Quelles données dois-je demander à mon fournisseur d'appareils électroniques ?

Ce que vous devez faire concrètement

Ce que l'on attend de vous

Lorsqu'une entreprise achète des appareils électroniques ou de technologie de l'information auprès d'un fournisseur, elle est in fine responsable elle-même du passeport numérique des produits qui accompagne le produit. L'article 38 du RPDE (Règlement (UE) 2024/1781) établit que les acteurs de la chaîne d'approvisionnement doivent se communiquer mutuellement les données nécessaires pour se conformer au règlement. En pratique, cela fonctionne en fonction de ce qui est demandé à un fournisseur et de la raison pour laquelle.

Les données qui remplissent le contenu du passeport

L'article 10 du RPDE décrit le type d'informations qu'un passeport numérique des produits doit pouvoir contenir : notamment des données sur la composition, l'origine des matériaux, les possibilités de réparation et de recyclage, et les caractéristiques techniques qui sont remplies par groupe de produits via un acte délégué. Pour une entreprise de 10 à 100 salariés, cela signifie que le fournisseur est invité à fournir précisément les données pertinentes pour sa propre catégorie de produits — non pas une description générale du produit, mais les points de données spécifiques que la future réglementation établira pour cette catégorie. Les points de données exacts diffèrent selon le groupe de produits et sont déterminés dans un acte délégué; tant que celui-ci n'existe pas encore, il est judicieux de commencer par inventorier les données que le fournisseur enregistre déjà.

Données exactes au moment de la livraison

Il ne suffit pas qu'un fournisseur ait fourni des données un jour ; les données doivent correspondre au produit tel qu'il est réellement livré. Pour une entreprise de taille moyenne, cela signifie qu'il doit y avoir un moyen établi de vérifier que ce que le fournisseur déclare correspond à la pratique — en particulier lorsqu'un produit est composé de plusieurs pièces provenant de différents sous-traitants. La manière dont ce contrôle est mis en place en pratique est décrite dans comment vérifier si les données de mon fournisseur sont correctes.

Données qui restent accessibles en aval de la chaîne

L'article 38 ne porte pas seulement sur les données elles-mêmes, mais aussi sur le fait que d'autres acteurs de la chaîne d'approvisionnement doivent pouvoir compter sur le fait que l'information reste disponible. Pour une entreprise qui livre elle-même à une partie suivante — un grossiste, une entreprise d'assemblage — cela signifie que le fournisseur est invité non seulement à fournir des données, mais aussi à indiquer pendant combien de temps et de quelle manière ces données resteront à jour et consultables.

Données sur les pièces qui ne proviennent pas directement du fournisseur

Un fournisseur se procure souvent lui-même des pièces auprès de tiers. Pour un importateur ou un fabricant, il est pratiquement pertinent de savoir si son propre fournisseur gère cette sous-traitance ou non, et si les données concernant les sous-traitants sont incluses dans ce qui est demandé. C'est l'un des points où l'aperçu par catégorie de produits devient le plus rapidement flou, surtout si n'a pas été établi à l'avance qui fournit quelles données ; voir mon sous-traitant doit-il également fournir des données pour la fiche produit numérique.

Où cela échoue en pratique

Un certain nombre de situations reviennent régulièrement dans la pratique chez les entreprises qui demandent des données à leur fournisseur pour la première fois.

Le fournisseur fournit des données incomplètes. Souvent, seul est livré ce qui existe déjà — une fiche technique, une déclaration de conformité — sans que cela corresponde à ce que le passeport demande spécifiquement.

Les données sont fournies une fois puis ne sont plus mises à jour. Une modification de produit chez le fournisseur, par exemple un autre sous-traitant pour une pièce, n'est pas automatiquement signalée à la partie qui compile le passeport.

Il n'y a pas d'accord contractuel sur qui fournit quelles données. En cas de différend — ou simplement en cas de confusion — il s'avère que n'a jamais été établi qui est responsable de quelle partie de l'information.

La composition varie selon le lot ou la livraison, sans que n'ait été convenu à l'avance comment cela est traité dans les données. Cela s'applique en particulier aux matières premières ou aux pièces qui ne proviennent pas d'une seule source ; voir mon produit varie par lot comment remplir alors la fiche.

Plusieurs fournisseurs fournissent le même composant, avec différentes données ou un niveau de détail différent, sans qu'il soit convenu comment ces données forment ensemble un seul passeport; voir plusieurs fournisseurs pour un produit.

Ce que vous pouvez documenter

Pour éviter que la demande de données auprès du fournisseur nécessite à chaque fois une improvisation, il est pratique de fixer un certain nombre de points — soit comme document séparé, soit comme partie des accords d'achat existants.

• Une liste des points de données demandés par catégorie de produit, basée sur ce que l'article 10 du ESPR décrit pour cette catégorie, afin que le fournisseur sache ce qui est concrètement attendu.
• Un accord sur la mise à jour des données, incluant le moment où le fournisseur doit signaler une modification du produit.
• Une disposition contractuelle concernant la fourniture des données du passeport, incluse dans le contrat d'achat lui-même au lieu d'une correspondance séparée; voir comment documenter la fourniture des données de la fiche technique numérique dans mon contrat d'achat.
• Une procédure établie pour vérifier les données fournies, afin que les écarts entre ce qui a été indiqué et ce qui est réellement livré soient détectés rapidement.
• Des accords sur les sous-traitants et les sous-fournisseurs, en particulier qui fournit quelle partie des données lorsqu'un fournisseur ne produit pas lui-même tous les composants.
• Une procédure en cas de non-livraison ou de livraison incomplète par le fournisseur, incluant une étape d'escalade; voir mon fournisseur ne livre pas les données — que puis-je faire.

Pour les entreprises qui importent de l'électronique de l'extérieur de l'UE, il y a une couche supplémentaire ici : le rôle d'importateur dans la chaîne d'approvisionnement comporte des obligations propres qui vont au-delà de la simple transmission des données d'un fabricant non européen; ceci est décrit séparément dans ce que signifie le passeport numérique si j'importe de l'électronique en provenance de pays extérieurs à l'Union européenne.

Ce qui manque ici à chaque fois, ce n'est pas tant la volonté de fournir des données, mais une structure établie dans laquelle il a été déterminé à l'avance quelles données, sous quelle forme et à quel moment sont attendues. Cette structure est précisément ce qu'un contrat d'achat ou un modèle fixe de demande de données peut offrir, et elle évite que la question « que dois-je demander à mon fournisseur » soit réinventée à chaque nouveau produit.