Hvordan dokumenterer jeg levering af pasgegevens i min indkøbskontrakt?

Leveringspligt og datasæt fastlægges kontraktligt

Indkøbskontrakten fastlægger, hvilke pasportdata leverandøren leverer, i hvilken form, på hvilket tidspunkt i processen, og hvad der sker, hvis data mangler eller viser sig at være forkerte. Det er essensen af aftalen: ikke blot »du leverer de nødvendige data«, men en konkret opgørelse af datakategorier (materialesammensætning, reparationsoplysninger, overensstemmelsesdata og hvad der ellers er relevant for den pågældende produktgruppe), et leveringstidspunkt, der passer til produktionsprocessen (før forsendelse, før markedsføring), og en aftale om opdatering, når noget ændres. Uden denne konkrete udfyldning forbliver den generelle forpligtelse til dataudveksling mellem parter i forsyningskæden en abstrakt størrelse, som er vanskelig at håndhæve ved en tvist. Kontrakten er det instrument, hvorved denne forpligtelse bliver praktisk og håndhævelig mellem parterne selv.

For fabrikanter, importører og deres leverandører — ikke for slutbrugeren

Disse aftaler er relevante mellem parter, der begge spiller en rolle i forsyningskæden for elektronik- eller ICT-apparatur: en fabrikant, der køber komponenter, en importør, der bringer apparatur udenfor EU ind, eller en distributør, der sidder mellem fabrikant og marked. Især importøren, der har en fabrikant uden for EU som leverandør, har interesse i en bindende kontraktuel aftale, fordi importøren selv har ansvar over for markedet og tilsynsmyndigheder, selv hvis dataene faktisk skal komme fra fabrikanten. Dette handler ikke om salgskontrakten med forbrugeren — denne får paspoorten via QR-bæreren på produktet, ikke via en separat kontrakt. Det handler heller ikke om, hvorvidt et produkt er pasportpligtigt; det følger af den delegerede retsakt for hver produktkategori, ikke af indkøbskontrakten. Indkøbskontrakten regulerer kun forholdet mellem den indkøbende og leverende part vedrørende levering af data.

Datoen er endnu ikke fastsat; dataudvekslingspligten gælder dog allerede

Der er endnu ikke fastsat en bestemt dato for, hvornår dette gælder for elektronik- og ICT-apparatur — de delegerede retsakter for hver delkategori forventes på et senere tidspunkt og er endnu ikke offentliggjort. Det, der allerede er fastsat, er den generelle linje fra ESPR selv: aktører i forsyningskæden er forpligtet til at fremlægge de oplysninger, der er nødvendige for at udarbejde eller fuldende produktpasset, hvis de anmodes herom, og importører har selvstændige forpligtelser til at kontrollere, at disse krav er opfyldt, før et produkt bringes på markedet. Disse grundlæggende forpligtelser ligger altså allerede før, uanset den præcise udformning for hver produktkategori. En indkøbskontrakt kan derfor allerede nu udarbejdes eller tilpasses på grundlag af denne generelle linje med det formål at skærpe den senere, når den delegerede retsakt for den specifikke produktgruppe offentliggøres, og det bliver klart, hvilke data, der præcist er obligatoriske.

Hvad dette betyder for læseren: trin for trin

Hvis du nu udfærdiger eller gennemgår en indkøbskontrakt, håndteres dette sædvanligvis i denne rækkefølge. For det første: kortlægge, hvilke oplysninger der forventeligt er nødvendige for den pågældende produktgruppe, på grundlag af det, der allerede kendes herom, uden at vente på, at alle detaljer fastlægges. Dernæst: fastlægge et leveringstidspunkt, der passer til egen indkøbsproces — for eksempel før forsendelse eller før fakturering — så der ikke opstår et hul mellem markedsføringen og tilgængeligheden af oplysningerne. Herefter: indlægge en opdateringspligt for tilfælde, hvor oplysningerne ændres efter levering, med en aftale om, hvordan og inden for hvilken frist leverandøren videregiver det. En ansvarsbegrænsnings- eller fritagelsesklausul er også vigtig, hvis leverandøren leverer urigtige eller ufuldstændige oplysninger, som medfører, at den indkøbende part selv får problemer over for tilsynsmyndighederne. Endelig er en revisionsret eller dokumentationspligt praktisk: retten til at anmode om bevis for, at de leverede oplysninger er korrekte, i stedet for udelukkende at stole på leverandørens meddelelse. En eksplicit henvisning til de relevante ESPR-artikler i kontrakten præciserer desuden, at disse aftaler ikke er uden grund, men en gennemførelse af en juridisk forpligtelse, der påhviler begge parter.

Det juridiske grundlag: artikel 38 og 29 i ESPR'en

Artikel 38 i Forordning (EU) 2024/1781 (ESPR) pålægger aktører i forsyningskæden at stille de oplysninger til rådighed, der er nødvendige for at udfærdige eller fuldstændiggøre produktpasset — såvel over for andre økonomiske aktører i kæden som over for kompetente myndigheder, når der anmodes herom. Denne artikel er grundlaget for, at en indkøbende part har interesse i at konkretisere denne forpligtelse i kontrakten med egen leverandør: loven fastslår, at der skal leveres, kontrakten fastslår, hvordan. Artikel 29 i samme forordning beskriver importørers forpligtelser, herunder at kontrollere, at gældende krav er opfyldt, før et produkt markedsføres, og at opbevare dokumentation herom. For en importør, der henter udstyr fra en producent uden for EU, er denne artikel grunden til, at kontraktlige aftaler om datalevering ikke er frivillige: importøren bærer eget ansvar, uanset hvad der kontraktligt er aftalt med producenten.

Hvis du ønsker at gå videre, kan du lægge den eksisterende indkøbskontrakt ved siden af disse to artikler og undersøge, om leveringstidspunkt, datasæt, opdateringspligt og ansvar allerede er beskrevet tilstrækkeligt konkret — og supplere teksten, så snart den delegerede handling for egen produktkategori offentliggøres.