Molti imprenditori che si preparano al passaporto digitale del prodotto vogliono soprattutto sapere una cosa: quanto tempo occorre per mettere tutto in ordine per i miei prodotti? Non esiste una risposta breve, perché il regolamento stesso non prescrive un termine fisso per l'elaborazione di un passaporto. Quello che è certo è che il tempo di cui avete bisogno è determinato in gran parte da quanto complete e accessibili siano già i vostri dati di prodotto, e non da un cronometro legale che funziona allo stesso modo per ogni azienda.
In pratica, il tempo di elaborazione varia notevolmente da azienda ad azienda. Un produttore che già mantiene i dati sui materiali, le informazioni sulla riparazione e l'origine dei componenti in modo strutturato, è relativamente veloce nel fornire i dati per un passaporto. Un'azienda che deve ancora raccogliere queste informazioni presso diversi fornitori spesso affronta ritardi di settimane o mesi prima che tutti i dati siano completi e verificati.
Cosa determina il tempo di elaborazione nella pratica
Il tempo necessario per un passaporto non dipende da un singolo step, ma da una serie di fasi che si svolgono successivamente o in parallelo. In primo luogo, deve essere chiaro quali dati il regolamento richiede esattamente per la vostra categoria di prodotto; questo varia a seconda della sottocategoria ed è stabilito in un atto delegato che la Commissione europea pubblica per ogni categoria. Successivamente viene la raccolta di tali dati all'interno dell'organizzazione propria e, spesso, presso i fornitori lungo la catena. Solo quando questi dati sono completi e verificabili, il passaporto può essere compilato e collegato al codice QR che viene affisso su o accanto al prodotto. Per ulteriori informazioni su come le sottocategorie e i relativi requisiti vengono sviluppati, leggete la knowledge base con spiegazioni per argomento.
Le aziende che affrontano questo processo per la prima volta spesso sottovalutano il tempo necessario per la terza parte: la verifica dei dati provenienti da più parti. Un importatore che si approvvigiona di componenti da tre diversi produttori solitamente ha bisogno di una coordinazione significativamente maggiore per arrivare a un unico passaporto completo rispetto a un'azienda con un solo fornitore. Non è qualcosa che il regolamento prescrive, ma quello che quasi tutte le aziende incontrano non appena la propria catena è composta da più anelli.
Dove il processo spesso rimane bloccato nella pratica
La maggior parte dei ritardi non derivano dalla compilazione del passaporto stesso, ma dalla raccolta di dati di fonte affidabili. I fornitori a volte mantengono i dati in un formato diverso, o forniscono informazioni incomplete su origine e composizione dei componenti. Anche il coordinamento interno tra acquisti, qualità e conformità richiede tempo, soprattutto quando nessuno nell'organizzazione è stato precedentemente responsabile di questo tipo di dati.
Un secondo ostacolo è l'incertezza su chi nella catena ha quale ruolo. Quando non è chiaro se la vostra azienda agisce come produttore, importatore o mandatario, non è neppure immediatamente chiaro chi deve fornire e verificare quali dati. È meglio affrontare questa discussione presto nel processo, non dopo che i dati sono già stati raccolti. Le risposte alle domande frequenti su questo argomento, come chi ricopre quale ruolo, si trovano nella panoramica delle domande frequenti.
Quando potete iniziare questo processo
Gli atti delegati che fissano i requisiti esatti per categoria di prodotto dovrebbero essere pubblicati a partire dal 2027 secondo il piano di lavoro della Commissione; per le apparecchiature di elettronica e ICT l'obbligo è previsto intorno al 2030, ma tale data non è ancora definitiva. Ciò non significa che l'attesa sia l'unica opzione. La raccolta e la strutturazione dei dati dei prodotti, e il mappare il proprio ruolo nella catena di approvvigionamento, possono iniziare prima che i requisiti esatti per categoria siano ufficialmente pubblicati. Chi ha messo in ordine questa base, al momento della pubblicazione dell'atto dovrà solo ancora aggiungere le ultime parti specifiche della categoria. Come procede passo dopo passo la compilazione di un passaporto, e quale parte di essa ricade su di voi come fornitore, lo potete vedere su la pagina che illustra il processo.
Cosa potete già fare ora per risparmiare tempo
Vale la pena iniziare presto con i dati che molto probabilmente saranno presenti in ogni passaporto: provenienza dei materiali, informazioni sulla riparazione e la manutenzione, e dati sui fornitori nella vostra catena di approvvigionamento. Aiuta anche determinare ora chi all'interno della vostra organizzazione sarà responsabile del mantenimento e dell'aggiornamento di questi dati, poiché un passaporto dopo la pubblicazione dei requisiti non è un'azione una tantum ma deve rimanere accurato per tutta la durata del prodotto.
Per la propria situazione, e per i termini esatti una volta stabiliti per categoria di prodotto, il testo ufficiale del regolamento e l'atto delegato ad esso associato rimangono la fonte vincolante. In caso di dubbio sulla vostra situazione specifica, è meglio sottoporla a un avvocato o all'autorità di vigilanza competente.
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