ik heb meerdere leveranciers voor hetzelfde onderdeel hoe werkt dat met het paspoort

Per leverancier kan het paspoort verschillen

Als hetzelfde onderdeel bij meerdere leveranciers wordt ingekocht, hoort daar in de regel niet automatisch één en hetzelfde paspoort bij. Een digitaal productpaspoort beschrijft een specifiek product zoals dat door een specifieke fabrikant of importeur op de markt is gebracht, met de gegevens die die partij heeft aangeleverd. Twee leveranciers die "hetzelfde" onderdeel leveren, leveren in de praktijk vaak net iets andere producten: andere fabrikant, andere fabricagelocatie, andere samenstelling of andere batch. Elk van die varianten heeft in beginsel zijn eigen paspoort nodig, gebaseerd op de gegevens van de partij die dat specifieke product op de markt heeft gebracht.

Wat hier wel en niet onder valt

Dit onderwerp speelt vooral bij inkopers en samenstellers die een onderdeel — een batterij, een module, een component — bij verschillende toeleveranciers betrekken om leveringsrisico's te spreiden of prijzen te vergelijken. Het gaat hier om de vraag hoe het paspoort omgaat met die praktijk, niet om de vraag of het paspoort verplicht is voor het eindproduct: dat laatste hangt af van de productcategorie en het moment waarop de verplichting voor die categorie ingaat, zoals beschreven in of het productpaspoort geldt voor uw elektronica.

Belangrijk is het onderscheid tussen twee situaties die op het eerste gezicht hetzelfde lijken. Eén: het onderdeel zelf moet een eigen paspoort hebben, omdat het als zelfstandig product op de markt wordt gebracht en onder een verplichte categorie valt. Dan geldt voor elke leverancier van dat onderdeel dat die zijn eigen paspoort aanlevert, en verschillen tussen leveranciers zijn dan gewoon verschillen tussen producten. Twee: het onderdeel is een component in een groter eindproduct, en de vraag is welke gegevens over dat onderdeel in het paspoort van het eindproduct terechtkomen. Dan is niet het onderdeel de eenheid van het paspoort, maar het samengestelde eindproduct — en is de rol van de onderdelenleverancier vergelijkbaar met die van een toeleverancier verderop in de keten, zoals ook beschreven bij de vraag of een onderaannemer paspoortgegevens moet aanleveren. Dit stuk gaat niet in op de vraag welke gegevens precies nodig zijn — dat staat beschreven bij de gegevens die bij een leverancier van elektronica worden opgevraagd.

Nog geen vaste datum, wel een vaste route

Wanneer deze verplichting concreet ingaat, staat nog niet vast. Het digitale productpaspoort voor elektronica en ICT-apparatuur komt per deelcategorie, via gedelegeerde handelingen die volgens het ESPR-werkplan 2025-2030 vanaf 2027 worden verwacht. Zolang voor een deelcategorie nog geen gedelegeerde handeling is gepubliceerd, geldt er voor die categorie ook nog geen paspoortplicht — en dus ook nog geen concrete verplichting over hoe met meerdere leveranciers van hetzelfde onderdeel wordt omgegaan. Wat al wel vaststaat, is het kader uit de ESPR zelf: artikel 10 van Verordening (EU) 2024/1781 beschrijft de vereisten waaraan een paspoort moet voldoen, en artikel 38 beschrijft welke verplichtingen actoren in de toeleveringsketen — waaronder leveranciers van onderdelen — daarbij hebben. Zodra voor een deelcategorie een gedelegeerde handeling is gepubliceerd, staat de precieze datum en de precieze invulling hier vermeld. Meer over hoe die gedelegeerde handelingen werken staat bij wat een gedelegeerde handeling is en waarom die bepalend is, en de bredere tijdlijn staat bij wanneer het paspoort verplicht wordt voor elektronica.

Hoe dit in de praktijk wordt aangepakt

De eerste stap is uitzoeken of het onderdeel zelf een zelfstandig paspoortplichtig product is, of dat het puur als component in een eindproduct wordt verwerkt. Dat bepaalt namelijk wie welk paspoort maakt. Is het onderdeel zelfstandig paspoortplichtig, dan levert elke leverancier voor zijn eigen versie van het onderdeel zijn eigen gegevens aan, en komt er per leverancier — en soms per fabricagelocatie of batch — een apart paspoort. Wordt het onderdeel verwerkt in een eindproduct, dan is de vervolgstap: van elke leverancier de gegevens opvragen die nodig zijn om het paspoort van het eindproduct compleet te maken, en die gegevens per leverancier apart bijhouden, ook als de onderdelen functioneel identiek lijken. Praktisch betekent dit vaak dat bij het wisselen van leverancier, of bij het gelijktijdig gebruiken van meerdere leveranciers voor dezelfde positie in de productielijn, het paspoort van het eindproduct meebeweegt met wie welk onderdeel heeft geleverd — vergelijkbaar met de situatie waarin de samenstelling van een product per batch verschilt, zoals behandeld bij hoe het paspoort wordt ingevuld als een product per batch wisselt. Het is daarom verstandig om bij de inkoop van meerdere leveranciers voor hetzelfde onderdeel vooraf vast te leggen wie welke gegevens levert en op welk moment, iets dat goed past bij de afspraken die toch al in een inkoopcontract worden vastgelegd, zie hoe de levering van paspoortgegevens in een inkoopcontract wordt vastgelegd. Wie de gegevens eenmaal binnen heeft, doet er goed aan die te toetsen op consistentie tussen leveranciers, zoals beschreven bij het controleren van gegevens van een leverancier op juistheid.

De wettelijke basis: artikelen 10, 29 en 38 ESPR

Dat een paspoort gekoppeld is aan een specifiek product zoals dat door een specifieke marktdeelnemer op de markt is gebracht, volgt uit artikel 10 van Verordening (EU) 2024/1781, dat de inhoudelijke vereisten voor het digitale productpaspoort beschrijft. De verplichtingen van actoren die eerder in de toeleveringsketen zitten — zoals leveranciers van onderdelen — om de nodige gegevens beschikbaar te stellen, staan in artikel 38 van die verordening. Voor onderdelen of producten die van buiten de EU worden ingevoerd, gelden daarnaast de verplichtingen voor importeurs uit artikel 29, wat relevant wordt zodra een van de leveranciers buiten de EU is gevestigd; dat raakt aan het onderwerp dat wordt behandeld bij wat het productpaspoort betekent bij invoer van buiten de Europese Unie.

Wie nu al met meerdere leveranciers voor hetzelfde onderdeel werkt, kan er goed aan doen om per leverancier te documenteren welke gegevens beschikbaar zijn en welke nog ontbreken, zodat dat werk al klaarligt zodra de gedelegeerde handeling voor de betreffende deelcategorie wordt gepubliceerd.