Hvilke gegevens skal jeg bede min elektronikleverandør om?

Hvad du konkret skal gøre

Hvad der forventes af dig

Når en virksomhed køber elektronik eller ICT-apparater hos en leverandør, har virksomheden selv det ultimative ansvar for det digitale produktpasport, der skal følge produktet. Artikel 38 i ESPR (Forordning (EU) 2024/1781) fastsætter, at aktører i forsyningskæden skal stille hinanden til rådighed de data, der er nødvendige for at overholde forordningen. I praksis fungerer det således, at leverandøren bliver bedt om bestemte oplysninger, og man skal kunne forklare hvorfor.

De data, der skal udfylde pasportets indhold

Artikel 10 i ESPR beskriver, hvilken type information et produktpasport skal kunne indeholde: blandt andet data om sammensætning, materialeherkomst, reparations- og genanvendelsesmuligheder samt tekniske karakteristika, som udfyldes pr. produktgruppe via en delegeret retsakt. For en virksomhed med 10 til 100 medarbejdere betyder det, at leverandøren bliver bedt om at levere præcis de data, der er relevante for virksomhedens egen produktkategori — ikke en generel produktbeskrivelse, men de specifikke datapunkter, som den fremtidige regulering for denne kategori fastsætter. Hvilke datapunkter det er præcist, varierer pr. produktgruppe og fastsættes i en delegeret retsakt; så længe denne endnu ikke foreligger, er det klogt at inventarisere, hvilke data leverandøren i forvejen registrerer.

Data, der er korrekte på leveringstidspunktet

Det er ikke tilstrækkeligt, at en leverandør engang har leveret data; data skal stemme overens med det produkt, der faktisk leveres. For en mellemstor virksomhed betyder det, at der skal være en fast procedure for at kontrollere, om det, leverandøren anfører, svarer til praksis — især når et produkt består af flere dele fra forskellige underleverandører. Hvordan denne kontrol praktisk gennemføres, er beskrevet i hvordan kontrollerer jeg, om min leverandørs oplysninger er korrekte.

Data, der forbliver tilgængelige længere nede i kæden

Artikel 38 handler ikke kun om selve data, men også om, at andre aktører i forsyningskæden skal kunne stole på, at informationen forbliver tilgængelig. For en virksomhed, der selv leverer til en næste part — en grossist, en montagevirksomhed — betyder det, at virksomhedens egen leverandør bliver bedt om ikke blot at levere data, men også at oplyse, hvor længe og på hvilken måde disse data forbliver aktuelle og opfyldelige.

Data vedrørende dele, der ikke kommer direkte fra leverandøren

En leverandør henter ofte selv dele fra tredjepart. For en importør eller producent er det praktisk relevant at vide, om leverandøren selv styrer denne underlevering, og om data om underleverandører indgår i det, der bliver bedt om. Dette er et af de punkter, hvor oversigten pr. produktkategori oftest bliver uklarest, især hvis ikke forudaftalt, hvem der leverer hvilke data; se skal min underleverandør også levere produktpasdata.

Hvor det går galt i praksis

Et antal situationer dukker op igen og igen i praksis hos virksomheder, der for første gang anmoder deres leverandør om data.

Leverandøren leverer ufuldstændige data. Ofte sendes kun det, der allerede findes — et teknisk datablad, en overensstemmelseserklæring — uden at det svarer til, hvad pasportets specifikt kræver.

Data leveres engangs og vedligeholdes ikke herefter. En produktændring hos leverandøren, for eksempel en anden underleverandør for en del, bliver ikke automatisk meddelt til den part, der samler pasportets data.

Der er ingen kontraktlig aftale om, hvem der leverer hvilke data. Ved en uenighed — eller bare ved uklarhed — viser det sig, at der aldrig er fastsat, hvem der er ansvarlig for hvilken del af informationen.

Sammensætningen varierer pr. batch eller levering, uden at det på forhånd er aftalt, hvordan dette håndteres i dataene. Dette gælder især ved råstoffer eller dele, der ikke kommer fra én kilde; se mit produkt varierer per batch hvordan udfylder jeg så passet.

Flere leverandører leverer samme del, med forskellige data eller et forskelligt detaljniveau, uden at det er aftalt, hvordan disse data sammen danner ét paspoort; se flere leverandører til et produkt.

Hvad du kan dokumentere

For at undgå at anmodninger om data fra leverandøren hver gang kræver improvisation, er det praktisk at fastlægge en række punkter — enten som et særskilt dokument eller som en del af eksisterende indkøbsaftaler.

• En liste over de datapunkter, der anmodes om pr. produktkategoribaseret på, hvad artikel 10 i ESPR beskriver for den pågældende kategori, så leverandøren ved, hvad der konkret forventes.
• En aftale om opdatering af data, herunder tidspunktet for, hvornår leverandøren skal meddele en ændring i produktet.
• En kontraktlig bestemmelse om levering af pasportdata, indeholdt i selve indkøbskontrakten i stedet for i løs korrespondance; se hvordan fastlægger jeg leveringen af pasportoplysninger i min indkøbskontrakt.
• En fast arbejdsgang for kontrol af de leverede data, således at afvigelser mellem det angivne og det, der faktisk leveres, opdages i tide.
• Aftaler om underleverandører og sub-leverandører, især hvem der leverer hvilken del af dataene, når en leverandør ikke selv producerer alle komponenter.
• En procedure for det tilfælde, at leverandøren ikke eller kun ufuldstændigt leverer, herunder et eskalationstrin; se min leverandør leverer ikke dataene — hvad kan jeg gøre.

For virksomheder, der importerer elektronik fra uden for EU, kommer der et ekstra lag til: rollen som importør i forsyningskæden medfører egne forpligtelser, der går ud over blot at videregive data fra en ikke-europæisk producent; dette beskrives særskilt i hvad betyder produktpasset, hvis jeg importerer elektronik fra uden for Det Europæiske Unionen.

Hvad der hele tiden mangler her, er ikke så meget viljen til at levere data, men snarere en fast struktur, hvor det på forhånd er fastlagt, hvilke data, i hvilken form og på hvilket tidspunkt, der forventes. Den struktur er netop hvad en indkøbskontrakt eller en fast skabelon til dataanmodning kan tilbyde, og det forhindrer, at spørgsmålet "hvad skal jeg anmode min leverandør om" bliver genopfundet ved hvert nyt produkt.