Comment formalisez-je la fourniture de données de passeport dans mon contrat d'achat ?

Établir contractuellement l'obligation de livraison et l'ensemble de données

Le contrat d'achat établit quelles données du passeport le fournisseur livre, sous quelle forme, à quel moment du processus, et ce qui se passe si des données manquent ou s'avèrent inexactes. C'est le cœur de l'accord : non seulement « vous livrez les données nécessaires », mais une énumération concrète des catégories de données (composition des matériaux, informations de réparation, données de conformité, et ce qui s'applique en outre au groupe de produits concerné), un moment de livraison adapté au processus de production (avant expédition, avant la mise sur le marché), et un accord sur la mise à jour dès que quelque chose change. Sans cette concrétisation, l'obligation générale d'échange de données entre les parties de la chaîne d'approvisionnement reste une donnée abstraite qu'il est difficile de faire valoir en cas de litige. Le contrat est l'instrument par lequel cette obligation devient pratique et exécutoire entre les parties elles-mêmes.

Pour les fabricants, les importateurs et leurs fournisseurs — non pour l'utilisateur final

Ces accords sont pertinents entre les parties qui jouent toutes deux un rôle dans la chaîne d'approvisionnement des appareils électroniques ou de technologie de l'information : un fabricant qui achète des composants, un importateur qui importe des appareils de l'extérieur de l'UE, ou un distributeur qui se situe entre le fabricant et le marché. C'est particulièrement l'importateur qui a un fabricant hors de l'UE comme fournisseur qui a intérêt à un accord contractuel étanche, car l'importateur lui-même porte des responsabilités envers le marché et les autorités de contrôle, même si les données doivent en fait provenir du fabricant. Il ne s'agit pas du contrat de vente avec le consommateur — celui-ci reçoit le passeport via le support QR sur le produit, et non via un contrat séparé. Il ne s'agit pas non plus de la question de savoir si un produit est soumis à l'obligation de passeport ; cela découle de l'acte délégué par catégorie de produits, non du contrat d'achat. Le contrat d'achat règle uniquement les relations entre la partie achetante et la partie fournisseur en ce qui concerne la livraison des données.

Date non encore fixée ; l'obligation d'échange de données est toutefois déjà établie

Il n'existe pas encore de date fixe à laquelle cela s'appliquera aux appareils électroniques et de technologie de l'information — les actes délégués par sous-catégorie sont attendus à partir d'un moment ultérieur et n'ont pas encore été publiés. Ce qui est d'ores et déjà établi, c'est l'orientation générale du ESPR lui-même : les acteurs de la chaîne d'approvisionnement sont tenus de fournir, sur demande, les informations nécessaires pour établir ou compléter le passeport du produit, et les importateurs ont des obligations propres de vérifier que ces exigences sont respectées avant qu'un produit ne soit mis sur le marché. Les obligations de base sont donc déjà en place, indépendamment de la concrétisation exacte par catégorie de produits. Un contrat d'achat peut donc déjà être établi ou adapté dès maintenant sur la base de cette orientation générale, dans l'intention de l'affiner ultérieurement une fois que l'acte délégué pour le groupe de produits spécifique sera publié et qu'il deviendra clair quelles données sont précisément obligatoires.

Ce que cela signifie pour le lecteur : étape par étape

Si vous rédigez ou réexaminez maintenant un contrat d'achat, vous procédez généralement dans cet ordre. D'abord : dresser l'inventaire des données qui seront vraisemblablement nécessaires pour le groupe de produits en question, sur la base de ce qui en est déjà connu, sans attendre que chaque détail soit établi. Ensuite : fixer un moment de livraison qui s'aligne sur votre propre processus d'achat — par exemple avant expédition ou avant facturation — afin qu'il n'y ait pas de vide entre la mise en marché et la disponibilité des données. Puis : inclure une obligation de mise à jour pour le cas où les données changeraient après livraison, avec un accord sur la manière et le délai dans lequel le fournisseur en informe l'acheteur. Une clause de responsabilité ou d'indemnisation convient également à cette fin, au cas où le fournisseur fournirait des données inexactes ou incomplètes, ce qui mettrait l'acheteur lui-même en difficulté vis-à-vis des autorités de contrôle. Enfin, un droit d'audit ou une obligation de documentation est pratique : le droit de demander des preuves montrant que les données fournies sont correctes, plutôt que de ne faire confiance qu'à la déclaration du fournisseur. Une référence explicite aux articles pertinents du RERU dans le contrat clarifie en outre que ces accords ne sortent pas de nulle part, mais qu'ils sont une mise en œuvre d'une obligation légale qui pèse sur les deux parties.

La base légale : articles 38 et 29 du RERU

L'article 38 du Règlement (UE) 2024/1781 (RERU) oblige les acteurs de la chaîne d'approvisionnement à fournir, sur demande, les informations nécessaires pour établir ou compléter le passeport produit — aussi bien à d'autres acteurs économiques de la chaîne qu'aux autorités compétentes. Cet article est la raison pour laquelle un acheteur a intérêt à concrétiser cette obligation dans le contrat avec son propre fournisseur : la loi règle ce qui doit être fourni, le contrat règle comment. L'article 29 du même règlement décrit les obligations des importateurs, y compris vérifier que les exigences applicables sont respectées avant la mise sur le marché d'un produit et conserver la documentation à ce sujet. Pour un importateur qui se procure un équipement auprès d'un fabricant en dehors de l'UE, cet article est la raison pour laquelle les accords contractuels sur la fourniture de données ne sont pas sans engagement : l'importateur assume une responsabilité propre, indépendamment de ce qui a été convenu contractuellement avec le fabricant.

Celui qui souhaite aller plus loin peut maintenant placer le contrat d'achat existant à côté de ces deux articles et vérifier si le moment de livraison, l'ensemble des données, l'obligation de mise à jour et la responsabilité sont déjà décrits de manière suffisamment concrète — et compléter le texte dès que l'acte délégué pour sa propre catégorie de produits sera publié.