mijn leverancier weigert de inkoopvoorwaarden aan te passen voor het paspoort

Weigeren verandert niets aan de verplichting

Een leverancier die weigert de inkoopvoorwaarden aan te passen, verandert daarmee niets aan de verplichting die op de fabrikant of importeur rust om de gegevens voor het productpaspoort te verzamelen en te leveren. De ESPR legt de verantwoordelijkheid voor het paspoort bij degene die het product op de markt brengt, en die verantwoordelijkheid is niet afhankelijk van de bereidheid van een leverancier om een contract te wijzigen. Dat maakt de weigering vervelend en soms kostbaar, maar het maakt de verplichting niet minder hard. Artikel 38 van de ESPR (Verordening (EU) 2024/1781) noemt juist dat actoren in de toeleveringsketen — dus ook leveranciers — gegevens en documentatie moeten verstrekken die nodig zijn om aan de verordening te voldoen, wanneer dat voor een specifiek product vereist is.

Voor wie dit geldt, en voor wie niet

Dit speelt vooral bij fabrikanten en importeurs die onderdelen, materialen of afgewerkte producten inkopen bij een partij die niet zelf verantwoordelijk is voor het paspoort, maar wel de gegevens bezit die daarvoor nodig zijn. Denk aan een importeur die witgoed of ICT-apparatuur afneemt van een fabriek buiten de EU, of aan een fabrikant die onderdelen betrekt van een toeleverancier. In die gevallen is de leverancier zelf niet degene die het paspoort opstelt of publiceert — dat blijft bij de fabrikant of importeur liggen, zoals beschreven in artikel 27 en artikel 29 van de ESPR (Verordening (EU) 2024/1781) — maar de leverancier is wel de partij die de onderliggende gegevens heeft. Dit gaat dus niet over de vraag of de leverancier zelf een paspoort moet maken; dat is een andere situatie, die eerder aan de orde is bij meerdere leveranciers voor hetzelfde onderdeel of bij gegevens die via een onderaannemer binnenkomen. Het gaat hier specifiek over de situatie waarin de leverancier weigert om afspraken over gegevenslevering contractueel vast te leggen of aan te passen.

Wat nu al vaststaat, en wat nog niet

Een vaste datum waarop deze verplichtingen concreet ingaan voor elektronica en ICT-apparatuur, staat nog niet vast. De ESPR werkt met een werkplan waarin per productcategorie gedelegeerde handelingen worden vastgesteld, en voor elektronica en ICT wordt dat vanaf 2027 verwacht. Wat wel vaststaat, is het kader zelf: artikel 38 van de ESPR (Verordening (EU) 2024/1781) legt nu al de basis dat actoren in de toeleveringsketen gegevens moeten kunnen leveren wanneer dat voor een productgroep is vastgesteld. Tot de gedelegeerde handeling voor een specifieke categorie is gepubliceerd, is er geen concrete leverplicht die aan een leverancier kan worden voorgelegd — maar de voorbereiding daarop, zoals het vastleggen van gegevenslevering in een contract, kan al eerder beginnen. Meer over hoe dat werkplan is opgebouwd staat bij wat een gedelegeerde handeling precies is en bij wanneer het paspoort voor elektronica verplicht wordt.

Hoe dit in de praktijk wordt aangepakt

Eerst is het zinvol om te achterhalen waarom de leverancier weigert: gaat het om onduidelijkheid over wat er precies gevraagd wordt, om zorgen over vertrouwelijke informatie, of om onwil om zich contractueel aan iets vast te leggen dat nog niet wettelijk verplicht is? Die reden bepaalt het vervolg. Als onduidelijkheid de oorzaak is, helpt het om eerst scherp te maken welke gegevens precies nodig zijn — dat overzicht staat bij de gegevens die bij een leverancier van elektronica worden opgevraagd. Vervolgens is het gebruikelijk om de gevraagde levering niet als eenmalige toezegging te behandelen, maar als vast onderdeel van het inkoopcontract, met een omschrijving van welke gegevens, in welke vorm en op welk moment worden geleverd; hoe dat contractueel wordt opgebouwd, staat beschreven bij afspraken over paspoortgegevens in het inkoopcontract. Weigert de leverancier ondanks een concreet en beperkt verzoek, dan is het volgende punt om te bepalen of de gegevens langs een andere weg te achterhalen zijn — via een andere leverancier voor hetzelfde onderdeel, via technische documentatie die al bestaat, of via metingen en beoordelingen die de fabrikant of importeur zelf laat uitvoeren. Blijft de leverancier volledig weigeren terwijl er geen alternatief is, dan is dat een situatie die apart wordt behandeld bij wat te doen als een leverancier de gegevens niet levert. Bij invoer van buiten de EU speelt hier nog een extra laag, omdat de importeur volgens artikel 29 van de ESPR (Verordening (EU) 2024/1781) een eigen verantwoordelijkheid heeft die niet wegvalt wanneer een fabriek buiten de EU niet meewerkt; dat is nader uitgewerkt bij wat het productpaspoort betekent bij invoer van buiten de EU.

De wettelijke basis: artikel 27, 29 en 38 ESPR

Artikel 27 van de ESPR (Verordening (EU) 2024/1781) legt de verplichtingen van fabrikanten vast, artikel 29 doet dat voor importeurs, en beide artikelen vormen de basis van waaruit de vraag naar gegevens bij een leverancier ontstaat. Artikel 38 van de ESPR (Verordening (EU) 2024/1781) is het artikel dat specifiek gaat over de verplichtingen van actoren in de toeleveringsketen, en dat vormt de juridische grond om van een leverancier gegevens en documentatie te verlangen wanneer dat voor de betreffende productgroep is vastgesteld. Geen van deze artikelen schrijft voor hoe een contract moet worden aangepast of wat er gebeurt bij weigering — dat is een kwestie van contractrecht en van de commerciële verhouding tussen partijen, niet van de ESPR zelf.

Wie hiermee te maken heeft, kan het beste beginnen met het scherp maken van de precieze gegevensvraag en die vastleggen in het inkoopcontract, zodat een eventuele weigering concreet en aanwijsbaar wordt in plaats van een vaag meningsverschil.

Waar dit op gebaseerd is

De verordening zelf staat op EUR-Lex. Wij verwijzen per bewering; u hoeft ons niet te geloven.

Wat u concreet moet doen

Wat er van u wordt verwacht

De verplichting ligt bij de fabrikant of importeur, niet bij de leverancier van een onderdeel

Artikel 27 van de ESPR (Verordening (EU) 2024/1781) legt de verplichtingen voor het productpaspoort bij de fabrikant. Wie zelf importeert vanuit een land buiten de EU, krijgt via artikel 29 van de ESPR een vergelijkbare rol. Praktisch betekent dit voor een bedrijf van 10 tot 100 medewerkers dat de verantwoordelijkheid voor een compleet en klopend paspoort niet kan worden doorgeschoven naar een toeleverancier — ook niet als die toeleverancier de gegevens feitelijk moet aanleveren. Wie het product op de markt brengt, blijft daarvoor aanspreekbaar. Dat verandert niets aan het feit dat de gegevens vaak wél bij een ander bedrijf in de keten liggen, en dat is precies waar deze zoekvraag ontstaat.

Actoren in de toeleveringsketen hebben een eigen rol bij het verstrekken van informatie

Artikel 38 van de ESPR gaat over de verplichtingen van actoren in de toeleveringsketen. Deze bepaling is relevant omdat ze het uitgangspunt vastlegt dat wie relevante informatie heeft over een product of onderdeel, die informatie beschikbaar stelt aan degene die het paspoort samenstelt. Voor een middelgroot bedrijf betekent dit dat een leverancier zich niet zomaar buiten de keten kan plaatsen door te wijzen naar een ander. Het betekent niet automatisch dat een leverancier verplicht is om exact het format te leveren dat de fabrikant of importeur wenst, of om een contract op een specifieke manier aan te passen — dat is een andere vraag, die meer met de commerciële relatie te maken heeft dan met de verordening zelf.

Onderscheid tussen de wettelijke verplichting en de contractuele afspraak

Wat de ESPR regelt en wat er in een inkoopcontract staat, zijn twee verschillende dingen. De verordening bepaalt wie verantwoordelijk is voor het paspoort en welke gegevens daarin horen; het contract bepaalt hoe en wanneer een leverancier die gegevens aanlevert, en wat er gebeurt als dat niet gebeurt. Een leverancier die weigert de inkoopvoorwaarden aan te passen, weigert daarmee niet per definitie om aan de ESPR te voldoen — die weigert een specifieke contractuele vastlegging. Dat onderscheid is voor de praktijk belangrijk: het bepaalt welke stok achter de deur er is, en welke niet.

Waar het misgaat in de praktijk

De leverancier ziet geen commercieel belang. Een leverancier die vooral op prijs concurreert, heeft weinig prikkel om tijd te steken in extra rapportageverplichtingen zolang concurrenten dat ook niet doen. Het gevolg is dat de vraag om contractaanpassing wordt afgewimpeld of stilzwijgend genegeerd.

Het bestaande contract dateert van vóór de paspoortverplichting. Bij langlopende raamovereenkomsten is er vaak geen bepaling die aanpassing simpel maakt; heropening van de onderhandeling voelt voor de leverancier als een eenzijdige wijziging in zijn nadeel.

Onduidelijkheid over wélke gegevens precies nodig zijn. Een leverancier die niet weet wat er precies wordt gevraagd, is moeilijker te overtuigen dan een leverancier die een concrete, beperkte lijst voorgelegd krijgt. Zie hierover welke gegevens moet ik bij mijn leverancier van elektronica opvragen.

Machtsverhouding in de keten. Een kleinere afnemer bij een grote leverancier heeft weinig onderhandelingsruimte; de leverancier kan een verzoek om contractwijziging simpelweg negeren zonder dat daar voor hem gevolgen aan zitten.

Verwarring tussen "weigeren" en "nog niet kunnen". Soms is er geen onwil, maar heeft de leverancier de gegevens zelf nog niet op orde omdat een onderaannemer verderop in de keten ze niet aanlevert. Dat raakt aan een vergelijkbaar vraagstuk, zie moet mijn onderaannemer ook productpaspoortgegevens aanleveren.

Wat u kunt vastleggen

Een overzicht van de gevraagde gegevens, zo concreet en beperkt mogelijk, zodat een leverancier weet waar hij ja of nee tegen zegt. Een uitgewerkt voorbeeld staat op de pagina over welke gegevens u van uw leverancier opvraagt.
De correspondentie waarin om aanpassing van de voorwaarden is gevraagd, inclusief de reactie van de leverancier — ook als die reactie een weigering of stilte is. Dit is relevant als later moet worden onderbouwd welke stappen zijn gezet.
Een concept-bepaling voor het inkoopcontract, die specifiek regelt wanneer en hoe paspoortgegevens worden geleverd, in welk format en met welke actualisatie. Een aanzet hiervoor staat op de pagina over afspraken vastleggen in het inkoopcontract.
Een vastlegging van alternatieve bronnen, voor het geval de gegevens niet via deze leverancier komen maar via een andere partij in de keten of via eigen onderzoek. Zie ook de pagina over wat te doen wanneer een leverancier de gegevens niet levert.
Een aantekening van de datum en het kanaal waarop is gecommuniceerd, zodat een tijdlijn beschikbaar is: wanneer is voor het eerst om aanpassing gevraagd, wanneer volgde een reactie, en welke escalatie is daarna gevolgd.
Bij invoer van buiten de EU: een aparte vastlegging van de rol van de importeur, omdat de verantwoordelijkheid daar net iets anders ligt dan bij een fabrikant die binnen de EU inkoopt. Zie wat het productpaspoort betekent bij invoer van buiten de Europese Unie.

Deze vastleggingen maken een weigering van een leverancier niet ongedaan, maar ze zorgen ervoor dat de eigen positie — richting toezicht, richting klanten, of richting de leverancier zelf bij een volgend contractmoment — is onderbouwd met een concreet papieren spoor in plaats van met een indruk achteraf.

Dit is geen juridisch advies. Deze pagina geeft algemene informatie over de regelgeving waar dit platform over gaat. Wij kennen uw situatie niet. Bij twijfel over uw eigen geval raadpleegt u een jurist of de bevoegde toezichthouder.

Geschreven met AI op basis van de bronnen hierboven, gecontroleerd door een mens op 2026-09-05. Klopt er iets niet? Laat het weten — correcties krijgen voorrang.