Mange virksomheder, der forbereder sig på det digitale produktpaspoort, vil først og fremmest vide én ting: hvor lang tid tager det at få det i orden for mine produkter? Der findes intet kort svar, fordi forordningen selv ikke foreskriver en fast gennemløbstid for udarbejdelsen af et paspoort. Hvad der derimod er sikker, er at den tid, du har brug for, i stort omfang bestemmes af, hvor fuldstændig og tilgængelig dine produktdata allerede er, og ikke af en lovmæssig tidsfrist, der løber ens for alle virksomheder.
I praksis viser det sig, at gennemløbstiden varierer meget fra virksomhed til virksomhed. En producent, der allerede struktureret fører oplysninger om materialer, reparationsoplysninger og oprindelsen af dele, er relativt hurtigt færdig med at levere data til et paspoort. En virksomhed, der stadig skal indhente disse oplysninger hos forskellige leverandører, møder ofte uger eller måneders forsinkelse, før alle data er fuldstændige og kontrollerede.
Hvad der bestemmer gennemløbstiden i praksis
Den tid, der kræves til et paspoort, afhænger ikke af ét trin, men af en række trin, der løber efter hinanden eller parallelt. Først skal det være klart, hvilke data forordningen præcist kræver for din produktkategori; det varierer pr. delkategori og fastsættes i en delegeret retsakt, som Europa-Kommissionen offentliggør pr. kategori. Derefter følger indsamlingen af disse data inden for egen organisation og ofte hos leverandører længere nede i kæden. Først når disse data er fuldstændige og kontrollerbare, kan pasaportet samles og forbindes med QR-koden, der kommer på eller ved produktet. Mere om, hvordan delkategorier og de tilhørende krav opstår, kan du læse i videnbanken med forklaring pr. emne.
Virksomheder, der starter med denne proces for første gang, undervurderer ofte den tid, der er nødvendig til tredje del: kontrollen af data, der kommer fra flere parter. En importør, der modtager komponenter fra tre forskellige producenter, har normalt betydeligt mere koordinering brug for at komme til ét sammenhængende paspoort end en virksomhed med én leverandør. Det er ikke noget, forordningen foreskriver, men det møder næsten hver virksomhed, så snart egen kæde består af flere led.
Hvor processen i praksis ofte løber fast
De fleste forsinkelser opstår ikke ved udarbejdelsen af selve pasaportet, men ved indsamlingen af pålidelige kildedata. Leverandører fører nogle gange data i et andet format, eller leverer ufuldstændige oplysninger om oprindelsen og sammensætningen af dele. Intern koordinering mellem indkøb, kvalitet og compliance tager også tid, især når ingen i organisationen tidligere har været ansvarlig for denne type data.
En anden forhindring er uklarhed om, hvem i kæden, der har hvilken rolle. Når det ikke er klart, om din virksomhed optræder som producent, importør eller bemyndiget repræsentant, er det heller ikke øjeblikkeligt tydeligt, hvem der skal levere og kontrollere hvilke data. Den samtale fører du bedst tidligt i processen, ikke først efter at dataene allerede er indsamlet. Svar på hyppigt stillede spørgsmål herom, såsom hvem der udfylder hvilken rolle, finder du i oversigten med ofte stillede spørgsmål.
Hvornår du kan starte med denne proces
De delegerede handlinger, som for hver produktkategori fastlægger de nøjagtige krav, forventes i henhold til Kommissionens arbejdsplan fra 2027; for elektronik og ICT-udstyr forventes forpligtelsen omkring 2030, men denne dato er endnu ikke fastsat. Det betyder ikke, at venten er den eneste mulighed. Indsamling og strukturering af produktdata og kortlægning af egen rolle i værdikæden kan allerede påbegyndes, før de nøjagtige krav pr. kategori er officielt offentliggjort. Den, der har dette grundlag i orden, behøver kun at tilføje de sidste, kategorispefifikke dele ved offentliggørelse af handlingen. Hvordan samlingen af et paspoort forløber trin for trin, og hvilken del heraf, der ligger hos jer som leverandør, kan I se på siden, der forklarer processen.
Hvad I allerede nu kan gøre for at spare tid
Det lønner sig at starte tidligt med de data, der næsten helt sikkert kommer til at indgå i hvert paspoort: oprindelsen af materialer, reparations- og vedligeholdelsesinformation og data om leverandørerne i jeres værdikæde. Det hjælper også allerede nu at bestemme, hvem inden for jeres organisation, der bliver ansvarlig for at vedligeholde og holde disse data ajour, da et paspoort efter offentliggørelse af kravene ikke er en engangsaktivitet, men skal være korrekt hele produktets levetid.
For jer egen situation og for de nøjagtige terminer, så snart de er fastsat pr. produktkategori, er den officielle tekst i forordningen og den tilhørende delegerede handling den bindende kilde. Hvis I er i tvivl om jeres særlige tilfælde, kan I bedst forelægge dette for en jurist eller den relevante tilsynsmyndighed.
Begynd med en indikation af jeres situation
Vil I vide, hvor I cirka står for jeres egne produkter, uden straks at skulle gennemarbejde en helt dossier? Udfør den gratis quick-scan og få i et par spørgsmål en indikation af jeres situation, eller bladr gennem emnerne i videnbanken for at se, hvilke trin der er relevante for jeres situation.