Wanneer wordt het productpaspoort verplicht voor elektronica?

Wat u concreet moet doen

Wat er van u wordt verwacht

De vraag "wanneer is het zover" heeft op dit moment geen vast antwoord, maar dat betekent niet dat er niets te zeggen is. De ESPR zelf (Verordening (EU) 2024/1781) is al in werking, maar de verordening werkt met een gelaagd systeem: de kaderwet staat er, en per productgroep wordt de verplichting pas concreet via een aparte regeling. Voor elektronica en ICT-apparatuur is die regeling er nog niet. Wat er wél al vastligt, is de manier waarop de Europese Commissie tot die regeling komt, en dat is waar een bedrijf nu al iets aan heeft.

De Commissie stelt een werkplan en een prioritering op

Artikel 18 van de ESPR verplicht de Commissie om te werken met een prioritering: niet alle productgroepen worden gelijktijdig aangepakt, en er wordt bepaald welke groepen eerst aan de beurt zijn. Voor een bedrijf van 10 tot 100 medewerkers betekent dit vooral dat de eigen productgroep ergens in die volgorde staat, maar dat de precieze plek in die volgorde iets is dat je moet volgen, niet iets dat je zelf kunt afleiden uit de verordening. Praktisch: wie elektronica of ICT-apparatuur importeert of produceert, kan alvast nagaan onder welke deelcategorie het eigen product valt, want welke producten van de elektronicabranche vallen onder de ESPR is een vraag die los staat van de datum en nu al te beantwoorden is.

De eigenlijke verplichting komt via een gedelegeerde handeling

Artikel 4 en artikel 8 van de ESPR regelen dat de Commissie de bevoegdheid heeft om per productgroep een gedelegeerde handeling vast te stellen, en dat die handeling de inhoud bepaalt: welke eisen gelden, welke gegevens in het paspoort moeten, en vanaf welk moment. Voor een bedrijf betekent dit dat de verplichting niet ontstaat op het moment dat de ESPR zelf van kracht wordt, maar op het moment dat de gedelegeerde handeling voor de eigen productgroep is gepubliceerd en de daarin genoemde datum bereikt is. Wie niet weet wat zo'n handeling precies is en waarom die zoveel gewicht heeft, vindt de uitleg in wat een gedelegeerde handeling is en waarom die bepaalt wat u moet doen.

De datum verschilt per deelcategorie

Omdat elke productgroep zijn eigen gedelegeerde handeling krijgt, krijgt elke productgroep ook zijn eigen tijdlijn. Voor een fabrikant van witgoed kan dat een andere datum zijn dan voor een importeur van kleinere ICT-apparatuur. Dat verschil zit niet in willekeur, maar in de manier waarop de ESPR is opgezet: per deelcategorie wordt apart gekeken naar wat haalbaar en nuttig is. Dat is ook de reden dat per soort apparaat andere regels gelden — en dus ook een andere invoeringsdatum.

Waar het misgaat in de praktijk

Een bedrijf gaat ervan uit dat de ESPR zelf al de verplichting is. De verordening is het kader, niet de eisen. Zonder gedelegeerde handeling voor de eigen productgroep is er nog geen concrete verplichting om een paspoort te leveren, ook al is de ESPR al gepubliceerd en in werking.

Een bedrijf wacht met voorbereiden tot de datum bekend is. Omdat gedelegeerde handelingen pas na publicatie een ingangsdatum bevatten, ontstaat het risico dat een bedrijf pas begint met het verzamelen van productgegevens op het moment dat de tijd al krap is. De gegevens die straks in het paspoort moeten, zijn vaak dezelfde gegevens die nu al ergens in de organisatie liggen, verspreid over inkoop, engineering en compliance.

Een bedrijf verwart de datum voor de eigen productgroep met die van een andere. Omdat batterijen, verpakkingen en andere productgroepen binnen de bredere Europese wetgeving elk hun eigen tijdlijn en regeling hebben, ontstaat verwarring wanneer nieuwsberichten over "het productpaspoort" niet aangeven over welke categorie het gaat. Voor apparaten met een ingebouwde batterij speelt dit extra, omdat een apparaat met een batterij erin mogelijk met twee paspoorten te maken krijgt, elk met een eigen regeling en eigen tijdlijn.

Een bedrijf denkt dat kleine omvang uitstel of vrijstelling betekent. De ESPR-tijdlijn hangt af van de productgroep, niet van de bedrijfsgrootte. Of en hoe kleinere bedrijven anders worden behandeld, is een andere vraag dan wanneer de verplichting ingaat; zie of het productpaspoort ook voor kleine bedrijven geldt.

Een bedrijf negeert de aankondigingsfase van een gedelegeerde handeling. Voordat een handeling definitief is, doorloopt die een voorbereidingstraject met consultaties en een ontwerptekst. Bedrijven die deze fase volgen, zien de datum en de eisen vaak eerder aankomen dan bedrijven die pas reageren op de definitieve publicatie.

Wat u kunt vastleggen

• Een overzicht van de eigen productgroepen en de deelcategorie waaronder elk product volgens de ESPR-systematiek waarschijnlijk valt, inclusief de vindplaats waarop die inschatting is gebaseerd.
• Een lijst van productgegevens die nu al beschikbaar zijn binnen de organisatie (materialen, herkomst, reparatiegegevens, energieverbruik), zodat bij publicatie van de gedelegeerde handeling niet vanaf nul begonnen moet worden. Zie ook welke gegevens er in het paspoort van elektronica komen te staan op deze pagina.
• Een interne afspraak over wie het Europese werkplan en de publicatie van gedelegeerde handelingen periodiek volgt, en hoe die informatie intern wordt gedeeld.
• Een notitie over welke afdelingen (inkoop, product­ontwikkeling, juridisch) betrokken moeten worden zodra de datum voor de eigen productgroep bekend wordt.
• Een dossier met de bronnen die zijn geraadpleegd bij het bepalen van de toepasselijkheid, zodat een latere toetsing — intern of extern — kan teruggrijpen op wat er destijds bekend was.

Zodra de gedelegeerde handeling voor een deelcategorie is gepubliceerd, wordt de datum op dit platform bijgewerkt. Tot die tijd blijft de voorbereiding op de eigen gegevens en processen het enige onderdeel waarover een bedrijf nu al zelf iets kan vastleggen.