muss mein Subunternehmer auch Produktpassdaten liefern

Was Sie konkret tun müssen

Was von Ihnen erwartet wird

Ein Produktpass kommt nicht aus einer einzigen Quelle. Die Herstellungsdaten, die Herkunft von Komponenten, die Reparatur- und Recyclinginformationen — das ist über die gesamte Kette verteilt, auch bei Parteien, die selbst nicht als "Hersteller" eingestuft werden. Die ESPR erkennt dies an und legt daher in Artikel 38 (Verordnung (EU) 2024/1781) Anforderungen für Akteure in der Lieferkette fest, neben den Verpflichtungen, die Artikel 27 dem Hersteller selbst auferlegt.

Informationen für denjenigen, der den Pass zusammenstellt, verfügbar halten

Wer eine Komponente oder ein Modul für ein Elektronikprodukt liefert, kann mit einer Anfrage nach Informationen konfrontiert werden, die für den Pass des Endprodukts relevant sind. Artikel 38 der ESPR nennt dies als Anforderung für Akteure in der Lieferkette. Für ein Unternehmen mit 10 bis 100 Mitarbeitern, das als Subunternehmer tätig ist, bedeutet dies praktisch: Die Daten, die erforderlich sind, um Artikel 10 der ESPR (den Inhalt des digitalen Produktpass) zu erfüllen, müssen irgendwoher stammen, und wenn der Subunternehmer diese nicht liefert, muss der Hersteller oder Importeur sie selbst rekonstruieren oder nachfragen. Letzteres ist zeitaufwendig und fehleranfällig.

Der Hersteller bleibt endgültig verantwortlich

Artikel 27 der ESPR legt die Verpflichtungen für den Pass beim Hersteller fest. Das ändert sich nicht dadurch, dass ein Teil des Produkts von einem Subunternehmer hergestellt wird. Der Hersteller, der den Pass bereitstellt oder zusammenstellen lässt, bleibt Ansprechpartner für die darin enthaltenen Daten — auch wenn diese Daten tatsächlich von einem Lieferanten stammen. Für Unternehmen, die mit Subunternehmern zusammenarbeiten, bedeutet dies, dass die Verantwortung nicht automatisch auf den Hersteller der Komponente übergeht. Was sich jedoch verschieben kann, ist die praktische Aufgabe, die richtigen Daten anzufordern, zu überprüfen und weiterzuleiten.

Subunternehmer ist nicht automatisch "Hersteller"

Ob ein Subunternehmer selbst unter die Verpflichtungen des Artikels 27 fällt, hängt von der Rolle ab, die diese Partei in der Kette spielt — stellt die Partei ein eigenes Produkt her, das auf den Markt gebracht wird, oder liefert die Partei eine Komponente an einen anderen, der das Endprodukt auf den Markt bringt. Diese Unterscheidung ist nicht bei jeder Zusammenarbeit im Voraus klar. Für denjenigen, der unsicher ist, ob das eigene Produkt überhaupt unter den Produktpass fällt, ist es hilfreich, zunächst zu überprüfen, ob das Produkt unter den digitalen Produktpass für Elektronik fällt, bevor die Frage nach Subunternehmern geklärt wird.

Wo es in der Praxis schiefgeht

Der Subunternehmer liefert nur physische Komponenten, keine Daten. Ein Produktionsvertrag regelt oft Spezifikationen, Lieferzeiten und Qualitätsanforderungen, aber nicht, wer die Herkunfts- oder Materialangaben dokumentiert, die für das Paspoort erforderlich sind. Wenn dies nicht abgesprochen ist, entsteht der Datenbedarf erst in dem Moment, in dem das Paspoort tatsächlich zusammengestellt werden muss — oft zu spät.

Der Subunternehmer arbeitet selbst wieder mit Zulieferern zusammen. Ein Teil, das vom Subunternehmer hergestellt wird, setzt sich wiederum aus Rohstoffen oder Subkomponenten von Dritten zusammen. Die Frage "woher kommt das" kann dann mehrere Ebenen tief liegen, und niemand in der Kette hat per Definition einen Überblick über das Ganze.

Es gibt keine vertragliche Absprache über die Lieferung, sondern nur eine mündliche Erwartung. Ohne festgelegte Absprache gibt es wenig Druckmittel, wenn der Subunternehmer die Daten nicht, verspätet oder unvollständig liefert. Dieses Problem ist inhaltlich vergleichbar mit der Situation, in der ein Lieferant die Daten nicht bereitstellt, und der Ansatz — festlegen, was erforderlich ist, und wann — ist auch hier der Ausgangspunkt.

Mehrere Subunternehmer liefern dieselbe Komponente, mit jeweils etwas anderen Zusammensetzungen. Bei der Beschaffung derselben Komponente von verschiedenen Partnern kann die Materialzusammensetzung etwas unterschiedlich sein, während das Paspoort pro Produkt einen Datensatz erwartet. Dies spielt auf ähnliche Weise eine Rolle wie bei mehreren Lieferanten für dieselbe Komponente.

Die gelieferten Daten werden nicht überprüft. Ein Subunternehmer liefert eine Materialliste oder ein Zertifikat, und diese Daten gehen ungesehen ins Paspoort. Stellt sich später heraus, dass ein Teil nicht stimmt, wird die Unrichtigkeit dem Namen zugeschrieben, wer das Paspoort erstellt hat — nicht automatisch dem Namen des Subunternehmers, der die Daten lieferte.

Was Sie dokumentieren können

• Ein Überblick, welche Daten pro Teil erforderlich sind, abgeleitet davon, was Artikel 10 der ESPR von einem digitalen Produktpaspoort erwartet. Dieser Überblick kann als Standardanlage jedem neuen Vertrag mit einem Subunternehmer oder Zulieferer beigefügt werden, ähnlich wie die Frage welche Daten bei einem Elektronik-Lieferanten angefordert werden.
• Eine vertragliche Bestimmung über Lieferung, Form und Zeitpunkt. Wann, in welchem Format und bei welcher Änderung der Komponente erneut. Für die genaue Formulierung gibt es hier ein ausgearbeitetes Beispiel in Vereinbarungen über Passdaten im Einkaufsvertrag.
• Ein festgelegter Kontrollschritt bevor gelieferte Daten ins Paspoort übernommen werden — wer überprüft die Daten, und auf Grundlage welcher zugrunde liegenden Dokumente. Siehe auch wie gelieferte Daten auf Richtigkeit überprüft werden.
• Eine Liste von Subunternehmern und Zulieferern pro Teil, einschließlich wer welche Informationen geliefert hat und wann. Das macht nachvollziehbar, wo ein Datum herkommt, wenn später eine Frage dazu entsteht.
• Ein Verfahren für Batch-Änderungen oder Zusammensetzungswechsel, damit eine Anpassung beim Subunternehmer nicht unbemerkt ein veraltetes Paspoort hinterlässt — relevant bei Produkten, die pro Charge wechseln.
• Eine Notiz der Absprache, die getroffen wurde, falls ein Subunternehmer nicht bei der angeforderten Lieferung mitarbeiten will, einschließlich der Alternative, die gewählt wurde. Das schließt an den unter beschriebenen Ansatz an was zu tun ist, wenn ein Lieferant die Einkaufsbedingungen nicht anpassen will.