Jak ustalam dostarczanie danych paszportu w umowie zakupu?

Ustalić obowiązek dostarczenia i zestaw danych w umowie

Umowa zakupu określa, które dane paszportu dostarczy dostawca, w jakiej formie, w jakim momencie procesu i co się dzieje, jeśli dane brakuje lub okazują się nieprawidłowe. To jest jądro porozumienia: nie tylko "dostarczysz wymagane dane", ale konkretny wykaz kategorii danych (skład materiałowy, informacje o naprawie, dane zgodności i wszystko inne mające zastosowanie dla danej grupy produktów), moment dostarczenia dostosowany do procesu produkcji (przed wysyłką, przed wprowadzeniem produktu na rynek) oraz porozumienie dotyczące aktualizacji, gdy coś się zmieni. Bez takiego konkretnego określenia ogólny obowiązek wymiany informacji między stronami w łańcuchu dostaw pozostaje abstrakcyjny i trudny do wymuszenia w sporze. Umowa to instrument, dzięki któremu obowiązek staje się praktyczny i możliwy do wymuszenia między samymi stronami.

Dla producentów, importerów i ich dostawców — nie dla użytkownika końcowego

Takie porozumienia są istotne między stronami, które obie odgrywają rolę w łańcuchu dostaw urządzeń elektronicznych lub ICT: producent kupujący komponenty, importer wprowadzający urządzenia spoza UE, czy dystrybutor pośredniczący między producentem a rynkiem. Szczególnie importer, który ma producenta spoza UE jako dostawcę, ma interes w szczelnym porozumieniu umownym, ponieważ sam importer ponosi odpowiedzialność wobec rynku i organów nadzoru, nawet jeśli dane faktycznie pochodzą od producenta. Nie chodzi o umowę sprzedaży z konsumentem — konsument otrzymuje paszport poprzez nośnik QR na produkcie, a nie poprzez osobną umowę. Nie chodzi również o pytanie, czy produkt wymaga paszportu; wynika to z aktu delegowanego dla danej kategorii produktu, a nie z umowy zakupu. Umowa zakupu reguluje jedynie stosunki między stroną kupującą a dostarczającą dotyczące dostarczania danych.

Data jeszcze nie ustalona; obowiązek wymiany danych już obowiązuje

Stała data, od której będzie to obowiązywać dla urządzeń elektronicznych i ICT, nie jest jeszcze ustalona — akty delegowane dla poszczególnych podkategorii oczekuje się od pewnego późniejszego momentu i nie zostały jeszcze opublikowane. To, co już jest ustalone, to ogólna linia samej ESPR: podmioty w łańcuchu dostaw są zobowiązane do dostarczenia, na żądanie, informacji niezbędnych do sporządzenia lub uzupełnienia paszportu produktu, a importerzy mają własne obowiązki sprawdzenia, czy wymagania te są spełnione, zanim produkt trafi na rynek. Te podstawowe obowiązki już istnieją, niezależnie od dokładnego określenia dla każdej kategorii produktu. Umowę zakupu można zatem już teraz sporządzić lub dostosować na podstawie tej ogólnej linii, z zamiarem dalszego jej zaostrzenia, gdy akt delegowany dla konkretnej grupy produktów będzie opublikowany i będzie jasne, które dane będą dokładnie wymagane.

Co to oznacza dla czytelnika: krok po kroku

Jeśli teraz opracowujesz lub przeglądasza umowę zakupu, zazwyczaj postępujesz w następującej kolejności. Po pierwsze: zidentyfikuj, które dane będą prawdopodobnie potrzebne dla grupy produktów w grę, na podstawie tego, co jest już o niej wiadome, bez czekania aż każdy szczegół zostanie ustalony. Następnie: ustal moment dostarczenia, który pokrywa się z własnym procesem zakupu — na przykład przed wysyłką lub przed wystawieniem faktury — aby nie powstała luka między wprowadzeniem towaru na rynek a dostępnością danych. Potem: uwzględnij obowiązek aktualizacji na wypadek zmiany danych po dostarczeniu, z ustaleniem, w jaki sposób i w jakim terminie dostawca to przekaże. Klauzula odpowiedzialności lub zwolnienia z odpowiedzialności również do tego należy, na wypadek gdyby dostawca dostarczył nieprawidłowe lub niekompletne dane, przez co kupujący sam wpadnie w problemy wobec organów nadzoru. Na koniec praktyczne jest prawo audytu lub obowiązek dokumentacji: prawo do żądania dokumentów dowodzących, że dostarczone dane są prawidłowe, zamiast polegać tylko na oświadczeniu dostawcy. Wyraźne odniesienie do odpowiednich artykułów ESPR w umowie wyjaśnia ponadto, że umowy te nie biorą się znikąd, ale są wypracowaniem obowiązku ustawowego spoczyającego na obu stronach.

Podstawa prawna: artykuł 38 i 29 ESPR

Artykuł 38 Rozporządzenia (UE) 2024/1781 (ESPR) nakłada na podmioty w łańcuchu dostaw obowiązek dostarczenia na żądanie informacji potrzebnej do opracowania lub uzupełnienia karty produktu — zarówno innym podmiotom gospodarczym w łańcuchu, jak i właściwym organom. Artykuł ten jest podstawą, dla której kupujący ma interes w konkretyzacji tego obowiązku w umowie z własnym dostawcą: prawo reguluje, ŻE coś musi być dostarczone, umowa reguluje, JAK. Artykuł 29 tego samego rozporządzenia opisuje obowiązki importerów, w tym sprawdzenie, czy spełnione są obowiązujące wymogi przed wprowadzeniem produktu na rynek i przechowywanie dokumentacji na ten temat. Dla importera, który pozyskuje urządzenia od producenta spoza UE, artykuł ten jest powodem, dla którego umowne uzgodnienia dotyczące dostarczania danych nie są dobrowolne: importer ponosi własną odpowiedzialność, niezależnie od tego, co zostało uzgodnione w umowie z producentem.

Jeśli chcesz posunąć się dalej, możesz przyłożyć istniejącą umowę zakupu obok tych dwóch artykułów i sprawdzić, czy moment dostarczenia, zestaw danych, obowiązek aktualizacji i odpowiedzialność są już opisane na tyle konkretnie — i uzupełnić tekst, gdy tylko delegowany akt dla własnej kategorii produktu zostanie opublikowany.

Na czym to się opiera

Samo rozporządzenie znajduje się na EUR-Lex. Podajemy odniesienia dla każdego twierdzenia; nie musisz nam wierzyć.

Co konkretnie należy zrobić

Co się od Państwa oczekuje

ESPR nakłada obowiązek sporządzenia cyfrowego paszportu produktu na producenta, a w przypadku importu spoza UE również na importera. Jednak dane, które mają się znaleźć w tym paszporcie, często nie powstają u tej strony — znajdują się w łańcuchu dostaw: u producenta komponentu, miejsca montażu lub dostawcy gdzieś indziej w łańcuchu. Artykuł 38 ESPR (Rozporządzenie (UE) 2024/1781) stawia zatem wymogi wobec uczestników tego łańcucha: kto posiada informacje potrzebne do paszportu, ma obowiązek udostępnić je stronie sporządzającej paszport. Dla przedsiębiorstwa zakupującego oznacza to przede wszystkim, że obowiązek nie przekłada się automatycznie na porozumienie umowne — to ostatnie musicie ustalić sami.

Otrzymywanie danych w odpowiednim czasie i w pełnym zakresie

Producent, który musi sporządzić paszport, zależy od informacji dostarczonych przez dostawcę: materiały, pochodzenie, dane dotyczące napraw, informacje o zgodności. Dla przedsiębiorstwa zatrudniającego 10 do 100 pracowników oznacza to praktycznie, że zakupy to nie tylko ustalanie ceny i terminu dostawy, ale również obowiązek dotyczący danych: jakie dane, w jakim formacie i w jakim momencie przed dostawą. Bez takiego porozumienia problem pojawia się dopiero w momencie sporządzania paszportu — zbyt późno, aby zmienić warunki zakupu.

Możliwość identyfikacji w łańcuchu dostaw

Artykuł 29 (obowiązki importerów) ESPR (Rozporządzenie (UE) 2024/1781) czyni importera współodpowiedzialnym za dokładność informacji zawartych w paszporcie, nawet jeśli dane pochodzą od producenta spoza UE. Dla przedsiębiorstwa importującego oznacza to, że własna pozycja w łańcuchu ma znaczenie: nie chodzi tylko o przekazywanie danych, ale także o pewien poziom kontroli nad tym, co zostało dostarczone. To coś innego niż po prostu "przesłanie tego, co wysłał dostawca".

Ciągłość w przypadku zmiany dostawcy

Paszport produktu jest hostowany i istnieje, tak długo jak produkt znajduje się na rynku lub jest używany. Gdy dostawca się zmieni — na przykład gdy komponent jest od tej pory zamawiany u innego podmiotu — pierwotne źródło danych nie znika automatycznie z paszportu, ale trzeba coś zrobić z aktualności danych. Dla przedsiębiorstwa oznacza to, że umowy nie dotyczą tylko początku relacji z dostawcą, ale także jej końca: kto będzie utrzymywać dane, a co stanie się z danymi historycznymi.

Gdzie się psuje w praktyce

Kilka sytuacji pojawia się częściej niż inne. Po pierwsze: dostawca dostarcza dane dopiero po dostarczeniu towaru, podczas gdy paszport musi być dostępny już w momencie wprowadzenia na rynek — termin nie jest określony w umowie, więc nikt się do niego nie czuje zobowiązany. Po drugie: dane są dostarczane w formacie, który nie odpowiada wymogom paszportu, dlatego nadal potrzebna jest ręczna praca nad konwersją danych. Po trzecie: zakupy tego samego komponentu u wielu dostawców odbywają się bez określenia, które dane dotyczą której dostawy — utrudnia to ustalenie, która partia odpowiada którym danym paszportu. Po czwarte: podwykonawca wykonujący część produkcji nie jest wymieniony w umowie zakupu jako źródło danych, co powoduje lukę w łańcuchu, którą nikt nie przewidział. Po piąte: istniejące warunki zakupu nie są dostosowywane, ponieważ dostawca nie chce uczestniczyć w zmianach, a strona kupująca to akceptuje bez szukania alternatywy.

Takie sytuacje rzadko wynikają z braku dobrej woli jednej strony — częściej są wynikiem umów opracowanych zanim obowiązek paszportu wchodził w grę i które po prostu nie zostały zaktualizowane.

Co możesz zarejestrować.

Kilka elementów pojawia się regularnie jeśli chodzi o określenie danych paszportu w umowie zakupu:

Załącznik dotyczący danych do umowy zakupu, w którym określone są dane dostarczane przez dostawcę, format, w jakim mają być dostarczone, oraz moment, w którym muszą być dostarczone w procesie dostawy. Jest to bardziej precyzyjne niż ogólne odwołanie się do "obowiązków ustawowych".
Opis tego, co dokładnie się żąda. — w przypadku elektroniki chodzi często o inne dane niż w przypadku urządzeń białego domu lub urządzeń ICT. Szczegóły dotyczące tego, co konkretnie można żądać od dostawcy, opisane są na stronie dotyczącej danych, które należy żądać od dostawcy elektroniki.
Przepis kontrolny, w którym określone są warunki i osoba przeprowadzająca kontrolę dostarczonych danych przed ich uwzględnieniem w paszporcie. Podejście do tej kontroli opisane jest na stronie dotyczącej sprawdzanie danych dostawcy pod kątem prawidłowości.
Przepis dotyczący tego, co się dzieje w przypadku braku danych, zawierający harmonogram i ewentualną ścieżkę eskalacji. Wskazówki dotyczące postępowania, gdy dostawca nie dostarcza danych, opisane są na stronie dotyczącej dostawcę, który nie dostarcza danych.
Przepis dotyczący podwykonawców, aby dane, które nie powstają bezpośrednio u głównego dostawcy, trafiły do opracowania paszportu — istotne, gdy zaangażowany jest podwykonawca, co opisane jest na stronie dotyczącej dane paszportu produktu, które muszą pochodzić od podwykonawcy.
Przepis na wypadek sytuacji z wieloma dostawcami tego samego komponentu, aby było jasne, które dane dotyczą której partii lub dostawy.
Podejście do sytuacji, gdy dostawca nie chce uczestniczyć w zmianie umowy, včetně alternativ, takich jak oddzielna umowa obok istniejącej umowy lub poszukiwanie innego dostawcy.

Umowa zakupu zawierająca te elementy nie musi być całkowicie przepisana — często wystarczy dodatek uzupełniający lub aneks, aby obowiązek dostarczenia danych umieścić obok istniejących warunków dostawy.

To nie jest porada prawna. Ta strona zawiera ogólne informacje o przepisach, których dotyczy ta platforma. Nie znamy Twojej sytuacji. Jeśli masz wątpliwości dotyczące Twojej sprawy, skonsultuj się z prawnikiem lub właściwym organem nadzoru.

Napisane za pomocą sztucznej inteligencji na podstawie powyższych źródeł, sprawdzone przez człowieka na 2026-08-22. Coś się nie zgadza? Daj nam znać — korekty otrzymują pierwszeństwo.