skal min underleverandør også levere produktpasdata

Hvad du konkret skal gøre

Hvad der forventes af dig

Et produktpas kommer ikke fra én kilde. Produktionsdataene, oprindelsen af komponenter, reparations- og genanvendelsesoplysninger — det er spredt gennem kæden, også hos parter, der ikke selv betegnes som "producent". ESPR anerkender det og fastsætter derfor i artikel 38 (Forordning (EU) 2024/1781) krav til aktører i forsyningskæden, ud over de forpligtelser, som artikel 27 stiller til producenten selv.

Stille information til rådighed for den, der sammensætter passet

Den, der leverer en komponent eller modul til et elektronikprodukt, kan blive mødt med en anmodning om information, der er relevant for passet på slutproduktet. Artikel 38 i ESPR benævner dette som et krav for aktører i forsyningskæden. For en virksomhed på 10 til 100 medarbejdere, der arbejder som underleverandør, betyder dette praktisk set: de data, der er nødvendige for at opfylde artikel 10 i ESPR (indholdet af det digitale produktpas), skal komme fra et eller andet sted, og hvis underleverandøren ikke leverer dem, skal producenten eller importøren selv rekonstruere eller anmode om dem. Sidstnævnte tager tid og er fejlbarlig.

Producenten forbliver endelig ansvarlig

Artikel 27 i ESPR lægger forpligtelserne for passet på producenten. Det ændres ikke af, at en del af produktet fremstilles af en underleverandør. Producenten, der leverer eller får sammenstillet passet, forbliver ansvarshavende for de data, der står i det — også hvis disse data faktisk kommer fra en leverandør. For virksomheder, der arbejder med underleverandører, betyder det, at ansvaret ikke automatisk flyttes til den, der fremstiller komponenten. Hvad der derimod kan flytte sig, er den praktiske opgave at anmode om, kontrollere og videresende de korrekte data.

Underleverandør er ikke automatisk "producent"

Om en underleverandør selv falder ind under forpligtelserne i artikel 27, afhænger af den rolle, denne part spiller i kæden — fremstiller parten et eget produkt, der bringes på markedet, eller leverer parten en komponent til en anden, der bringer slutproduktet på markedet. Denne sondring ligger ikke på forhånd fast for ethvert samarbejdsforhold. For den, der er i tvivl om, hvorvidt det egne produkt overhovedet falder under produktpasset, er det nyttigt først at se, om produktet falder under det digitale produktpas for elektronik, før spørgsmålet om underleverandører bliver afklaret.

Hvor det går galt i praksis

Underleverandøren leverer kun fysiske komponenter, ingen data. En produktionskontrakt regulerer ofte specifikationer, leveringstider og kvalitetskrav, men ikke hvem der dokumenterer oprindelses- eller materialdata, som er nødvendige for passet. Hvis det ikke er aftalt, opstår databehovet først på det tidspunkt, hvor passet faktisk skal samles — ofte for sent.

Underleverandøren arbejder selv igen med leverandører. En komponent, der produceres af underleverandøren, består igen af råmaterialer eller delkomponenter fra tredjeparter. Spørgsmålet "hvor kommer dette fra" kan så ligge mange led dybt, og ingen i kæden har pr. definition overblik over det hele.

Der er ingen kontraktlig aftale om levering, kun en mundtlig forventning. Uden fastlagt aftale er der få tryk midler, hvis underleverandøren ikke leverer dataene, leverer dem for sent eller ufuldstændigt. Det problem er indholdsmæssigt sammenlignelig med situationen hvori en leverandør ikke leverer dataene, og fremgangsmåden — at fastlægge hvad der er nødvendigt, og hvornår — er også her udgangspunktet.

Flere underleverandører leverer samme komponent, med lidt forskellige sammensætninger. Ved indkøb af samme komponent hos forskellige parter kan materialesammensætningen være lidt anderledes, mens passet per produkt forventer ét sæt data. Dette spiller på samme måde som ved flere leverandører til samme del.

De leverede data kontrolleres ikke. En underleverandør leverer en materialeliste eller et certifikat, og disse data går uden kontrol ind i passet. Viser det sig senere, at en komponent ikke stemmer, så står unøjagtigheden på navn på den, der har udarbejdet passet — ikke automatisk på navn på underleverandøren, der leverede dataene.

Hvad du kan dokumentere

• Et overblik over, hvilke data der er nødvendige pr. komponent, udledt af hvad artikel 10 i ESPR forventer af et digitalt produktpas. Dette overblik kan tjene som fast bilag ved hver ny kontrakt med en underleverandør eller leverandør, svarende til spørgsmålet hvilke data der forespørges hos en elektronikleverandør.
• En kontraktlig bestemmelse om levering, form og tidspunkt. Hvornår, i hvilket format, og ved hvilken ændring i komponenten igen. For den præcise formulering heraf er der et udarbejdet eksempel i aftaler om pasoplysninger i indkøbskontrakten.
• Et fastlagt kontroltrin før leverede data overtages i passet — hvem gennemgår dataene, og på grundlag af hvilke bagvedliggende dokumenter. Se også hvordan leverede data kontrolleres for korrekthed.
• En liste over underleverandører og leverandører pr. komponent, herunder hvem der har leveret hvilke informationer og hvornår. Det gør det sporbart, hvor et givet stammer fra, hvis der senere opstår et spørgsmål derom.
• En procedure for batchændringer eller sammensætningsskift, således at en justering hos underleverandøren ikke efterlader et forældet pas uden opmærksomhed — relevant ved produkter, der skifter pr. batch.
• En notering af aftalen, der blev indgået, hvis en underleverandør ikke vil medvirke til den anmodede levering, herunder det alternativ, der blev valgt. Det slutter sig an til fremgangsmåden beskrevet under hvad man skal gøre, hvis en leverandør ikke vil tilpasse indkøbsbetingelserne.