Mein Lieferant liefert die Daten nicht — was kann ich tun?

Artikel 38 gibt den Anknüpfungspunkt, nicht die Garantie

Ja, es gibt eine gesetzliche Grundlage, um Daten von einem Lieferanten zu fordern: Artikel 38 der ESPR (Verordnung (EU) 2024/1781) verpflichtet Akteure in der Lieferkette, die Informationen bereitzustellen, die erforderlich sind, um die Anforderungen der Verordnung zu erfüllen, einschließlich der Daten für den digitalen Produktpass. Das bedeutet nicht, dass die Daten automatisch verfügbar sind, sobald man danach fragt. Die Verordnung legt die Verpflichtung dem Lieferanten auf, aber die Verantwortung für den Pass selbst bleibt beim Hersteller oder Importeur, gemäß Artikel 27 derselben Verordnung. Mit anderen Worten: Artikel 38 ist das Argument, mit dem Daten angefordert werden können, ändert aber nichts daran, wer zur Rechenschaft gezogen wird, wenn der Pass am Ende nicht vorhanden ist. Wer von einem Zulieferer für entscheidende Daten abhängig ist, tut daher gut daran, diese Abhängigkeit jetzt schon sichtbar zu machen — in der Verwaltung und, soweit möglich, in den Einkaufsvereinbarungen.

Für Hersteller und Importeure, nicht für jeden Lieferstreit

Dieses Thema betrifft die Situation, in der ein Lieferant in der Lieferkette eines Produkts die technischen oder Materialdaten nicht liefert, die für die Zusammenstellung des digitalen Produktpasses erforderlich sind. Es geht also um die Bereitstellung von Informationen gemäß der ESPR, nicht um einen allgemeinen Handelsstreit über verspätete Lieferung, Qualität oder Preis eines Produkts — dafür gelten die üblichen vertraglichen und zivilrechtlichen Regeln, unabhängig von der ESPR. Es geht auch speziell um Akteure in der Lieferkette wie in Artikel 38 definiert: Parteien, die Komponenten, Materialien oder Teile an den Akteur liefern, der das Produkt auf den Markt bringt. Ein Streit mit einem Kunden, Distributor oder Dienstleister außerhalb dieser Kette fällt hier nicht darunter. Und wichtig: Artikel 38 funktioniert im Rahmen der ESPR als Ganzes — die konkreten Daten, die für eine Produktgruppe obligatorisch sind, werden erst in der delegierten Handlung für diese Gruppe festgelegt. Ohne eine veröffentlichte Handlung für Elektronik und IKT gibt es noch keine klar definierte Liste mit Daten, die ein Lieferant auf dieser Grundlage liefern müsste.

Noch kein fester Termin: Der Arbeitsplan nennt 2027 als frühestmöglichen Zeitpunkt

Es wurde noch keine delegierte Handlung für Elektronik- und IKT-Geräte veröffentlicht. Der Arbeitsplan der Europäischen Kommission für 2025-2030 nennt delegierte Handlungen für diese Kategorien ab 2027, pro Unterkategorie separat. Solange eine solche Handlung nicht vorhanden ist, gelten für Elektronik und IKT noch keine konkreten Verpflichtungen zur Lieferung von Passdaten — weder für den Hersteller oder Importeur noch für dessen Lieferanten auf Grundlage von Artikel 38. Was es bis dahin gibt, ist der allgemeine Rahmen der Verordnung selbst: die Rollenverteilung zwischen Hersteller und Lieferkette, wie in den Artikeln 27 und 38 beschrieben, ist bereits festgelegt. Sobald die delegierte Handlung für eine Unterkategorie veröffentlicht wird, werden hier das Datum und der Inhalt hinzugefügt.

Vier Schritte in der Praxis

Wer jetzt schon mit einem Lieferanten zu tun hat, der relevante Daten nicht bereitstellt, kann es sinnvoll sein, dies in vier Schritten anzugehen. Erstens: überprüfen, ob das eigene Produkt bereits unter eine veröffentlichte delegierte Handlung fällt — ohne Handlung gibt es noch keine direkte gesetzliche Verpflichtung aufgrund von Artikel 38 für diese spezifische Produktgruppe, wohl aber eine kommende. Danach: die Anfrage an den Lieferanten schriftlich festhalten, mit einer klaren Beschreibung, welche Daten benötigt werden und wofür. Anschließend: diese Verpflichtung wo möglich in neue oder zu erneuernde Lieferverträge und Einkaufsbedingungen aufnehmen, so dass die Bereitstellung nicht ausschließlich auf der Verordnung beruhen muss, sondern auch vertraglich festgehalten ist. Schließlich: die eigene Verantwortung als Hersteller oder Importeur vor Augen behalten — Artikel 27 legt diese Verantwortung bei dem Unternehmen, das das Produkt auf den Markt bringt, so dass das Ausbleiben von Daten bei einem Lieferanten diese Partei nicht von der eigenen Verpflichtung befreit. Dokumentation von getätigten Anfragen und Versuchen, Daten zu beschaffen, ist daher keine überflüssige Vorsichtsmaßnahme, sondern Teil des Nachweises sorgfältigen Handelns.

Die Grundlage: Artikel 38 und Artikel 27 der ESPR

Diese Erklärung stützt sich auf zwei Artikel der Verordnung (EU) 2024/1781. Artikel 38 legt Anforderungen an Akteure in der Lieferkette fest und bildet damit die gesetzliche Grundlage, um Daten, die für die Einhaltung der Verordnung erforderlich sind — einschließlich des Produktpasses — bei einem Lieferanten anzufordern. Artikel 27 beschreibt die Verpflichtungen der Hersteller und bestätigt, dass die Verantwortung für den Pass bei ihnen bleibt, unabhängig davon, woher in der Kette die zugrunde liegenden Daten stammen müssen. Für die genaue Formulierung und den Geltungsbereich beider Artikel ist der offizielle Text auf EUR-Lex die geeignete Quelle.

Wer jetzt schon mit dieser Abhängigkeit zu tun hat, kann schon damit beginnen, zu erfassen, welche Lieferanten welche Daten bereitstellen, das in der eigenen Dokumentation festzuhalten und das Gespräch mit Lieferanten über zukünftige Datenbereitstellung schon jetzt zu führen — lange bevor eine delegierte Handlung für die eigene Produktgruppe die Verpflichtungen konkret macht.

Worauf dies basiert

Die Verordnung selbst ist auf EUR-Lex verfügbar. Wir verweisen pro Aussage; Sie müssen uns nicht glauben.

Was Sie konkret tun müssen

Was von Ihnen erwartet wird

Ein Hersteller, der Elektrogeräte in Verkehr bringt, ist derjenige, der das Produktpass zusammenstellt und für dessen Richtigkeit verantwortlich ist. Das ist in Artikel 27 der ESPR (Verordnung (EU) 2024/1781) vorgesehen. Ein Hersteller fertigt aber selten alle Komponenten selbst an: Motoren, Leiterplatten, Batterien, Gehäuse — diese kommen von Lieferanten. Artikel 38 der ESPR (Verordnung (EU) 2024/1781) regelt daher auch die Position von Akteuren in der Lieferkette: wer Daten liefern muss, die erforderlich sind, um die Passanforderungen zu erfüllen.

Das Problem ist, dass diese beiden Artikel nicht symmetrisch sind. Artikel 27 legt die Verantwortung für den Pass beim Hersteller. Artikel 38 behandelt die Rolle von Lieferanten in der Kette, ändert aber nichts daran, dass der Hersteller derjenige ist, der den Pass vollständig und korrekt liefern muss — auch wenn ein Lieferant nicht mitarbeitet.

Der Hersteller bleibt der Ansprechpartner

Für ein Unternehmen mit 10 bis 100 Mitarbeitern bedeutet dies konkret, dass das Fehlen von Daten bei einem Zulieferer kein Grund ist, die eigene Verpflichtung zu erfüllen. Eine Lücke im Pass bleibt eine Lücke, unabhängig davon, wo die Ursache liegt. Das macht die Beziehung zu Lieferanten nicht unverbindlich: Es ist nicht nur eine Einkaufsfrage, es ist eine Voraussetzung, um selbst die ESPR erfüllen zu können.

Daten pünktlich und korrekt anfordern

Die praktische Seite davon ist, dass ein Unternehmen irgendwann festlegen muss, welche Daten es benötigt, von wem und wann. Das beginnt oft mit der Frage welche Daten muss ich bei meinem Lieferanten von Elektrogeräten anfordern — eine Frage, die früher gestellt wird als gedacht, nämlich bereits beim Kauf eines neuen Teils oder eines neuen Lieferanten, nicht erst wenn der Pass bereits zusammengestellt werden muss.

Weitergabe an Unterauftragnehmer

Bei komplexeren Produkten gibt es noch eine Ebene unter dem direkten Lieferanten: den Unterauftragnehmer, der für diesen Lieferanten ein Teil anfertigt. Die Frage muss mein Subunternehmer auch Produktpassdaten liefern stellt sich besonders bei Unternehmen, die mit mehreren Ebenen in der Kette arbeiten. Die Verantwortung des Herstellers ändert sich dadurch nicht, aber der praktische Abstand zur Datenquelle wird größer, und damit auch das Risiko, dass Daten verzögert oder unvollständig eingehen.

Wo es in der Praxis schiefgeht

Eine Reihe von Situationen kommt in der Praxis immer wieder vor.

Ein Lieferant liefert die Daten einfach nicht, ohne klaren Grund — oft weil die eigene Verwaltung nicht darauf ausgerichtet ist oder weil niemand intern für diese Lieferung verantwortlich gemacht wurde.

Ein Lieferant liefert Daten, aber zu spät: nach dem Datum, an dem der Pass bereits veröffentlicht sein musste, oder nach der Lieferung des Produkts selbst.

Ein Lieferant liefert Daten, die sich als unvollständig oder falsch herausstellen, und erst bei einer späteren Kontrolle kommt dies ans Licht — siehe auch wie überprüfe ich, ob die Daten meines Lieferanten stimmen.

Ein Lieferant ändert das Teil oder die Zusammensetzung, ohne dies mitzuteilen, wodurch der Pass eine Situation beschreibt, die nicht mehr dem gelieferten Produkt entspricht — dies tritt besonders auf, wenn ein Produkt pro Produktionscharge unterschiedlich ist, siehe mein Produkt wechselt pro Charge, wie fülle ich dann den Pass aus.

Ein Einkäufer hat beim Vertragsabschluss nie festgehalten, dass Passusterdaten Teil der Lieferung sind, wodurch es vertraglich nichts gibt, worauf man zurückgreifen kann, wenn die Daten ausbleiben.

Was Sie dokumentieren können

Um nicht von der Kulanz eines Lieferanten abhängig zu sein, ist es sinnvoll, Vereinbarungen im Voraus und schriftlich zu treffen, anstatt sie erst zu besprechen, wenn Daten bereits fehlen.

Die Einkaufsbedingung für die Datenlieferung. Die Verpflichtung zur Lieferung von Passdaten kann Teil des Einkaufsvertrags selbst werden, einschließlich des Zeitpunkts, zu dem die Daten geliefert werden müssen. Siehe wie halte ich die Lieferung von Passdaten in meinem Einkaufsvertrag fest für den Aufbau davon.
Ein festes Verfahren bei einem unwilligen Lieferanten. Falls ein Lieferant nicht bei einer Anpassung der bestehenden Bedingungen mitwirken möchte, ist dies eine separate Situation mit einem eigenen Ansatz — behandelt unter mein Lieferant weigert sich, die Einkaufsbedingungen für den Pass anzupassen.
Eine Übersicht aller Lieferanten pro Komponente. Bei Komponenten, die von mehreren Lieferanten stammen können, ist es wichtig festzuhalten, welcher Lieferant zu welcher Produktcharge oder welchem Modell gehört — siehe ich habe mehrere Lieferanten für das gleiche Teil, wie funktioniert das mit dem Pass.
Ein Kontrollpunkt vor der Veröffentlichung. Ein fester Punkt im Prozess, an dem eingegangene Daten auf Vollständigkeit und Plausibilität überprüft werden, bevor das Produktpass zusammengestellt und veröffentlicht wird.
Ein Protokoll der Korrespondenz mit dem Lieferant. Daten der Anfrage, Erinnerung und gegebenenfalls des Dateneingangs, um nachzuweisen, welche Schritte unternommen wurden — hilfreich bei einem Lieferant, der systematisch verspätet liefert.
Besondere Vereinbarungen bei der Einfuhr von außerhalb der EU. Für Unternehmen, die Komponenten oder komplette Produkte von außerhalb der EU beziehen, gelten zusätzliche Aufmerksamkeitspunkte darüber, wer welche Daten sammelt und weiterleitet — siehe was bedeutet das Produktpass wenn ich Elektronik von außerhalb der Europäischen Union einführe.

Diese Festlegungen machen das Problem eines Lieferanten, der nichts liefert, nicht unmöglich, aber gut handhabbar: es gibt dann eine Spur von getroffenen Vereinbarungen und unternommenen Schritten, anstatt dass ein Hersteller bei fehlenden Daten mit leeren Händen dasteht.

Dies ist keine Rechtsberatung. Diese Seite enthält allgemeine Informationen über die Regelungen, auf die sich diese Plattform bezieht. Wir kennen Ihre Situation nicht. Im Zweifelsfall über Ihre eigene Situation konsultieren Sie einen Juristen oder die zuständige Aufsichtsbehörde.

Mit KI auf Basis der obigen Quellen geschrieben, von einer Person am 2026-08-22 überprüft. Stimmt etwas nicht? Teilen Sie es mit — Korrektionen haben Vorrang.