Kako u ugovoru o nabavi učvrstim dostavu podataka pasošu?

Obaveza isporuke i skup podataka ugovoriti

Ugovor o nabavi utvrđuje KOJE podatke iz pasaporta dobavljač isporučuje, u kojem obliku, u kojem trenutku tijekom procesa, i što se događa ako podaci nedostaju ili se pokažu netočnima. To je suština sporazuma: ne samo "vi isporučujete potrebne podatke", već конкретан popis kategorija podataka (sastav materijala, informacije o popravci, podaci o sukladnosti, i što je drugdje primjenjivo za relevantnu skupinu proizvoda), moment isporuke koji se podudara s proizvodnim procesom (prije otpreme, prije stavljanja u promet), i sporazum o ažuriranju čim se nešto promijeni. Bez tog konkretnog popunjavanja, opća obaveza razmjene podataka između strana u lancu opskrbe ostaje apstraktna vrijednost koju je pri spora teško dokazati. Ugovor je instrument pomoću kojeg ta obaveza postaje praktična i provodiva između samih strana.

Za proizvaču, uvozitelje i njihove dobavljače — nije za krajnjeg korisnika

Ovi sporazumi su relevantni između strana koje obje imaju ulogu u lancu opskrbe elektro-uređaja ili ICT-opreme: proizvaču koji kupuje dijelove, uvozoču koji u EU uvozi opremu iz inozemstva, ili distribuatoru koji se nalazi između proizvaču i tržišta. Posebno je uvozaču koji ima proizvaču izvan EU-a kao dobavljača u interesu da ima nepropusni ugovorni sporazum, jer uvozač sam ima odgovornosti prema tržištu i nadzornim tijelima, čak i ako podaci trebaju doći od proizvaču. Ne radi se o kupoprodajnom ugovoru s potrošačem — on dobiva pasaportu preko QR-nositelja na proizvodu, ne putem posebnog ugovora. Niti se radi o pitanju HOĆE li proizvod biti pasportski obavezan; to proizlazi iz delegirane uredbe po kategoriji proizvoda, a ne iz ugovora o nabavi. Ugovor o nabavi regulira samo međusobni odnos između kupujuće i isporučujuće strane glede isporuke podataka.

Datum još nije fiksiran; obaveza razmjene podataka već postoji

Fiksnog datuma kada će se to primjenjivati na elektro-uređaje i ICT-opremu još nema — delegirane uredbe po potkategoriji očekuju se od kasnijeg trenutka i još nisu objavljene. Ono što je već fiksno, je opća linija iz samog ESPR-a: dionici u lancu opskrbe dužni su, na zahtjev, pružiti informacije potrebne za izradu ili dovršetak produktnog pasaporta, a uvozači imaju vlastite obaveze da provjere je li tim zahtjevima udovoljeno prije nego proizvod stavi na tržište. Te osnovne obaveze su dakle već postavljena, bez obzira na točnu razradu po kategoriji proizvoda. Ugovor o nabavi može se zato već sada izraditi ili prilagoditi na temelju ove opće linije, s ciljem da se kasnije pojača kada se delegirana uredba za specifičnu skupinu proizvoda objavi i postane jasno koji su podaci točno obavezni.

Što to za čitatelja znači: korak za korakom

Ako sada postavite ili pregledate ugovor o nabavi, obično pristupite tomu redom. Prvo: inventarizirati podatke koji su po očekivanju potrebni za skupinu proizvoda o kojoj je riječ, na osnovi onoga što je o njoj već poznato, bez čekanja da svaki detalj bude uspostavljen. Zatim: odrediti vremenski trenutak isporuke koji se uklanja sa vlastitim procesom nabave — npr. prije otpreme ili prije fakturiranja — kako ne bi došlo do jaza između puštanja u promet i dostupnosti podataka. Nakon toga: uključiti obvezu ažuriranja za situaciju u kojoj se podaci mijenjaju nakon isporuke, s dogovorom o tomu kako i u kojem roku dobavljač o tome obavještava. Također odgovarajuća odredba o odgovornosti ili oslobađanju odgovornosti spada u to, za slučaj da dobavljač dostavi netočne ili nepotpune podatke zbog kojih ugovorna nabavna strana dolazi u probleme prema nadzornim tijelima. Na kraju je pravo provjere ili obaveza dokumentiranja praktično: pravo tražiti dokaze koji dokazuju da dostavljeni podaci odgovaraju stvarnosti, umjesto da se oslanja samo na temelj dobavljača. Eksplicitna references na relevantne članke ESPR-a u ugovoru također pojašnjava da se ova dogovaranja ne javljaju ni odakud, već su razrada pravne obveze koja počiva na obje strane.

Pravna osnova: članak 38. i 29. ESPR-a

Članak 38. Uredbe (EU) 2024/1781 (ESPR) obvezuje subjekte u lancu opskrbe da, na zahtjev, dovedu informacije potrebne za sastavak ili dopunjavanje proizvodnog putovnice — kako prema ostalim gospodarskim subjektima u lancu tako i prema nadležnim tijelima. Taj je članak osnova zašto nabavna strana ima interes da tu obvezu konkretizira u ugovoru sa vlastitim dobavljačem: zakon uređuje ŠTA se mora dostaviti, ugovor uređuje KAKO. Članak 29. iste uredbe opisuje obveze uvoznika, uključujući provjeru jesu li primjenjivi zahtjevi ispunjeni prije nego što se proizvod stavi na tržište i čuvanje dokumentacije o tomu. Za uvoznika koji nabavlja opremu od proizvodnog poduzeća izvan EU-a, taj je članak razlog zašto nisu neuobvezujuće ugovorene odredbe o dostavci podataka: uvoznik nosi vlastitu odgovornost, bez obzira što je ugovoreno s proizvodnjom.

Ako sada želite dalje, možete postojeći ugovor o nabavi položiti pored ova dva članka i provjeriti jesu li vremenski trenutak isporuke, skup podataka, obaveza ažuriranja i odgovornost već dovoljno konkretno opisani — i tekst dopuniti čim se delegirano učinjenje za vlastitu skupinu proizvoda objavi.