Welche Daten muss ich bei meinem Elektronikhersteller anfordern?

Was Sie konkret tun müssen

Was von Ihnen erwartet wird

Wenn ein Unternehmen Elektronik- oder IKT-Geräte bei einem Lieferanten einkauft, trägt es am Ende selbst die Verantwortung für das digitale Produktpass, das zum Produkt gehört. Artikel 38 der ESPR (Verordnung (EU) 2024/1781) legt fest, dass Akteure in der Lieferkette sich gegenseitig die Daten zur Verfügung stellen müssen, die erforderlich sind, um die Verordnung einzuhalten. In der Praxis funktioniert dies dadurch, was von einem Lieferanten abgefragt wird, und warum.

Die Daten, die den Produktpass inhaltlich ausfüllen

Artikel 10 der ESPR beschreibt, welche Art von Informationen ein Produktpass enthalten kann: unter anderem Daten über Zusammensetzung, Herkunft von Materialien, Reparatur- und Recyclingmöglichkeiten und technische Merkmale, die pro Produktgruppe über einen delegierten Rechtsakt ausgefüllt werden. Für ein Unternehmen mit 10 bis 100 Mitarbeitern bedeutet dies, dass der Lieferant aufgefordert wird, genau jene Daten bereitzustellen, die für die eigene Produktkategorie relevant sind — nicht eine allgemeine Produktbeschreibung, sondern die spezifischen Datenpunkte, die die zukünftige Regelung für diese Kategorie festlegt. Welche Datenpunkte genau relevant sind, unterscheidet sich je nach Produktgruppe und wird in einem delegierten Rechtsaktfestgelegt; solange dieser noch nicht vorliegt, ist es sinnvoll, bereits zu inventarisieren, welche Daten der Lieferant ohnehin schon erfasst.

Daten, die zum Zeitpunkt der Lieferung stimmen

Es reicht nicht aus, dass ein Lieferant irgendwann Daten bereitgestellt hat; die Daten müssen dem Produkt entsprechen, wie es tatsächlich geliefert wird. Für ein mittelständisches Unternehmen bedeutet dies, dass es eine feste Methode geben muss, um zu überprüfen, ob das, was der Lieferant angibt, der Praxis entspricht — besonders wenn ein Produkt aus mehreren Teilen verschiedener Zulieferer besteht. Wie diese Überprüfung praktisch organisiert wird, ist beschrieben in wie überprüfe ich, ob die Daten meines Lieferanten stimmen.

Daten, die auch weiter in der Lieferkette verfügbar bleiben

Artikel 38 befasst sich nicht nur mit den Daten selbst, sondern auch damit, dass andere Akteure in der Lieferkette darauf vertrauen können, dass die Informationen verfügbar bleiben. Für ein Unternehmen, das selbst wieder an eine nächste Partei liefert — einen Großhändler, ein Montageunternehmen — bedeutet dies, dass der eigene Lieferant aufgefordert wird, nicht nur Daten bereitzustellen, sondern auch anzugeben, wie lange und auf welche Weise diese Daten aktuell und abrufbar bleiben.

Daten über Komponenten, die nicht direkt vom Lieferanten stammen

Ein Lieferant bezieht häufig selbst Komponenten von Dritten. Für einen Importeur oder Hersteller ist es praktisch relevant zu wissen, ob der eigene Lieferant diese Unterlieferung selbst verwaltet oder nicht, und ob Daten über Unterauftragnehmer in das einbezogen werden, was abgefragt wird. Dies ist einer der Punkte, an dem die Übersicht pro Produktkategorie am schnellsten unklar wird, besonders wenn nicht vorher festgelegt wurde, wer welche Daten liefert; siehe muss mein Subunternehmer auch Produktpassdaten liefern.

Wo es in der Praxis schiefgeht

Eine Reihe von Situationen tritt in der Praxis immer wieder bei Unternehmen auf, die zum ersten Mal Daten bei ihrem Lieferanten abfragen.

Der Lieferant stellt unvollständige Daten bereit. Oft wird nur bereitgestellt, was bereits vorhanden ist — ein technisches Datenblatt, eine Konformitätserklärung — ohne dass dies dem entspricht, was der Produktpass speziell verlangt.

Daten werden einmalig bereitgestellt und danach nicht mehr aktualisiert. Eine Produktänderung beim Lieferanten, beispielsweise ein anderer Zulieferer für eine Komponente, wird nicht automatisch an die Partei weitergegeben, die den Produktpass zusammenstellt.

Es gibt keine vertragliche Vereinbarung darüber, wer welche Daten liefert. Im Falle eines Streits — oder einfach bei Unklarheit — stellt sich heraus, dass nie festgelegt wurde, wer für welchen Teil der Informationen verantwortlich ist.

Die Zusammensetzung variiert je nach Charge oder Lieferung, ohne dass vorher festgelegt wurde, wie dies in den Daten verarbeitet wird. Dies betrifft insbesondere Rohstoffe oder Komponenten, die nicht aus einer einzigen Quelle stammen; siehe mein Produkt wechselt pro Charge, wie fülle ich dann den Pass aus.

Mehrere Lieferanten liefern die gleiche Komponente, mit unterschiedlichen Daten oder unterschiedlichem Detaillierungsgrad, ohne festzulegen, wie diese Daten zusammen ein Passiport bilden; siehe mehrere Lieferanten für ein Produkt.

Was Sie dokumentieren können

Um zu vermeiden, dass die Abfrage von Daten beim Lieferanten jedes Mal von Neuem improvisiert werden muss, ist es praktisch, eine Reihe von Punkten festzulegen — entweder als separates Dokument oder als Teil bestehender Einkaufsvereinbarungen.

• Eine Liste mit den Datenpunkten, die pro Produktkategorie abgefragt werden, basierend auf dem, was Artikel 10 der ESPR für diese Kategorie beschreibt, damit der Lieferant weiß, was konkret erwartet wird.
• Eine Vereinbarung über die Aktualisierung von Daten, einschließlich des Zeitpunkts, zu dem der Lieferant eine Änderung am Produkt melden muss.
• Eine vertragliche Bestimmung über die Bereitstellung von Passiportdaten, aufgenommen in den Einkaufsvertrag selbst statt in separate Korrespondenz; siehe wie halte ich die Lieferung von Passdaten in meinem Einkaufsvertrag fest.
• Ein festes Verfahren zur Überprüfung der bereitgestellten Daten, so dass Abweichungen zwischen dem, was angegeben wurde, und dem, was tatsächlich geliefert wird, rechtzeitig erkannt werden.
• Vereinbarungen über Unterauftragnehmer und Unterlieferanten, insbesondere wer welchen Teil der Daten liefert, wenn ein Lieferant nicht alle Komponenten selbst herstellt.
• Ein Verfahren für den Fall, dass der Lieferant nicht oder unvollständig liefert, einschließlich einer Eskalationsstufe; siehe mein Lieferant liefert die Daten nicht — was kann ich tun.

Für Unternehmen, die Elektronik von außerhalb der EU importieren, kommt hier eine zusätzliche Ebene hinzu: die Rolle des Einführers in der Lieferkette bringt eigene Verpflichtungen mit sich, die über die reine Weitergabe von Daten eines außereuropäischen Herstellers hinausgehen; dies wird separat beschrieben in was bedeutet das Produktpass wenn ich Elektronik von außerhalb der Europäischen Union einführe.

Was hier immer wieder fehlt, ist nicht so sehr der Wille, Daten bereitzustellen, sondern eine feste Struktur, in der vorher festgelegt ist, WELCHE Daten, in welcher Form und zu welchem Zeitpunkt erwartet werden. Diese Struktur ist genau das, was ein Einkaufsvertrag oder eine feste Vorlage für Datenabfragen bieten kann, und verhindert, dass die Frage „was muss ich bei meinem Lieferanten abfragen