, geen toezegging over een concrete datum voor een specifiek product. Tot een gedelegeerde handeling voor de eigen deelcategorie is gepubliceerd, gelden de algemene bepalingen van de ESPR wel als kader, maar ontbreekt de gedetailleerde lijst met verplichte gegevens waarop een concreet verzoek aan een leverancier zich zou kunnen baseren. Zodra die handeling verschijnt, staat de datum en de inhoud hier bijgewerkt.

Wat dit betekent voor de aanpak

De volgorde waarin dit meestal wordt opgepakt, begint bij het nagaan van de eigen positie: welke deelcategorie van elektronica of ICT-apparatuur het product betreft, en of daarvoor al een gedelegeerde handeling is gepubliceerd. Zolang dat niet zo is, is een gedetailleerde gegevensopvraging bij een leverancier nog niet aan de orde, maar een inventarisatie van wat er al aanwezig is wel zinvol. Een tweede stap is nagaan welke informatie de leverancier al standaard bijhoudt: materiaallijsten, veiligheidsinformatiebladen, testrapporten, certificaten over stoffen van zorg, en documentatie over reparatie of demontage. Een derde stap is nagaan of het product of de onderdelen al een unieke identificatie hebben — een serienummer, batchcode of vergelijkbaar kenmerk — omdat het paspoort daaraan gekoppeld moet worden. Een vierde stap is dit contractueel vastleggen: wie levert welk deel van de gegevens aan, in welk formaat, en hoe wordt bijgehouden dat die gegevens actueel blijven over de periode dat het paspoort beschikbaar moet zijn. Omdat een paspoort na publicatie van de betreffende handeling doorgaans voor een langere periode toegankelijk moet blijven, is het praktisch om afspraken met leveranciers zo te maken dat gegevens ook na de eerste levering nog opvraagbaar zijn, bijvoorbeeld bij een wijziging in samenstelling of een aanvullende test.

Waar dit uit volgt: artikel 38 en artikel 10 van de ESPR

De verplichting om informatie binnen de toeleveringsketen door te geven, staat in artikel 38 van de ESPR (Verordening (EU) 2024/1781). Dat artikel richt zich op actoren in de toeleveringsketen en verplicht hen relevante informatie te verstrekken aan degene die verantwoordelijk is voor naleving van de productvereisten. Welke informatie dat inhoudelijk is, volgt uit artikel 10 van de ESPR, dat de vereisten voor het digitale productpaspoort zelf vastlegt: het type gegevens dat een paspoort moet bevatten, en de manier waarop die gegevens toegankelijk moeten zijn. Beide artikelen werken pas concreet voor een product zodra de gedelegeerde handeling voor de betreffende productcategorie is vastgesteld; die handeling vult in wat er specifiek voor elektronica of een deelcategorie daarvan verplicht is.

Wat nu te doen

Wie nu al met leveranciers werkt, kan zonder op de gedelegeerde handeling te wachten alvast in kaart brengen welke gegevens over materialen, stoffen en reparatie al beschikbaar zijn en waar de hiaten zitten. Dat scheelt tijd zodra de handeling voor de eigen deelcategorie verschijnt en de verplichting concreet wordt. Deze pagina wordt bijgewerkt zodra de betreffende gedelegeerde handeling is gepubliceerd.

Waar dit op gebaseerd is

De verordening zelf staat op EUR-Lex. Wij verwijzen per bewering; u hoeft ons niet te geloven.

Wat u concreet moet doen

Wat er van u wordt verwacht

Wie elektronica of ICT-apparatuur inkoopt bij een leverancier, staat uiteindelijk zelf aan de lat voor het digitale productpaspoort dat bij het product hoort. Artikel 38 van de ESPR (Verordening (EU) 2024/1781) legt vast dat actoren in de toeleveringsketen elkaar de gegevens moeten verstrekken die nodig zijn om aan de verordening te voldoen. Dat werkt in de praktijk door naar wat er bij een leverancier wordt opgevraagd, en waarom.

De gegevens die het paspoort inhoudelijk vullen

Artikel 10 van de ESPR beschrijft welke soort informatie een productpaspoort moet kunnen bevatten: onder meer gegevens over samenstelling, herkomst van materialen, reparatie- en recyclingmogelijkheden, en technische kenmerken die per productgroep worden ingevuld via een gedelegeerde handeling. Voor een bedrijf van 10 tot 100 medewerkers betekent dit dat de leverancier gevraagd wordt om precies dié gegevens aan te leveren die voor de eigen productcategorie relevant zijn — niet een algemene productomschrijving, maar de specifieke datapunten die de toekomstige regelgeving voor die categorie vastlegt. Welke datapunten dat precies zijn, verschilt per productgroep en wordt bepaald in een gedelegeerde handeling; zolang die er nog niet is, is het verstandig om alvast te inventariseren welke gegevens de leverancier sowieso al vastlegt.

Gegevens die kloppen op het moment van levering

Het is niet genoeg dat een leverancier ooit gegevens heeft aangeleverd; de gegevens moeten overeenkomen met het product zoals dat daadwerkelijk wordt geleverd. Voor een middelgroot bedrijf betekent dit dat er een vaste manier moet zijn om te controleren of wat de leverancier opgeeft, aansluit bij de praktijk — zeker wanneer een product uit meerdere onderdelen van verschillende toeleveranciers bestaat. Hoe die controle praktisch wordt ingericht, staat beschreven in hoe controleer ik of de gegevens van mijn leverancier kloppen.

Gegevens die ook verderop in de keten bereikbaar blijven

Artikel 38 richt zich niet alleen op de gegevens zelf, maar ook op het feit dat andere actoren in de toeleveringsketen erop moeten kunnen vertrouwen dat de informatie beschikbaar blijft. Voor een bedrijf dat zelf weer levert aan een volgende partij — een groothandel, een assemblagebedrijf — betekent dit dat de eigen leverancier gevraagd wordt om niet alleen gegevens te leveren, maar ook aan te geven hoe lang en op welke manier die gegevens actueel en opvraagbaar blijven.

Gegevens over onderdelen die niet rechtstreeks van de leverancier komen

Een leverancier betrekt vaak zelf weer onderdelen van derden. Voor een importeur of fabrikant is het praktisch relevant om te weten of de eigen leverancier deze sublevering wel of niet zelf beheert, en of gegevens over onderaannemers meegenomen worden in wat wordt opgevraagd. Dit is een van de punten waar het overzicht per productcategorie het snelst onduidelijk wordt, zeker als niet vooraf is vastgelegd wie welke gegevens levert; zie moet mijn onderaannemer ook productpaspoortgegevens aanleveren.

Waar het misgaat in de praktijk

Een aantal situaties komt in de praktijk steeds terug bij bedrijven die voor het eerst gegevens bij hun leverancier opvragen.

De leverancier levert onvolledige gegevens aan. Vaak wordt alleen gestuurd wat al bestaat — een technisch datasheet, een conformiteitsverklaring — zonder dat dit aansluit bij wat het paspoort specifiek vraagt.

Gegevens worden eenmalig aangeleverd en daarna niet meer bijgehouden. Een productwijziging bij de leverancier, bijvoorbeeld een andere toeleverancier voor een onderdeel, wordt niet automatisch doorgegeven aan de partij die het paspoort samenstelt.

Er is geen contractuele afspraak over wie welke gegevens levert. Bij een geschil — of gewoon bij onduidelijkheid — blijkt dat nooit is vastgelegd wie verantwoordelijk is voor welk deel van de informatie.

Samenstelling wisselt per batch of levering, zonder dat vooraf is afgesproken hoe dit in de gegevens wordt verwerkt. Dit speelt met name bij grondstoffen of onderdelen die niet uit één bron komen; zie mijn product wisselt per batch hoe vul ik dan het paspoort in.

Meerdere leveranciers leveren hetzelfde onderdeel, met verschillende gegevens of een verschillend detailniveau, zonder dat is afgesproken hoe deze gegevens samen één paspoort vormen; zie meerdere leveranciers voor een product.

Wat u kunt vastleggen

Om te voorkomen dat het opvragen van gegevens bij de leverancier telkens opnieuw improvisatie vergt, is het praktisch om een aantal punten vast te leggen — als apart document of als onderdeel van bestaande inkoopafspraken.

Een lijst met de datapunten die per productcategorie worden opgevraagd, gebaseerd op wat artikel 10 van de ESPR voor die categorie beschrijft, zodat de leverancier weet wat concreet wordt verwacht.
Een afspraak over de actualisering van gegevens, inclusief het moment waarop de leverancier een wijziging in het product moet melden.
Een contractuele bepaling over de levering van paspoortgegevens, opgenomen in het inkoopcontract zelf in plaats van in losse correspondentie; zie hoe leg ik de levering van paspoortgegevens vast in mijn inkoopcontract.
Een vaste werkwijze voor het controleren van de aangeleverde gegevens, zodat afwijkingen tussen wat is opgegeven en wat daadwerkelijk wordt geleverd, tijdig worden opgemerkt.
Afspraken over onderaannemers en sub-leveranciers, met name wie welk deel van de gegevens aanlevert wanneer een leverancier zelf niet alle onderdelen produceert.
Een procedure voor het geval de leverancier niet of onvolledig levert, inclusief een escalatiestap; zie mijn leverancier levert de gegevens niet — wat kan ik doen.

Voor bedrijven die elektronica van buiten de EU invoeren, komt hier een extra laag bij: de rol van importeur binnen de toeleveringsketen brengt eigen verplichtingen met zich mee die verder gaan dan het puur doorgeven van gegevens van een niet-Europese fabrikant; dit wordt afzonderlijk beschreven in wat betekent het productpaspoort als ik elektronica van buiten de Europese Unie invoer.

Wat hier telkens ontbreekt, is niet zozeer de wil om gegevens te leveren, maar een vaste structuur waarin vooraf is bepaald wélke gegevens, in welke vorm, en op welk moment worden verwacht. Die structuur is precies wat een inkoopcontract of een vast sjabloon voor gegevensopvraag kan bieden, en voorkomt dat de vraag "wat moet ik bij mijn leverancier opvragen" bij elk nieuw product opnieuw wordt uitgevonden.

Dit is geen juridisch advies. Deze pagina geeft algemene informatie over de regelgeving waar dit platform over gaat. Wij kennen uw situatie niet. Bij twijfel over uw eigen geval raadpleegt u een jurist of de bevoegde toezichthouder.

Geschreven met AI op basis van de bronnen hierboven, gecontroleerd door een mens op 2026-08-22. Klopt er iets niet? Laat het weten — correcties krijgen voorrang.