Ποια δεδομένα πρέπει να ζητήσω από τον προμηθευτή μου ηλεκτρονικών;

Τι πρέπει να κάνετε συγκεκριμένα

Τι αναμένεται από εσάς

Όταν ένας επιχειρηματίας αγοράζει ηλεκτρονικά ή προϊόντα ICT από έναν προμηθευτή, είναι τελικά ο ίδιος που ευθύνεται για το ψηφιακό διαβατήριο προϊόντος που συνοδεύει το προϊόν. Το Άρθρο 38 της ESPR (Κανονισμός (ΕΕ) 2024/1781) καθορίζει ότι οι δρώντες στην αλυσίδα εφοδιασμού πρέπει να παρέχουν ο ένας στον άλλον τα δεδομένα που απαιτούνται για τη συμμόρφωση με τον κανονισμό. Αυτό λειτουργεί στην πράξη μέσω του τι ζητείται από έναν προμηθευτή και γιατί.

Τα δεδομένα που γεμίζουν ουσιαστικά το διαβατήριο

Το Άρθρο 10 της ESPR περιγράφει ποιος τύπος πληροφοριών πρέπει να μπορεί να περιέχει ένα διαβατήριο προϊόντος: μεταξύ άλλων δεδομένα σχετικά με τη σύνθεση, την προέλευση των υλικών, τις δυνατότητες επισκευής και ανακύκλωσης, και τα τεχνικά χαρακτηριστικά που συμπληρώνονται ανά ομάδα προϊόντων μέσω μιας εξουσιοδοτημένης πράξης. Για μια εταιρεία με 10 έως 100 υπαλλήλους, αυτό σημαίνει ότι ο προμηθευτής καλείται να παρέχει ακριβώς εκείνα τα δεδομένα που είναι σχετικά για τη δική του κατηγορία προϊόντος — όχι μια γενική περιγραφή προϊόντος, αλλά τα συγκεκριμένα σημεία δεδομένων που καθορίζει η μελλοντική νομοθεσία για εκείνη την κατηγορία. Ποια σημεία δεδομένων είναι ακριβώς, διαφέρει ανά ομάδα προϊόντων και καθορίζεται σε μια εξουσιοδοτημένη πράξη; όσο δεν υπάρχει ακόμα, είναι σκόπιμο να καταγράψει κανείς εκ των προτέρων ποια δεδομένα ο προμηθευτής ούτως ή άλλως ήδη καταγράφει.

Δεδομένα που είναι σωστά κατά τη στιγμή της παράδοσης

Δεν αρκεί ότι ένας προμηθευτής έχει κάποτε παρέχει δεδομένα· τα δεδομένα πρέπει να συμφωνούν με το προϊόν όπως παραδίδεται πραγματικά. Για μια μεσαία εταιρεία, αυτό σημαίνει ότι πρέπει να υπάρχει ένας σταθερός τρόπος ελέγχου του αν αυτό που δηλώνει ο προμηθευτής, συμφωνεί με την πράξη — ιδίως όταν ένα προϊόν αποτελείται από πολλαπλά μέρη από διάφορους υπολοχηστές. Ο τρόπος με τον οποίο αυτός ο έλεγχος διεξάγεται πρακτικά, περιγράφεται στο πώς ελέγχω αν τα δεδομένα του προμηθευτή μου είναι σωστά.

Δεδομένα που παραμένουν προσβάσιμα παρακάτω στην αλυσίδα

Το Άρθρο 38 δεν εστιάζεται μόνο στα ίδια τα δεδομένα, αλλά και στο γεγονός ότι άλλοι δρώντες στην αλυσίδα εφοδιασμού πρέπει να μπορούν να εμπιστεύονται ότι οι πληροφορίες παραμένουν διαθέσιμες. Για μια εταιρεία που παράδιδει ξανά σε ένα άλλο μέρος — μια χονδρεμπορική, μια εταιρεία συναρμολόγησης — αυτό σημαίνει ότι ο προμηθευτής ζητείται να παρέχει όχι μόνο δεδομένα, αλλά και να δηλώνει για πόσο καιρό και με ποιον τρόπο τα δεδομένα παραμένουν τρέχοντα και διαθέσιμα.

Δεδομένα σχετικά με εξαρτήματα που δεν προέρχονται απευθείας από τον προμηθευτή

Ένας προμηθευτής συχνά αποκτά ξανά εξαρτήματα από τρίτους. Για έναν εισαγωγέα ή κατασκευαστή είναι πρακτικά σχετικό να γνωρίζει αν ο ίδιος προμηθευτής διαχειρίζεται ή όχι αυτήν την υπο-προμήθεια, και αν τα δεδομένα σχετικά με τους υπο-συνέργατες συμπεριλαμβάνονται σε αυτό που ζητείται. Αυτό είναι ένα από τα σημεία όπου η επισκόπηση ανά κατηγορία προϊόντος γίνεται γρηγορότερα ασαφής, ιδίως αν δεν έχει προηγουμένως καθοριστεί ποιος παρέχει ποια δεδομένα· βλέπε πρέπει και ο υπεργολάβος μου να παρέχει δεδομένα ψηφιακού διαβατηρίου προϊόντος.

Πού πάνε στραβά στην πράξη

Αρκετές καταστάσεις εμφανίζονται ξανά και ξανά στην πράξη σε εταιρείες που ζητούν δεδομένα από τον προμηθευτή τους για πρώτη φορά.

Ο προμηθευτής παρέχει ελλιπή δεδομένα. Συχνά παρέχεται μόνο αυτό που ήδη υπάρχει — ένα τεχνικό φύλλο δεδομένων, μια δήλωση συμμόρφωσης — χωρίς αυτό να συμφωνεί με το τι ζητά συγκεκριμένα το διαβατήριο.

Τα δεδομένα παρέχονται μία φορά και μετά δεν ενημερώνονται. Μια τροποποίηση του προϊόντος στον προμηθευτή, για παράδειγμα ένας διαφορετικός υπολοχηστής για ένα εξάρτημα, δεν επικοινωνείται αυτόματα στο μέρος που συντάσσει το διαβατήριο.

Δεν υπάρχει συμβατική συμφωνία σχετικά με το ποιος παρέχει ποια δεδομένα. Σε περίπτωση διαφοράς — ή απλώς σε περίπτωση ασάφειας — αποδεικνύεται ότι δεν καθοριστηκε ποτέ ποιος είναι υπεύθυνος για ποιο μέρος των πληροφοριών.

Η σύνθεση διαφέρει ανά παρτίδα ή παράδοση, χωρίς αυτό να έχει συμφωνηθεί εκ των προτέρων σχετικά με το πώς αυτό υποχρεώνεται στα δεδομένα. Αυτό ισχύει ιδιαίτερα για πρώτες ύλες ή εξαρτήματα που δεν προέρχονται από μια μόνο πηγή· βλέπε το προϊόν μου διαφέρει ανά παρτίδα πώς συμπληρώνω τότε το διαβατήριο.

Πολλαπλοί προμηθευτές παρέχουν το ίδιο εξάρτημα, με διαφορετικά δεδομένα ή διαφορετικό επίπεδο λεπτομέρειας, χωρίς να έχει συμφωνηθεί πώς αυτά τα δεδομένα αποτελούν ένα ενιαίο διαβατήριο· δείτε πολλαπλοί προμηθευτές για ένα προϊόν.

Τι μπορείτε να καταγράψετε

Για να αποφευχθεί το γεγονός ότι η ζήτηση δεδομένων από τον προμηθευτή να χρειάζεται κάθε φορά αυτοσχεδιασμό, είναι πρακτικό να καθοριστούν ορισμένα σημεία — είτε ως ξεχωριστό έγγραφο είτε ως μέρος υπαρχόντων συμφωνιών αγοράς.

• Ένας κατάλογος των σημείων δεδομένων που ζητούνται ανά κατηγορία προϊόντος, με βάση αυτό που περιγράφει το άρθρο 10 του ESPR για εκείνη την κατηγορία, ώστε ο προμηθευτής να γνωρίζει τι ακριβώς αναμένεται.
• Μια συμφωνία σχετικά με την ενημέρωση των δεδομένων, συμπεριλαμβανομένης της στιγμής στην οποία ο προμηθευτής πρέπει να ανακοινώσει μια αλλαγή στο προϊόν.
• Μια συμβατική διάταξη σχετικά με τη παραλαβή δεδομένων διαβατηρίου, περιλαμβανομένη στο ίδιο το συμβόλαιο αγοράς αντί να βρίσκεται σε χωριστή αλληλογραφία· δείτε πώς καθορίζω την παράδοση δεδομένων διαβατηρίου στο συμβόλαιό μου αγοράς.
• Μια σταθερή διαδικασία ελέγχου των παραδοθέντων δεδομένων, ώστε οι αποκλίσεις μεταξύ αυτού που έχει δηλωθεί και αυτού που παραδίδεται πράγματι να παρατηρηθούν εγκαίρως.
• Συμφωνίες σχετικά με υπεργολάβους και υπο-προμηθευτές, ιδίως σχετικά με το ποιος παραδίδει ποιο μέρος των δεδομένων όταν ένας προμηθευτής δεν παράγει ο ίδιος όλα τα εξαρτήματα.
• Μια διαδικασία για την περίπτωση που ο προμηθευτής δεν παραδίδει ή παραδίδει ατελώς, συμπεριλαμβανομένου ενός βήματος κλιμάκωσης· δείτε ο προμηθευτής μου δεν παραδίδει τα δεδομένα — τι μπορώ να κάνω.

Για τις επιχειρήσεις που εισάγουν ηλεκτρονικά είδη από χώρες εκτός της ΕΕ, υπάρχει ένα επιπλέον επίπεδο: ο ρόλος του εισαγωγέα στην αλυσίδα εφοδιασμού φέρει τις δικές του υποχρεώσεις που υπερβαίνουν την απλή διέλευση δεδομένων από έναν μη ευρωπαϊκό κατασκευαστή· αυτό περιγράφεται ξεχωριστά στο τι σημαίνει το διαβατήριο προϊόντος εάν εισάγω ηλεκτρονικά είδη από έξω της Ευρωπαϊκής Ένωσης.

Αυτό που λείπει κάθε φορά δεν είναι τόσο η βούληση να παραδοθούν δεδομένα, αλλά μια σταθερή δομή στην οποία έχει προσδιοριστεί εκ των προτέρων ποια δεδομένα, σε ποια μορφή και σε ποια στιγμή αναμένονται. Αυτή η δομή είναι ακριβώς αυτό που μπορεί να προσφέρει ένα συμβόλαιο αγοράς ή ένα σταθερό πρότυπο για ζήτηση δεδομένων, και αποτρέπει το ερώτημα «τι πρέπει να ζητήσω από τον προμηθευτή μου» να επανακατασκευάζεται με κάθε νέο προϊόν.