Wielu przedsiębiorców przygotowujących się do cyfrowego paszportu produktu chce przede wszystkim wiedzieć jedno: ile czasu zajmie przygotowanie tego dla moich produktów? Krótka odpowiedź nie istnieje, ponieważ sam rozporządzenie nie określa stałego czasu realizacji na opracowanie paszportu. Natomiast to, co jest pewne, to fakt, że czas, którego Państwo potrzebują, jest w dużej mierze określony przez to, jak kompletne i dostępne są już Państwa dane produktu, a nie przez ustawowy wymóg czasowy, który byłby jednakowy dla każdego przedsiębiorstwa.
W praktyce czas realizacji znacznie różni się między przedsiębiorstwami. Producent, który już strukturalnie przechowuje dane materiałowe, informacje o naprawach i pochodzenie części, jest stosunkowo szybko gotów do dostarczenia danych na paszport. Przedsiębiorstwo, które musi zebrać te informacje od różnych dostawców, często napotyka opóźnienia w ciągu tygodni lub miesięcy, zanim wszystkie dane będą kompletne i zweryfikowane.
Co w praktyce określa czas realizacji
Czas potrzebny na paszport nie zależy od jednego kroku, ale od szeregu kroków, które następują po sobie lub przebiegają równolegle. Najpierw musi być jasne, jakie dokładnie dane rozporządzenie wymaga dla Państwa kategorii produktu; różni się to w zależności od podkategorii i jest określone w akcie delegowanym, który Komisja Europejska publikuje dla każdej kategorii. Następnie następuje zbieranie tych danych w obrębie własnej organizacji i, często, u dostawców w łańcuchu dostaw. Dopiero gdy te dane będą kompletne i możliwe do sprawdzenia, można opracować paszport i połączyć go z kodem QR, który pojawi się na produkcie lub przy produkcie. Więcej informacji na temat tego, jak powstają podkategorii i związane z nimi wymagania, można znaleźć w bazie wiedzy z wyjaśnieniami na każdy temat.
Przedsiębiorstwa rozpoczynające to postępowanie po raz pierwszy często niedoceniają czasu potrzebnego na trzecią część: weryfikację danych pochodzących z wielu stron. Importer, który pozyskuje części od trzech różnych producentów, zwykle potrzebuje znacznie więcej koordynacji, aby osiągnąć jeden spójny paszport, niż przedsiębiorstwo mające jednego dostawcę. To nie jest coś, co rozporządzenie nakazuje, ale to, co napotyka praktycznie każde przedsiębiorstwo, gdy jego łańcuch dostaw składa się z wielu ogniw.
Gdzie postępowanie w praktyce często się zatrzymuje
Większość opóźnień nie wynika z samego opracowania paszportu, ale ze zbierania wiarygodnych danych źródłowych. Dostawcy czasami przechowują dane w innym formacie lub dostarczają niepełne informacje o pochodzeniu i składzie części. Również wewnętrzna koordynacja między zakupami, kontrolą jakości i zgodnością wymaga czasu, zwłaszcza gdy nikt w organizacji wcześniej nie odpowiadał za tego typu dane.
Drugą przeszkodą jest brak jasności co do tego, kto w łańcuchu dostaw pełni jaką rolę. Gdy nie jest jasne, czy Państwa przedsiębiorstwo działa jako producent, importer lub upoważniony reprezentant, nie jest również od razu jasne, kto musi dostarczyć i sprawdzić jakie dane. Tę rozmowę najlepiej przeprowadzić wcześnie w procesie, a nie dopiero po zebraniu danych. Odpowiedzi na często zadawane pytania na ten temat, takie jak kto pełni jaką rolę, można znaleźć w przeglądzie często zadawanych pytań.
Kiedy możecie zacząć to postępowanie
Delegowane akty wykonawcze, które określają dokładne wymogi dla każdej kategorii produktu, są zgodnie z planem pracy Komisji oczekiwane od 2027 r.; dla urządzeń elektronicznych i ICT obowiązek oczekiwany jest około 2030 r., ale ta data nie jest jeszcze ustalona. Nie oznacza to, że czekanie jest jedyną opcją. Zbieranie i strukturyzowanie danych produktu oraz mapowanie własnej roli w łańcuchu dostaw można już rozpocząć przed opublikowaniem dokładnych wymogów dla poszczególnych kategorii. Kto ma już tę podstawę w porządku, musi przy publikacji aktu tylko dodać ostatnie, specyficzne dla kategorii części. Jak przebiegać będzie krok po kroku kompilacja paszportu i która część z tego przypada na Państwa jako dostawcę, zobaczycie na stronie wyjaśniającej proces.
Co możecie już teraz zrobić, aby zaoszczędzić czas
Warto zacząć wcześnie od danych, które prawie na pewno pojawią się w każdym paszporcie: pochodzenie materiałów, informacje o naprawie i konserwacji oraz dane o dostawcach w Państwa łańcuchu. Pomaga również już teraz określić, kto w Państwa organizacji będzie odpowiedzialny za prowadzenie i aktualizowanie tych danych, ponieważ paszport po opublikowaniu wymogów nie jest działaniem jednorazowym, ale musi pozostać dokładny przez cały okres eksploatacji produktu.
W przypadku Państwa konkretnej sytuacji i dokładnych terminów, gdy będą ustalane dla poszczególnych kategorii produktów, obowiązującym źródłem jest oficjalny tekst rozporządzenia i towarzyszącego mu aktu delegowanego. W razie wątpliwości dotyczących Państwa konkretnego przypadku najlepiej przedłożyć to prawnikowi lub właściwemu organowi nadzoru.
Zacznij od wskazania Państwa sytuacji
Chcą Państwo wiedzieć, gdzie mniej więcej stoicie w przypadku Państwa własnych produktów, bez konieczności od razu przerabiania całego dossier? Wykonajcie bezpłatny szybki scan i uzyskajcie w kilka pytań wskazanie Państwa sytuacji, lub przejrzyjcie tematy w bazie wiedzy, aby zobaczyć, które kroki są istotne dla Państwa sytuacji.