Ce date trebuie să cer furnizorului meu de electronica?

Ce trebuie să faceți concret

Ce se așteaptă de la dumneavoastră

Atunci când o persoană achizitionează echipamente electronice sau ICT de la un furnizor, în final aceasta răspunde personal pentru certificatul digital al produsului care însoțește produsul. Articolul 38 din ESPR (Regulamentul (UE) 2024/1781) stabilește că actorii din lanțul de aprovizionare trebuie să se furnizeze reciproc datele necesare pentru a se conforma regulamentului. În practică, acest lucru se realizează prin ceea ce se solicită unui furnizor și motivul pentru care se solicită.

Datele care umplesc conținutul certificatului

Articolul 10 din ESPR descrie ce tip de informații trebuie să poată conține un certificat digital al produsului: între altele, date despre compoziție, proveniența materialelor, posibilități de reparare și reciclare, și caracteristici tehnice care sunt completate pe fiecare grup de produse printr-un act delegat. Pentru o companie cu 10 la 100 de angajați, aceasta înseamnă că furnizorul este solicitat să furnizeze exact acele date care sunt relevante pentru propria categorie de produse — nu o descriere generală a produsului, ci punctele de date specifice pe care le stabilește viitoarea reglementare pentru acea categorie. Exact ce puncte de date sunt, diferă de la grup de produse la grup și se determină într-un act delegat; cât timp acesta nu există încă, este înțelept să se inventarieze din timp ce date înregistrează deja furnizorul.

Date care sunt corecte la momentul livrării

Nu este suficient ca un furnizor să fi furnizat vreodată date; datele trebuie să corespundă cu produsul așa cum este livrat efectiv. Pentru o companie de dimensiuni medii, aceasta înseamnă că trebuie să existe o modalitate stabilă de a verifica dacă ceea ce furnizorul declară se potrivește cu practica — mai ales atunci când un produs constă din mai multe componente de la diferiți subcontractanți. Cum se organizează practic această verificare este descris în cum verific dacă datele furnizorului meu sunt corecte.

Date care rămân accesibile mai departe în lanț

Articolul 38 se concentrează nu numai pe datele în sine, ci și pe faptul că alți actori din lanțul de aprovizionare trebuie să se încredească că informația rămâne disponibilă. Pentru o companie care la rândul ei furnizează unei alte părți — o distribuție en gros, o companie de asamblare — aceasta înseamnă că propriul furnizor este solicitat nu doar să furnizeze date, ci și să indice cât timp și în ce mod acele date rămân actuale și solicitate.

Date despre componente care nu provin direct de la furnizor

Un furnizor procură adesea el însuși componente de la terți. Pentru un importator sau producător este relevant din punct de vedere practic să știe dacă propriul furnizor gestionează sau nu această sub-furnizare, și dacă datele despre subcontractanți sunt incluse în ceea ce se solicită. Acesta este unul dintre punctele în care panorama pe categorie de produse devine cel mai repede neclară, mai ales dacă nu a fost stabilit în prealabil cine furnizează care date; vezi trebuie și subcontractantul meu să furnizeze date ale actului de conformitate al produsului.

Unde lucrurile se petrec greșit în practică

Un număr de situații se repetă în mod constant în practică la companiile care solicită date furnizorului pentru prima dată.

Furnizorul furnizează date incomplete. Adesea se transmite doar ceea ce există deja — o fișă tehnică, o declarație de conformitate — fără a corespunde cu ceea ce certificatul digital solicită specific.

Datele sunt furnizate o singură dată și apoi nu sunt mai actualizate. O modificare a produsului la furnizor, de exemplu un alt sub-furnizor pentru o componentă, nu este transmisă automat părții care asamblează certificatul.

Nu există nicio înțelegere contractuală cu privire la cine furnizează care date. În caz de neînțelegere — sau pur și simplu în caz de neclaritate — se dovedește că nu a fost niciodată stabilit cine este responsabil pentru care parte a informației.

Compoziția variază de la lot la lot sau de la o livrare la alta, fără ca acest lucru să fi fost stabilit în prealabil cum se procesează în date. Aceasta se aplică în special la materiile prime sau componentele care nu provin dintr-o singură sursă; vezi produsul meu variază pe lot cum completez actul de conformitate al produsului.

Mai mulți furnizori furnizează aceeași componentă, cu date diferite sau cu un nivel de detaliu diferit, fără a fi stabilit cum aceste date formează împreună un singur pasaport; vezi mai mulți furnizori pentru un produs.

Ceea ce puteți documenta

Pentru a evita ca solicitarea de date la furnizor să necesite de fiecare dată improvizație, este practic să se stabilească un număr de puncte — ca document separat sau ca parte a acordurilor de achiziție existente.

• O listă cu punctele de date care sunt solicitate pe fiecare categorie de produs, pe baza a ceea ce articolul 10 al ESPR descrie pentru acea categorie, astfel încât furnizorul să știe ce se așteaptă în mod concret.
• Un acord privind actualizarea datelor, inclusiv momentul în care furnizorul trebuie să raporteze o modificare în produs.
• O dispoziție contractuală privind furnizarea datelor pasaportului, inclusă în contractul de achiziție însuși, în loc de a fi în corespondență separată; vezi cum consemn furnizarea datelor pasaportului în contractul meu de achiziție.
• O procedură fixă pentru verificarea datelor furnizate, astfel încât discrepanțele între ceea ce a fost specificat și ceea ce se furnizează efectiv să fie observate la timp.
• Acorduri privind subcontractanții și sub-furnizori, în special cine furnizează ce parte din date atunci când un furnizor nu produce el însuși toate componentele.
• O procedură pentru cazul în care furnizorul nu furnizează deloc sau parțial, inclusiv o etapă de escaladare; vezi furnizorul meu nu furnizează datele — ce pot să fac.

Pentru companiile care importă electronice din afara UE, apare un nivel suplimentar: rolul importatorului în cadrul lanțului de aprovizionare aduce cu sine obligații specifice care depășesc pur și simplu transmiterea datelor unui producător non-european; acest lucru este descris separat în ce înseamnă pasaportul produsului dacă import echipamente electronice din afara Uniunii Europene.

Ceea ce lipsește constant aici nu este atât voința de a furniza date, cât o structură fixă în care s-a stabilit dinainte CE date, în ce formă și la ce moment se așteaptă. Această structură este exact ceea ce un contract de achiziție sau un șablon fix pentru solicitarea de date poate oferi și previne ca întrebarea "ce trebuie să cer de la furnizorul meu" să fie reinventată de fiecare dată cu un produs nou.