Hogyan rögzítsem az útlevélgegevények szállítását a beszerzési szerződésemben?

Szállítási kötelezettség és adatkészlet szerződésben rögzítése

A beszerzési szerződés meghatározza, hogy a szállító mely passzportadatokat szállít, milyen formában, a folyamat mely pontján, és mi történik, ha adatok hiányoznak vagy helytelennek bizonyulnak. Ez a megállapodás lényege: nem csupán "Ön szállítja a szükséges adatokat", hanem az adatkategóriák konkrét felsorolása (anyagösszetétel, javítási információ, megfelelőségi adatok, és az adott termékkategóriára vonatkozó egyéb adatok), az üzemi termelési folyamathoz illeszkedő szállítási időpont (szállítás előtt, kereskedelmi forgalomba hozatal előtt), valamint az adatok frissítésének feltételei, ha valamit megváltozik. E konkrét kitöltés nélkül az ellátási lánc szereplői közötti általános adatcsere-kötelezettség elvont marad, és vitás esetben nehéz azt jogi értelemben alátámasztani. A szerződés az az eszköz, amellyel ez a kötelezettség a felek között gyakorlatias és kikényszeríthető lesz.

Gyártók, importőrök és azok beszállítói számára — nem a végfelhasználó számára

Ezek az egyezmények azon felek között relevánsak, akik mindketten szerepet játszanak az elektronika vagy ICT-berendezés ellátási láncában: egy gyártó, aki alkatrészeket szerez be, egy importőr, aki berendezést szállít az EU-n kívülről, vagy egy forgalmazó, aki a gyártó és a piac között helyezkedik el. Különösen az az importőr, akinek az EU-n kívüli gyártó a szállítója, érdekelt egy szoros szerződési megállapodásban, mivel az importőr maga viseli a felelősséget a piac és a felügyeleti szervek felé, még abban az esetben is, ha az adatokat valójában a gyártótól kell származniuk. Ez nem a fogyasztóval kötött adásvételi szerződésről szól — a fogyasztó a passzportot a terméken lévő QR-kódot tartalmazó adathordozón kapja meg, nem külön szerződés útján. Nem szól arról sem, hogy egy termék passzportkötelezettnek minősül-e; ezt a termékkategóriához tartozó delegált határozat határozza meg, nem az inkoopszerződés. Az inkoopszerződés csak az beszerzést végző és szállító fél közötti kapcsolatot szabályozza az adatok szállítása tekintetében.

A dátum még nem rögzített; az adatcsere-kötelezettség azonban már létezik

Nincs olyan rögzített dátum, amelytől az elektronika és az ICT-berendezések számára ez érvényes lesz — az egyes alkategóriákhoz tartozó delegált határozatokat később várják, és még nem publikálták. Ami viszont már rögzített, az az ESPR-ből származó általános irány: az ellátási lánc szereplőit kötelezni kell arra, hogy szükség esetén a termékazonossági lap készítéséhez vagy kitöltéséhez szükséges információkat szállítsák, az importőrök pedig saját kötelezettséggel rendelkeznek annak ellenőrzésére, hogy ezeknek az előírásoknak eleget tesznek-e, mielőtt egy termék a piacra kerül. Ezek az alapvető kötelezettségek tehát már léteznek, függetlenül az egyes termékkategóriák pontos kitöltésétől. Az inkoopszerződés ezért már most összeállítható vagy módosítható e általános irány alapján, azzal a céllal, hogy az később finomítható legyen, amint az adott termékcsoportra vonatkozó delegált határozat közzétételre kerül, és világossá válik, mely adatok pontosan kötelezőek.

Mit jelent ez az olvasó számára: lépésről lépésre

Aki most vásárlási szerződést készít vagy felülvizsgál, általában ebben a sorrendben járja végig. Először: fel kell sorolni, hogy az adott termékcsalád esetében várhatóan mely adatokra lesz szükség, az ezzel kapcsolatban már ismert információk alapján, anélkül, hogy az egyes részleteket várnák. Ezt követően: olyan szállítási időpontot kell rögzíteni, amely igazodik a saját beszerzési folyamathoz — például szállítás előtt vagy számlázás előtt —, hogy ne keletkezzen hiatus a termék piacon való megjelenése és az adatok rendelkezésre állása között. Ezután: be kell foglalni egy módosítási kötelezettséget arra az esetre, ha az adatok a szállítást követően változnak meg, megállapodással arról, hogy a szállító hogyan és milyen határidőn belül jelzi ezt. Szintén szükséges egy felelősségi vagy mentesítési záradék, arra az esetre, ha a szállító helytelen vagy hiányos adatokat szállít, amelyek miatt a beszerzést végző fél maga kerül nehéz helyzetbe a felügyeleti hatóságok felé. Végül praktikus az auditjog vagy dokumentációs kötelezettség: annak joga, hogy olyan bizonyítékokat kérjen, amelyekből kiderül, hogy az átadott adatok helyesek, ahelyett, hogy csak a szállító közlésben kell bíznia. Az ESPR-cikkekre való kifejezett hivatkozás a szerződésben egyértelművé teszi azt is, hogy ezek az egyezmények nem a levegőből merülnek fel, hanem olyan törvényi kötelezettség gyakorlati megvalósítása, amely mindkét félre vonatkozik.

A jogi alapok: az ESPR 38. és 29. cikke

Az (EU) 2024/1781 (ESPR) rendelet 38. cikke kötelezi az ellátási lánc szereplőit arra, hogy kérelemre olyan információt szolgáltassanak, amely szükséges a terméketiketthez való hozzájáruláshoz vagy annak kiegészítéséhez — akár más gazdasági szereplők felé az ellátási láncban, akár a hatáskörrel rendelkező hatóságok felé. Ez a cikk az alapja annak, hogy a beszerzést végző félnek érdeke fűződik a kötelezettség konkrét rögzítéséhez a saját szállítójával kötött szerződésben: a törvény azt szabályozza, hogy mit kell szállítani, a szerződés azt, hogy hogyan. Ugyanez a rendelet 29. cikke az importőrök kötelezettségeit írja le, többek között azt, hogy az anyag piacon való megjelenése előtt ellenőrizze az érvényes követelmények teljesítését, valamint arról dokumentációt vezetnie kell. Az olyan importőr számára, aki az EU-n kívüli gyártótól szerez be berendezést, ez a cikk az oka annak, hogy az adatszállítás szerződésszövege nem fakultatív: az importőr saját felelőssége van, függetlenül attól, hogy a gyártóval szerződésben mit mondtak meg.

Aki most tovább szeretne menni, az addigi vásárlási szerződést ezek a két cikkel szembe tudja helyezni, és megnézheti, hogy szállítási időpontot, adatkészletet, módosítási kötelezettséget és felelősséget már elég konkrétan rögzítette-e — és a szöveget kiegészítheti, amint megjelenik a saját termékkategóriájára vonatkozó delegált jogi aktus.