Que dados tenho de solicitar ao meu fornecedor de electrónica?

O que deve fazer concretamente

O que se espera de si

Quando uma empresa compra equipamentos electrónicos ou de TIC junto de um fornecedor, é ela mesma que fica responsável pelo productpaspoort digital que acompanha o produto. O artigo 38 do ESPR (Regulamento (UE) 2024/1781) estabelece que os actores na cadeia de abastecimento devem fornecer-se mutuamente os dados necessários para cumprir o regulamento. Na prática, isto funciona consoante o que é solicitado a um fornecedor e porquê.

Os dados que preenchem o conteúdo do passoport

O artigo 10 do ESPR descreve que tipo de informação um productpaspoort deve poder conter: nomeadamente dados sobre composição, origem dos materiais, possibilidades de reparação e reciclagem, e características técnicas que são preenchidas por grupo de produtos através de um acto delegado. Para uma empresa com 10 a 100 colaboradores, isto significa que o fornecedor é convidado a fornecer exactamente aqueles dados que são relevantes para a sua própria categoria de produto — não uma descrição geral do produto, mas os pontos de dados específicos que a futura regulamentação para essa categoria estabelece. Quais são exactamente esses pontos de dados varia por grupo de produtos e é determinado num acto delegado; enquanto este ainda não existir, é prudente fazer um inventário dos dados que o fornecedor já regista de qualquer forma.

Dados que estão correctos no momento da entrega

Não é suficiente que um fornecedor tenha fornecido dados uma vez; os dados devem corresponder ao produto tal como é efectivamente entregue. Para uma empresa de médio porte, isto significa que deve haver uma forma fixa de verificar se o que o fornecedor indica está de acordo com a prática — especialmente quando um produto é composto por várias partes de diferentes fornecedores. Como esse controlo é organizado na prática é descrito em como verifico se os dados do meu fornecedor estão corretos.

Dados que permanecem acessíveis ao longo da cadeia

O artigo 38 não se refere apenas aos dados em si, mas também ao facto de outros actores na cadeia de abastecimento poderem confiar que a informação se mantém disponível. Para uma empresa que por sua vez fornece a outra parte — um grossista, uma empresa de montagem — isto significa que o seu próprio fornecedor é convidado não apenas a fornecer dados, mas também a indicar quanto tempo e de que forma esses dados se mantêm actuais e disponíveis para consulta.

Dados sobre componentes que não vêm directamente do fornecedor

Um fornecedor obtém frequentemente componentes de terceiros. Para um importador ou fabricante é praticamente relevante saber se o seu próprio fornecedor gere esta subfornecimento ou não, e se os dados sobre subcontratos são incluídos no que é solicitado. Este é um dos pontos onde a visão geral por categoria de produto se torna mais rapidamente pouco clara, especialmente se não foi previamente estabelecido quem fornece que dados; ver o meu subcontratante também tem de fornecer dados do passaporte de produto.

Onde as coisas correm mal na prática

Um número de situações surge repetidamente na prática em empresas que pedem dados ao seu fornecedor pela primeira vez.

O fornecedor fornece dados incompletos. Frequentemente apenas é fornecido o que já existe — uma ficha técnica, uma declaração de conformidade — sem que isto corresponda ao que o passoport especificamente pede.

Os dados são fornecidos uma única vez e posteriormente não são actualizados. Uma mudança de produto do fornecedor, por exemplo um fornecedor diferente para um componente, não é automaticamente comunicada à parte que compila o passoport.

Não existe um acordo contratual sobre quem fornece que dados. Numa disputa — ou simplesmente numa situação de falta de clareza — verifica-se que nunca foi estabelecido quem é responsável por que parte da informação.

A composição varia por lote ou entrega, sem que tenha sido previamente acordado como isto é tratado nos dados. Isto aplica-se particularmente a matérias-primas ou componentes que não provêm de uma única fonte; ver o meu produto varia por lote como preencho o passaporte nesse caso.

Múltiplos fornecedores fornecem o mesmo componente, com dados diferentes ou um nível de detalhe diferente, sem que tenha sido acordado como esses dados formam um único pasaporte; ver , com fornecedores múltiplos para um produto.

O que pode registar

Para evitar que a solicitação de dados ao fornecedor exija improviso a cada vez, é prático estabelecer um número de pontos — como documento separado ou como parte dos acordos de compra existentes.

• Uma lista dos pontos de dados que são solicitados por categoria de produto, com base no que o artigo 10 do ESPR descreve para essa categoria, para que o fornecedor saiba o que concretamente é esperado.
• Um acordo sobre a atualização dos dados, incluindo o momento em que o fornecedor deve comunicar uma alteração no produto.
• Uma disposição contratual sobre o fornecimento de dados de pasaporte, incluída no contrato de compra em si, em vez de em correspondência separada; ver como registei a entrega de dados do passaporte no meu contrato de compra.
• Um procedimento fixo para verificar os dados fornecidos, para que as discrepâncias entre o que foi declarado e o que é efetivamente entregue sejam detectadas atempadamente.
• Acordos sobre subempreiteiros e subfornecedores, nomeadamente quem fornece que parte dos dados quando um fornecedor não produz todos os componentes em si.
• Um procedimento no caso de o fornecedor não fornecer ou fornecer incompletamente, incluindo uma etapa de escalação; ver o meu fornecedor não fornece os dados — o que posso fazer.

Para empresas que importam eletrónica de fora da UE, há uma camada extra aqui: o papel de importador na cadeia de fornecimento traz obrigações próprias que vão além de simplesmente transmitir dados de um fabricante não europeu; isto é descrito separadamente em o que significa o passaporte de produto se eu importo eletrónica de fora da União Europeia.

O que falta aqui, repetidamente, não é tanto a vontade de fornecer dados, mas sim uma estrutura fixa na qual foi previamente determinado quais dados, em que forma e em que momento são esperados. Essa estrutura é exatamente o que um contrato de compra ou um modelo fixo para solicitação de dados pode fornecer, e evita que a pergunta "o que devo solicitar ao meu fornecedor" seja reinventada a cada novo produto.