Mijn leverancier levert de gegevens niet — wat kan ik doen?

Artikel 38 geeft het aanknopingspunt, niet de garantie

Ja, er is een wettelijke basis om gegevens bij een leverancier op te eisen: artikel 38 van de ESPR (Verordening (EU) 2024/1781) verplicht actoren in de toeleveringsketen om de informatie te verstrekken die nodig is om aan de eisen van de verordening te voldoen, waaronder de gegevens voor het digitale productpaspoort. Dat betekent niet dat de gegevens er automatisch komen zodra men ernaar vraagt. De verordening legt de verplichting bij de leverancier, maar de verantwoordelijkheid voor het paspoort zelf blijft bij de fabrikant of importeur liggen, volgens artikel 27 van diezelfde verordening. Met andere woorden: artikel 38 is het argument waarmee gegevens kunnen worden opgevraagd, maar het verandert niets aan wie er op wordt aangesproken als het paspoort er uiteindelijk niet komt. Wie afhankelijk is van een toeleverancier voor cruciale gegevens, doet er daarom goed aan die afhankelijkheid nu al zichtbaar te maken — in de administratie en, waar mogelijk, in de inkoopafspraken.

Voor fabrikanten en importeurs, niet voor elk leveringsgeschil

Dit onderwerp gaat over de situatie waarin een leverancier binnen de toeleveringsketen van een product de technische of materiaalgegevens niet aanlevert die nodig zijn om het digitale productpaspoort samen te stellen. Het gaat dus om informatieverstrekking onder de ESPR, niet om een algemeen handelsgeschil over te late levering, kwaliteit of prijs van een product — daarvoor gelden de gewone contractuele en civielrechtelijke regels, los van de ESPR. Het gaat ook specifiek om actoren in de toeleveringsketen zoals bedoeld in artikel 38: partijen die onderdelen, materialen of componenten leveren aan degene die het product op de markt brengt. Een geschil met een klant, distributeur of dienstverlener buiten die keten valt hier niet onder. En belangrijk: artikel 38 werkt binnen het kader van de ESPR als geheel — de concrete gegevens die voor een productgroep verplicht zijn, worden pas vastgelegd in de gedelegeerde handeling voor die groep. Zonder een gepubliceerde handeling voor elektronica en ICT is er nog geen vastomlijnde lijst met gegevens die een leverancier op grond hiervan zou moeten aanleveren.

Nog geen vaste datum: het werkplan noemt 2027 als vroegste moment

Er is nog geen gedelegeerde handeling voor elektronica- en ICT-apparatuur gepubliceerd. Het werkplan van de Europese Commissie voor 2025-2030 noemt gedelegeerde handelingen voor deze categorieën vanaf 2027, per deelcategorie apart. Zolang zo'n handeling er niet is, gelden er voor elektronica en ICT nog geen concrete verplichtingen tot het aanleveren van paspoortgegevens — niet voor de fabrikant of importeur, en dus ook niet voor diens leveranciers op basis van artikel 38. Wat er tot die tijd wél staat, is het algemene kader van de verordening zelf: de rolverdeling tussen fabrikant en toeleveringsketen, zoals beschreven in de artikelen 27 en 38, ligt al vast. Zodra de gedelegeerde handeling voor een deelcategorie is gepubliceerd, wordt hier de datum en de inhoud ervan toegevoegd.

Vier stappen in de praktijk

Wie nu al met een leverancier te maken heeft die relevante gegevens niet aanlevert, kan er verstandig aan doen dit in vier stappen aan te pakken. Eerst: nagaan of het eigen product al onder een gepubliceerde gedelegeerde handeling valt — zonder handeling is er nog geen directe wettelijke verplichting op basis van artikel 38 voor die specifieke productgroep, wel een aankomende. Daarna: het verzoek aan de leverancier schriftelijk vastleggen, met een duidelijke omschrijving van welke gegevens nodig zijn en waarvoor. Vervolgens: deze verplichting waar mogelijk opnemen in nieuwe of te vernieuwen leveringscontracten en inkoopvoorwaarden, zodat de aanlevering niet uitsluitend op de verordening hoeft te steunen maar ook contractueel is vastgelegd. Tot slot: de eigen verantwoordelijkheid als fabrikant of importeur voor ogen houden — artikel 27 legt die verantwoordelijkheid bij degene die het product op de markt brengt, dus het uitblijven van gegevens bij een leverancier ontslaat die partij niet van de eigen verplichting. Documentatie van gedane verzoeken en pogingen om gegevens te verkrijgen is daarom geen overbodige luxe, maar onderdeel van het aantonen van zorgvuldig handelen.

De basis: artikel 38 en artikel 27 van de ESPR

Deze uitleg steunt op twee artikelen uit Verordening (EU) 2024/1781. Artikel 38 stelt vereisten aan actoren in de toeleveringsketen en vormt daarmee de wettelijke grondslag om gegevens die nodig zijn voor naleving van de verordening — waaronder het productpaspoort — bij een leverancier op te vragen. Artikel 27 beschrijft de verplichtingen van fabrikanten en bevestigt dat de verantwoordelijkheid voor het paspoort bij hen blijft liggen, ongeacht waar in de keten de onderliggende gegevens vandaan moeten komen. Voor de exacte formulering en reikwijdte van beide artikelen is de officiële tekst op EUR-Lex de aangewezen bron.

Wie nu al met deze afhankelijkheid te maken heeft, kan alvast beginnen met het in kaart brengen van welke leveranciers welke gegevens leveren, dat vastleggen in de eigen administratie, en het gesprek met leveranciers over toekomstige gegevenslevering nu al aangaan — ruim voordat een gedelegeerde handeling voor de eigen productgroep verplichtingen concreet maakt.

Waar dit op gebaseerd is

De verordening zelf staat op EUR-Lex. Wij verwijzen per bewering; u hoeft ons niet te geloven.

Wat u concreet moet doen

Wat er van u wordt verwacht

Een fabrikant die elektronica op de markt brengt, is degene die het productpaspoort samenstelt en verantwoordelijk is voor de juistheid ervan. Dat staat zo in artikel 27 van de ESPR (Verordening (EU) 2024/1781). Maar een fabrikant maakt zelf zelden alle onderdelen: motoren, printplaten, batterijen, behuizingen — die komen van leveranciers. Artikel 38 van de ESPR (Verordening (EU) 2024/1781) regelt daarom ook de positie van actoren in de toeleveringsketen: wie gegevens moet aanleveren die nodig zijn om aan de paspoortverplichtingen te voldoen.

Het probleem is dat deze twee artikelen niet symmetrisch zijn. Artikel 27 legt de verantwoordelijkheid voor het paspoort bij de fabrikant. Artikel 38 spreekt over de rol van leveranciers in de keten, maar dat verandert niets aan het feit dat de fabrikant degene is die het paspoort compleet en correct moet aanleveren — ook als een leverancier niet meewerkt.

De fabrikant blijft aanspreekpunt

Voor een bedrijf van 10 tot 100 medewerkers betekent dit concreet dat het ontbreken van gegevens bij een toeleverancier geen reden is die de eigen verplichting laat vervallen. Een gat in het paspoort blijft een gat, ongeacht waar de oorzaak ligt. Dat maakt de relatie met leveranciers niet vrijblijvend: het is niet alleen een inkoopkwestie, het is een voorwaarde om zelf aan de ESPR te kunnen voldoen.

Gegevens tijdig en juist opvragen

De praktische kant hiervan is dat een bedrijf op enig moment moet vastleggen wélke gegevens het nodig heeft, van wie, en wanneer. Dat begint vaak bij de vraag welke gegevens moet ik bij mijn leverancier van elektronica opvragen — een vraag die eerder gesteld wordt dan gedacht, namelijk al bij de inkoop van een nieuw onderdeel of een nieuwe leverancier, niet pas wanneer het paspoort al samengesteld moet worden.

Doorwerking naar onderaannemers

Bij complexere producten zit er nog een laag onder de directe leverancier: de onderaannemer die voor die leverancier een onderdeel maakt. De vraag moet mijn onderaannemer ook productpaspoortgegevens aanleveren speelt vooral bij bedrijven die met meerdere schakels in de keten werken. De verantwoordelijkheid van de fabrikant verandert daardoor niet, maar de praktische afstand tot de bron van de gegevens wordt groter, en daarmee ook het risico dat gegevens vertraagd of onvolledig binnenkomen.

Waar het misgaat in de praktijk

Een aantal situaties komt in de praktijk steeds terug.

Een leverancier levert de gegevens simpelweg niet, zonder duidelijke reden — vaak omdat de eigen administratie er niet op is ingericht of omdat niemand intern verantwoordelijk is gemaakt voor deze aanlevering.

Een leverancier levert wel gegevens, maar te laat: na de datum waarop het paspoort al gepubliceerd moest zijn, of na de levering van het product zelf.

Een leverancier levert gegevens die onvolledig of onjuist blijken, en pas bij een controle achteraf komt dit aan het licht — zie ook hoe dat te voorkomen is via hoe controleer ik of de gegevens van mijn leverancier kloppen.

Een leverancier verandert van onderdeel of samenstelling zonder dit te melden, waardoor het paspoort een situatie beschrijft die niet meer overeenkomt met het geleverde product — dit speelt met name wanneer een product per productiebatch verschilt, zie mijn product wisselt per batch hoe vul ik dan het paspoort in.

Een inkoper heeft bij het afsluiten van het contract nooit vastgelegd dat paspoortgegevens onderdeel zijn van de levering, waardoor er contractueel niets is om op terug te vallen als de gegevens uitblijven.

Wat u kunt vastleggen

Om niet afhankelijk te zijn van de welwillendheid van een leverancier, is het zinvol om afspraken vooraf en schriftelijk te maken, in plaats van ze pas te bespreken op het moment dat gegevens al ontbreken.

De inkoopvoorwaarde over gegevenslevering. De verplichting om paspoortgegevens te leveren kan onderdeel worden van het inkoopcontract zelf, inclusief het moment waarop de gegevens moeten worden aangeleverd. Zie hoe leg ik de levering van paspoortgegevens vast in mijn inkoopcontract voor de opbouw hiervan.
Een vaste procedure bij een weigerachtige leverancier. Als een leverancier niet wil meewerken aan een aanpassing van de bestaande voorwaarden, is dat een aparte situatie met een eigen aanpak — behandeld onder mijn leverancier weigert de inkoopvoorwaarden aan te passen voor het paspoort.
Een overzicht van alle leveranciers per onderdeel. Bij onderdelen die van meerdere leveranciers kunnen komen, is het van belang om vast te leggen welke leverancier bij welke productbatch of welk model hoort — zie ik heb meerdere leveranciers voor hetzelfde onderdeel hoe werkt dat met het paspoort.
Een controlemoment vóór publicatie. Een vast punt in het proces waarop binnengekomen gegevens worden nagelopen op volledigheid en aannemelijkheid, voordat het paspoort wordt samengesteld en gepubliceerd.
Een logboek van correspondentie met de leverancier. Datums van aanvraag, herinnering en eventuele ontvangst van gegevens, zodat aantoonbaar is welke stappen zijn ondernomen — nuttig bij een leverancier die stelselmatig laat levert.
Bijzondere afspraken bij invoer van buiten de EU. Voor bedrijven die onderdelen of complete producten van buiten de EU betrekken, gelden extra aandachtspunten rond wie welke gegevens verzamelt en doorgeeft — zie wat betekent het productpaspoort als ik elektronica van buiten de Europese Unie invoer.

Deze vastleggingen maken het probleem van een leverancier die niets levert niet onmogelijk, maar wel hanteerbaar: er ligt dan een spoor van gemaakte afspraken en ondernomen stappen, in plaats van een fabrikant die bij het uitblijven van gegevens met lege handen staat.

Dit is geen juridisch advies. Deze pagina geeft algemene informatie over de regelgeving waar dit platform over gaat. Wij kennen uw situatie niet. Bij twijfel over uw eigen geval raadpleegt u een jurist of de bevoegde toezichthouder.

Geschreven met AI op basis van de bronnen hierboven, gecontroleerd door een mens op 2026-08-22. Klopt er iets niet? Laat het weten — correcties krijgen voorrang.