moet mijn onderaannemer ook productpaspoortgegevens aanleveren

Wat u concreet moet doen

Wat er van u wordt verwacht

Een productpaspoort komt niet uit één bron. De fabricagegegevens, de herkomst van onderdelen, de reparatie- en recyclinginformatie — dat zit verspreid door de keten, ook bij partijen die zelf niet als "fabrikant" worden aangemerkt. De ESPR erkent dat en legt daarom in artikel 38 (Verordening (EU) 2024/1781) vereisten neer voor actoren in de toeleveringsketen, naast de verplichtingen die artikel 27 aan de fabrikant zelf stelt.

Informatie beschikbaar houden voor wie het paspoort samenstelt

Wie een onderdeel of module levert voor een elektronicaproduct, kan te maken krijgen met een verzoek om informatie die relevant is voor het paspoort van het eindproduct. Artikel 38 van de ESPR benoemt dit als een vereiste voor actoren in de toeleveringsketen. Voor een bedrijf van 10 tot 100 medewerkers dat als onderaannemer werkt, betekent dit praktisch: de gegevens die nodig zijn om aan artikel 10 van de ESPR (de inhoud van het digitaal productpaspoort) te voldoen, moeten ergens vandaan komen, en als de onderaannemer die niet levert, moet de fabrikant of importeur ze zelf reconstrueren of navragen. Dat laatste kost tijd en is foutgevoelig.

De fabrikant blijft eindverantwoordelijk

Artikel 27 van de ESPR legt de verplichtingen voor het paspoort bij de fabrikant. Dat verandert niet doordat een deel van het product door een onderaannemer wordt gemaakt. De fabrikant die het paspoort aanlevert of laat samenstellen, blijft aanspreekpunt op de gegevens die erin staan — ook als die gegevens feitelijk van een toeleverancier komen. Voor bedrijven die met onderaannemers werken, betekent dit dat de verantwoordelijkheid niet automatisch meeschuift naar wie het onderdeel maakt. Wat wél kan verschuiven, is de praktische taak om de juiste gegevens op te vragen, te controleren en door te zetten.

Onderaannemer is niet automatisch "fabrikant"

Of een onderaannemer zelf onder de verplichtingen van artikel 27 valt, hangt af van de rol die deze partij in de keten speelt — maakt de partij een eigen product dat op de markt wordt gebracht, of levert de partij een onderdeel toe aan een ander die het eindproduct op de markt brengt. Dat onderscheid ligt niet bij ieder samenwerkingsverband op voorhand vast. Voor wie twijfelt of het eigen product überhaupt onder het productpaspoort valt, is het nuttig eerst te kijken of het product onder het digitaal productpaspoort valt voor elektronica, voordat de vraag over onderaannemers wordt uitgezocht.

Waar het misgaat in de praktijk

De onderaannemer levert alleen fysieke onderdelen, geen data. Een productiecontract regelt vaak specificaties, levertijden en kwaliteitseisen, maar niet wie de herkomst- of materiaalgegevens documenteert die nodig zijn voor het paspoort. Als dat niet is afgesproken, ontstaat de gegevensbehoefte pas op het moment dat het paspoort daadwerkelijk moet worden samengesteld — vaak te laat.

De onderaannemer werkt zelf weer met toeleveranciers. Een onderdeel dat door de onderaannemer wordt geproduceerd, bestaat weer uit grondstoffen of subonderdelen van derde partijen. De vraag "waar komt dit vandaan" kan dan meerdere schakels diep liggen, en niemand in de keten heeft per definitie zicht op het geheel.

Er is geen contractuele afspraak over aanlevering, alleen een mondelinge verwachting. Zonder vastgelegde afspraak is er weinig drukmiddel als de onderaannemer de gegevens niet, te laat, of onvolledig aanlevert. Dat probleem is inhoudelijk vergelijkbaar met de situatie waarin een leverancier de gegevens niet levert, en de aanpak — vastleggen wat er nodig is, en wanneer — is ook hier het startpunt.

Meerdere onderaannemers leveren hetzelfde onderdeel, met net andere samenstellingen. Bij inkoop van dezelfde component bij verschillende partijen kan de materiaalsamenstelling net anders zijn, terwijl het paspoort per product één set gegevens verwacht. Dit speelt op een vergelijkbare manier als bij meerdere leveranciers voor hetzelfde onderdeel.

De aangeleverde gegevens worden niet gecontroleerd. Een onderaannemer levert een lijst met materialen of een certificaat aan, en die gegevens gaan ongezien het paspoort in. Blijkt achteraf een onderdeel niet te kloppen, dan staat de onjuistheid op naam van wie het paspoort heeft opgesteld — niet automatisch op naam van de onderaannemer die de gegevens aanleverde.

Wat u kunt vastleggen

• Een overzicht van welke gegevens per onderdeel nodig zijn, afgeleid van wat artikel 10 van de ESPR van een digitaal productpaspoort verwacht. Dat overzicht kan dienen als vaste bijlage bij elk nieuw contract met een onderaannemer of toeleverancier, vergelijkbaar met de vraag welke gegevens bij een leverancier van elektronica worden opgevraagd.
• Een contractuele bepaling over aanlevering, vorm en moment. Wanneer, in welk formaat, en bij welke wijziging in het onderdeel opnieuw. Voor de precieze formulering hiervan is er een uitgewerkt voorbeeld in afspraken over paspoortgegevens in het inkoopcontract.
• Een vastgelegde controlestap voordat aangeleverde gegevens worden overgenomen in het paspoort — wie kijkt de gegevens na, en op basis van welke onderliggende documenten. Zie ook hoe geleverde gegevens op juistheid worden gecontroleerd.
• Een lijst van onderaannemers en toeleveranciers per onderdeel, inclusief wie welke informatie heeft aangeleverd en wanneer. Dat maakt herleidbaar waar een gegeven vandaan komt als daar later een vraag over ontstaat.
• Een procedure voor batchwijzigingen of samenstellingswisselingen, zodat een aanpassing bij de onderaannemer niet ongemerkt een verouderd paspoort achterlaat — relevant bij producten die per batch wisselen.
• Een aantekening van de afspraak die is gemaakt als een onderaannemer niet wil meewerken aan de gevraagde aanlevering, inclusief het alternatief dat is gekozen. Dat sluit aan bij de aanpak beschreven onder wat te doen als een leverancier de inkoopvoorwaarden niet wil aanpassen.