mein Lieferant weigert sich, die Einkaufsbedingungen für den Pass anzupassen

Ablehnung ändert nichts an der Verpflichtung

Ein Lieferant, der sich weigert, die Einkaufsbedingungen anzupassen, ändert damit nichts an der Verpflichtung, die auf dem Hersteller oder Importeur lastet, die Daten für das Produktpass zu sammeln und bereitzustellen. Die ESPR legt die Verantwortung für den Pass bei derjenigen Person, die das Produkt auf den Markt bringt, und diese Verantwortung ist nicht davon abhängig, ob ein Lieferant bereit ist, einen Vertrag zu ändern. Das macht die Ablehnung unangenehm und manchmal teuer, macht die Verpflichtung aber nicht weniger bindend. Artikel 38 der ESPR (Verordnung (EU) 2024/1781) besagt ausdrücklich, dass Akteure in der Lieferkette — also auch Lieferanten — Daten und Dokumentation bereitstellen müssen, die erforderlich sind, um die Verordnung einzuhalten, wenn dies für ein bestimmtes Produkt erforderlich ist.

Für wen dies gilt und für wen nicht

Dies ist vor allem bei Herstellern und Importeuren relevant, die Komponenten, Materialien oder fertige Produkte von einer Partei beziehen, die selbst nicht für den Pass verantwortlich ist, aber über die notwendigen Daten verfügt. Denken Sie an einen Importeur, der Haushaltsgeräte oder ICT-Geräte von einem Werk außerhalb der EU bezieht, oder an einen Hersteller, der Komponenten von einem Zulieferer bezieht. In diesen Fällen ist der Lieferant selbst nicht derjenige, der den Pass erstellt oder veröffentlicht — dies bleibt bei dem Hersteller oder Importeur, wie in Artikel 27 und Artikel 29 der ESPR (Verordnung (EU) 2024/1781) beschrieben — aber der Lieferant ist die Partei, die über die zugrunde liegenden Daten verfügt. Es geht also nicht um die Frage, ob der Lieferant selbst einen Pass erstellen muss; das ist eine andere Situation, die früher bei mehreren Lieferanten für dieselbe Komponente oder bei Daten, die über einen Unterauftragnehmer eingehenrelevant ist. Es geht hier speziell um die Situation, in der sich der Lieferant weigert, Vereinbarungen zur Datenbereitstellung vertraglich festzulegen oder anzupassen.

Was bereits feststeht und was nicht

Ein festes Datum, an dem diese Verpflichtungen konkret für Elektronik und ICT-Geräte gelten, steht noch nicht fest. Die ESPR arbeitet mit einem Arbeitsprogramm, in dem pro Produktkategorie delegierte Rechtsakte festgelegt werden, und für Elektronik und ICT wird dies ab 2027 erwartet. Was dagegen fest steht, ist der Rahmen selbst: Artikel 38 der ESPR (Verordnung (EU) 2024/1781) legt jetzt bereits die Grundlage fest, dass Akteure in der Lieferkette Daten bereitstellen müssen, wenn dies für eine Produktgruppe festgelegt wurde. Bis ein delegierter Rechtsakt für eine bestimmte Kategorie veröffentlicht wird, gibt es keine konkrete Lieferpflicht, die einem Lieferanten vorgelegt werden kann — aber die Vorbereitung dafür, wie etwa die vertragliche Festlegung der Datenbereitstellung, kann bereits früher beginnen. Mehr über die Struktur dieses Arbeitsprogramms finden Sie unter was genau ein delegierter Rechtsakt ist und unter wann der Pass für Elektronik verpflichtend wird.

Wie dies in der Praxis angegangen wird

Es ist zunächst sinnvoll zu klären, warum sich der Lieferant weigert: Geht es um Unklarheit darüber, was genau verlangt wird, um Bedenken hinsichtlich vertraulicher Informationen oder um Unwille, sich vertraglich an etwas zu binden, das noch nicht gesetzlich vorgeschrieben ist? Dieser Grund bestimmt das weitere Vorgehen. Wenn Unklarheit die Ursache ist, hilft es, zunächst genau festzulegen, welche Daten genau erforderlich sind — diese Übersicht finden Sie unter die Daten, die bei einem Lieferanten von Elektrotechnik und IKT angefordert werden. Anschließend ist es üblich, die angeforderte Lieferung nicht als einmalige Zusage zu behandeln, sondern als fester Bestandteil des Einkaufsvertrags, mit einer Beschreibung, welche Daten in welcher Form und zu welchem Zeitpunkt geliefert werden; wie dies vertraglich aufgebaut wird, ist beschrieben unter Vereinbarungen über Passdaten im Einkaufsvertrag. Weigert der Lieferant trotz einer konkreten und begrenzte Anfrage, dann besteht der nächste Schritt darin, zu bestimmen, ob die Daten auf einem anderen Weg ermittelt werden können — über einen anderen Lieferanten für dasselbe Bauteil, über bereits vorhandene technische Dokumentation oder über Messungen und Bewertungen, die der Hersteller oder Importeur selbst durchführen lässt. Weigert sich der Lieferant vollständig, während es keine Alternative gibt, dann ist dies eine Situation, die separat behandelt wird unter was zu tun ist, wenn ein Lieferant die Daten nicht liefert. Bei der Einfuhr von außerhalb der EU kommt hier eine zusätzliche Ebene hinzu, da der Importeur gemäß Artikel 29 der ESPR (Verordnung (EU) 2024/1781) eine eigene Verantwortung hat, die nicht entfällt, wenn ein Werk außerhalb der EU nicht mitarbeitet; dies wird näher ausgeführt unter was das Produktpass bei der Einfuhr von außerhalb der EU bedeutet.

Die gesetzliche Grundlage: Artikel 27, 29 und 38 ESPR

Artikel 27 der ESPR (Verordnung (EU) 2024/1781) legt die Verpflichtungen der Hersteller fest, Artikel 29 tut dies für Importeure, und beide Artikel bilden die Grundlage, von der aus die Anfrage nach Daten bei einem Lieferanten entsteht. Artikel 38 der ESPR (Verordnung (EU) 2024/1781) ist der Artikel, der sich speziell mit den Verpflichtungen von Akteuren in der Lieferkette befasst, und das bildet die rechtliche Grundlage, um von einem Lieferanten Daten und Dokumentation zu verlangen, wenn dies für die betreffende Produktgruppe festgelegt wurde. Keiner dieser Artikel schreibt vor, wie ein Vertrag angepasst werden muss oder was bei Verweigerung geschieht — das ist eine Frage des Vertragsrechts und der geschäftlichen Beziehung zwischen den Parteien, nicht der ESPR selbst.

Am besten beginnen Sie damit, die genaue Datenanfrage zu präzisieren und diese in Ihrem Einkaufsvertrag festzuhalten, damit eine mögliche Verweigerung konkret und nachweisbar wird, anstatt ein vages Meinungsverschiedenheit zu sein.

Worauf dies basiert

Die Verordnung selbst ist auf EUR-Lex verfügbar. Wir verweisen pro Aussage; Sie müssen uns nicht glauben.

Was Sie konkret tun müssen

Was von Ihnen erwartet wird

Die Verpflichtung liegt beim Hersteller oder Importeur, nicht beim Lieferanten eines Bauteils

Artikel 27 der ESPR (Verordnung (EU) 2024/1781) legt die Verpflichtungen für das Produktpass beim Hersteller fest. Wer selbst aus einem Land außerhalb der EU importiert, erhält durch Artikel 29 der ESPR eine vergleichbare Rolle. Praktisch bedeutet dies für ein Unternehmen mit 10 bis 100 Mitarbeitern, dass die Verantwortung für ein vollständiges und korrektes Produktpass nicht auf einen Zulieferer abgewälzt werden kann — auch nicht, wenn dieser Zulieferer die Daten tatsächlich liefern muss. Wer das Produkt auf den Markt bringt, bleibt dafür verantwortlich. Dies ändert nichts an der Tatsache, dass die Daten häufig bei einem anderen Unternehmen in der Kette liegen, und genau da entsteht diese Suchanfrage.

Akteure in der Lieferkette haben eine eigene Rolle beim Bereitstellen von Informationen

Artikel 38 der ESPR befasst sich mit den Verpflichtungen von Akteuren in der Lieferkette. Diese Bestimmung ist relevant, weil sie den Ausgangspunkt festlegt, dass derjenige, der relevante Informationen über ein Produkt oder Bauteil hat, diese Informationen demjenigen zur Verfügung stellt, der das Produktpass zusammenstellt. Für ein mittelständisches Unternehmen bedeutet dies, dass sich ein Lieferant nicht einfach aus der Kette herausziehen kann, indem er auf einen anderen hinweist. Dies bedeutet nicht automatisch, dass ein Lieferant verpflichtet ist, genau das Format zu liefern, das der Hersteller oder Importeur wünscht, oder dass er einen Vertrag auf eine bestimmte Weise anpassen muss — das ist eine andere Frage, die mehr mit der geschäftlichen Beziehung zu tun hat als mit der Verordnung selbst.

Unterscheidung zwischen rechtlicher Verpflichtung und vertraglicher Absprache

Was die ESPR regelt und was in einem Kaufvertrag steht, sind zwei verschiedene Dinge. Die Verordnung bestimmt, wer für das Produktpass verantwortlich ist und welche Daten darin gehören; der Vertrag bestimmt, wie und wann ein Lieferant diese Daten bereitstellt, und was passiert, wenn das nicht geschieht. Ein Lieferant, der sich weigert, die Einkaufsbedingungen anzupassen, weigert sich damit nicht automatisch, die ESPR einzuhalten — er weigert sich, eine spezifische vertragliche Festlegung vorzunehmen. Dieser Unterschied ist für die Praxis wichtig: er bestimmt, welche Druckmittel vorhanden sind und welche nicht.

Wo es in der Praxis schiefgeht

Der Lieferant sieht kein kommerzielles Interesse. Ein Lieferant, der vor allem über den Preis konkurriert, hat wenig Anreiz, Zeit in zusätzliche Berichtspflichten zu investieren, solange andere Konkurrenten das auch nicht tun. Die Folge ist, dass die Frage nach einer Vertrageanpassung abgewimmelt oder stillschweigend ignoriert wird.

Der bestehende Vertrag stammt von vor der Pasporthflicht. Bei langfristigen Rahmenvereinbarungen gibt es oft keine Bestimmung, die eine Anpassung einfach macht; eine Wiederaufnahme der Verhandlungen wirkt auf den Lieferanten wie eine einseitige Änderung zu seinen Ungunsten.

Unklarheit darüber, welche Daten genau erforderlich sind. Ein Lieferant, der nicht weiß, was genau verlangt wird, ist schwächer zu überzeugen als ein Lieferant, dem eine konkrete, begrenzte Liste vorgelegt wird. Siehe hierzu welche Daten muss ich bei meinem Lieferanten von Elektrogeräten anfordern.

Machtverhältnisse in der Lieferkette. Ein kleinerer Abnehmer bei einem großen Lieferanten hat wenig Verhandlungsspielraum; der Lieferant kann eine Anfrage zur Vertragänderung einfach ignorieren, ohne dass es für ihn Konsequenzen hat.

Verwechslung zwischen "Ablehnung" und "noch nicht möglich". Manchmal gibt es keine Unwilligkeit, sondern der Lieferant hat die Daten selbst noch nicht in Ordnung, weil ein Subunternehmer weiter unten in der Lieferkette sie nicht bereitstellt. Das berührt ein ähnliches Problem, siehe muss mein Subunternehmer auch Produktpassdaten liefern.

Was Sie dokumentieren können

Eine Übersicht der angeforderten Daten, so konkret und begrenzt wie möglich, damit ein Lieferant weiß, wofür er ja oder nein sagt. Ein ausgearbeitetes Beispiel finden Sie auf der Seite über welche Daten Sie von Ihrem Lieferanten anfordern.
Die Korrespondenz, in der eine Anpassung der Bedingungen angefordert wurde, einschließlich der Antwort des Lieferanten — auch wenn diese Antwort eine Verweigerung oder Nichtreaktion ist. Dies ist relevant, falls später nachgewiesen werden muss, welche Schritte eingeleitet wurden.
, ein Konzeptentwurf für den Einkaufsvertrag, der speziell regelt, wann und wie Passdaten bereitgestellt werden, in welchem Format und mit welcher Aktualisierung. Ein Ausgangspunkt hierfür finden Sie auf der Seite über Vereinbarungen im Einkaufsvertrag festhalten.
Eine Dokumentation alternativer Quellen, falls die Daten nicht über diesen Lieferanten, sondern über einen anderen Akteur in der Kette oder über eigene Untersuchung beschafft werden. Siehe auch die Seite über das Vorgehen, wenn ein Lieferant die Daten nicht bereitstellt.
Eine Dokumentation des Datums und des Kanals der Kommunikation, sodass eine Zeitleiste verfügbar ist: wann wurde erstmals um Änderung gebeten, wann erfolgte eine Antwort, und welche Eskalation folgte danach.
Bei Einfuhr von außerhalb der EU: eine separate Dokumentation der Rolle des Importeurs, da die Verantwortung dort etwas anders liegt als bei einem Hersteller, der innerhalb der EU einkauft. Siehe was das Produktpassheft bei Importen von außerhalb der Europäischen Union bedeutet.

Diese Dokumentationen machen eine Verweigerung eines Lieferanten nicht rückgängig, aber sie stellen sicher, dass die eigene Position — gegenüber der Überwachung, gegenüber Kunden oder gegenüber dem Lieferanten selbst beim nächsten Vertragszeitpunkt — mit einem konkreten Papierweg und nicht mit einem Eindruck im Nachhinein untermauert ist.

Dies ist keine Rechtsberatung. Diese Seite enthält allgemeine Informationen über die Regelungen, auf die sich diese Plattform bezieht. Wir kennen Ihre Situation nicht. Im Zweifelsfall über Ihre eigene Situation konsultieren Sie einen Juristen oder die zuständige Aufsichtsbehörde.

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