Hoe leg ik de levering van paspoortgegevens vast in mijn inkoopcontract?

Leveringsplicht en gegevensset contractueel vastleggen

Het inkoopcontract legt vast wélke paspoortgegevens de leverancier aanlevert, in welke vorm, op welk moment in het traject, en wat er gebeurt als gegevens ontbreken of onjuist blijken. Dat is de kern van de afspraak: niet alleen "u levert de benodigde gegevens", maar een concrete opsomming van gegevenscategorieën (materiaalsamenstelling, reparatie-informatie, conformiteitsgegevens, en wat verder van toepassing is voor de betreffende productgroep), een leveringsmoment dat past bij het productieproces (vóór verscheping, vóór het in de handel brengen), en een afspraak over actualisatie zodra iets wijzigt. Zonder die concrete invulling blijft de algemene verplichting tot gegevensuitwisseling tussen partijen in de toeleveringsketen een abstract gegeven dat bij een geschil moeilijk hard te maken is. Het contract is het instrument waarmee die verplichting praktisch en afdwingbaar wordt tussen de partijen zelf.

Voor fabrikanten, importeurs en hun toeleveranciers — niet voor de eindgebruiker

Deze afspraken zijn relevant tussen partijen die allebei een rol spelen in de toeleveringsketen van elektronica- of ICT-apparatuur: een fabrikant die onderdelen inkoopt, een importeur die apparatuur van buiten de EU binnenhaalt, of een distributeur die tussen fabrikant en markt zit. Vooral de importeur die een fabrikant buiten de EU als leverancier heeft, heeft belang bij een sluitende contractuele afspraak, omdat de importeur zelf verantwoordelijkheden draagt richting de markt en toezichthouders, ook als de gegevens feitelijk van de fabrikant moeten komen. Dit gaat niet over de verkoopovereenkomst met de consument — die krijgt het paspoort via de QR-drager op het product, niet via een los contract. Het gaat evenmin over de vraag óf een product paspoortplichtig wordt; dat volgt uit de gedelegeerde handeling per productcategorie, niet uit het inkoopcontract. Het inkoopcontract regelt alleen de onderlinge verhouding tussen inkopende en leverende partij over het aanleveren van gegevens.

Datum nog niet vast; de verplichting tot gegevensuitwisseling staat al wel

Een vaste datum waarop dit voor elektronica en ICT-apparatuur gaat gelden, is er nog niet — de gedelegeerde handelingen per deelcategorie worden vanaf een later moment verwacht en zijn nog niet gepubliceerd. Wat wél al vaststaat, is de algemene lijn uit de ESPR zelf: actoren in de toeleveringsketen zijn gehouden om, op verzoek, de informatie te verstrekken die nodig is om het productpaspoort op te stellen of te completeren, en importeurs hebben eigen verplichtingen om na te gaan of aan die eisen is voldaan voordat een product op de markt komt. Die basisverplichtingen liggen er dus al, los van de exacte invulling per productcategorie. Een inkoopcontract kan daarom nu al worden opgesteld of aangepast op basis van deze algemene lijn, met de bedoeling om het later aan te scherpen zodra de gedelegeerde handeling voor de specifieke productgroep gepubliceerd is en duidelijk wordt welke gegevens precies verplicht worden.

Wat dit voor de lezer betekent: stap voor stap

Wie nu een inkoopcontract opstelt of herziet, pakt dit doorgaans in deze volgorde aan. Eerst: inventariseren welke gegevens naar verwachting nodig zijn voor de productgroep in kwestie, op basis van wat daarover al bekend is, zonder te wachten tot elk detail vaststaat. Vervolgens: een leveringsmoment vastleggen dat aansluit bij het eigen inkoopproces — bijvoorbeeld vóór verscheping of vóór facturatie — zodat er geen gat ontstaat tussen het in de handel brengen en het beschikbaar zijn van de gegevens. Daarna: een actualisatieplicht opnemen voor de situatie dat gegevens wijzigen na levering, met een afspraak over hoe en binnen welke termijn de leverancier dat doorgeeft. Ook een aansprakelijkheids- of vrijwaringsclausule hoort hierbij, voor het geval de leverancier onjuiste of onvolledige gegevens aanlevert waardoor de inkopende partij zelf in de problemen komt richting toezichthouders. Tot slot is een auditrecht of documentatieplicht praktisch: het recht om bewijsstukken op te vragen waaruit blijkt dat de aangeleverde gegevens kloppen, in plaats van alleen op de mededeling van de leverancier te vertrouwen. Een expliciete verwijzing naar de relevante ESPR-artikelen in het contract maakt bovendien duidelijk dat deze afspraken niet uit de lucht komen vallen, maar een uitwerking zijn van een wettelijke verplichting die op beide partijen rust.

De wettelijke basis: artikel 38 en 29 van de ESPR

Artikel 38 van Verordening (EU) 2024/1781 (ESPR) verplicht actoren in de toeleveringsketen om, op verzoek, de informatie te verstrekken die nodig is om het productpaspoort op te stellen of te vervolledigen — zowel aan andere economische actoren in de keten als aan bevoegde autoriteiten. Dat artikel is de basis waarom een inkopende partij er belang bij heeft deze verplichting concreet te maken in het contract met de eigen leverancier: de wet regelt dát er geleverd moet worden, het contract regelt hóe. Artikel 29 van dezelfde verordening beschrijft de verplichtingen van importeurs, waaronder het nagaan of aan de geldende eisen is voldaan voordat een product op de markt wordt gebracht en het bewaren van documentatie daarover. Voor een importeur die apparatuur van een fabrikant buiten de EU betrekt, vormt dit artikel de reden waarom contractuele afspraken over gegevenslevering niet vrijblijvend zijn: de importeur draagt een eigen verantwoordelijkheid, ongeacht wat er contractueel met de fabrikant is afgesproken.

Wie nu verder wil, kan het bestaande inkoopcontract naast deze twee artikelen leggen en nagaan of leveringsmoment, gegevensset, actualisatieplicht en aansprakelijkheid al concreet genoeg zijn omschreven — en de tekst aanvullen zodra de gedelegeerde handeling voor de eigen productcategorie gepubliceerd wordt.