Många företagare som förbereder sig för det digitala produktpasset vill framför allt veta en sak: hur mycket tid tar det att få detta i ordning för mina produkter? Det finns inget kort svar, eftersom förordningen själv inte föreskriver någon fast genomloppstid för sammanställningen av ett pass. Vad som däremot är fastslaget är att den tid som du behöver till stor del bestäms av hur fullständig och tillgänglig dina produktuppgifter redan är, och inte av en lagstadgad stoppur som löper på samma sätt för varje företag.
I praktiken visar det sig att genomloppstiden skiljer sig mycket från företag till företag. En tillverkare som redan strukturerat håller reda på materialuppgifter, reparationsinformation och ursprung för komponenter är relativt snabbt klar med att lämna in uppgifter för ett pass. Ett företag som fortfarande måste hämta denna information från olika leverantörer möter ofta veckor eller månaders förseningar innan alla uppgifter är fullständiga och kontrollerade.
Vad som bestämmer genomloppstiden i praktiken
Den tid som krävs för ett pass beror inte på ett steg, utan på en serie steg som löper efter varandra eller parallellt. Först måste det vara klart vilka uppgifter som förordningen exakt kräver för din produktkategori; detta skiljer sig åt per dellista och fastställs i en delegerad handling som Europeiska kommissionen publicerar per kategori. Därefter följer insamlingen av dessa uppgifter inom den egna organisationen och ofta hos leverantörer längre fram i kedjan. Först när dessa uppgifter är fullständiga och verifierbara kan passet sammanställas och kopplas till den QR-kod som placeras på eller vid produkten. Läs mer om hur dellistor och tillhörande krav utvecklas i kunskapsbanken med förklaringar per ämne.
Företag som påbörjar denna process för första gången underskattar ofta den tid som krävs för den tredje delen: kontroll av uppgifter som kommer från flera parter. En importör som upphandlar komponenter från tre olika tillverkare behöver vanligtvis betydligt mer samordning för att nå ett enhetligt pass än ett företag med en leverantör. Det är inte något som förordningen föreskriver, men det är något som nästan varje företag möter så snart den egna kedjan består av flera led.
Var processen ofta fastnar i praktiken
De flesta förseningar uppstår inte vid upprättandet av själva passet, utan vid insamlingen av pålitliga källdata. Leverantörer hanterar ibland uppgifter i ett annat format, eller lämnar ofullständig information om ursprung och sammansättning av komponenter. Även intern samordning mellan inköp, kvalitet och regelefterlevnad tar tid, särskilt när ingen i organisationen tidigare var ansvarig för denna typ av uppgifter.
Ett andra hinder är otydlighet om vem i kedjan som har vilken roll. När det inte är fastslaget om ditt företag agerar som tillverkare, importör eller auktoriserad representant är det heller inte omedelbar klar vem som måste lämna in och kontrollera vilka uppgifter. Den diskussionen för du bäst tidigt i processen, inte först efter att uppgifterna redan samlats in. Svar på vanliga frågor om detta, såsom vem som fyller vilken roll, hittar du i översikten med vanliga frågor.
När du kan börja denna process
De delegerade åtgärderna som per produktkategori fastställer de exakta kraven förväntas enligt Kommissionens arbetsplan från 2027; för elektronik och ICT-utrustning förväntas skyldigheten omkring 2030, men det datumet är ännu inte fastställt. Det betyder inte att väntan är det enda alternativet. Insamlingen och struktureringen av produktdata, och kartläggningen av din egen roll i kedjan, kan redan börja innan de exakta kraven per kategori officiellt är publicerade. Den som har denna grund i ordning behöver vid publicering av åtgärden bara lägga till de sista, kategorispecifika delarna. Hur sammansättningen av ett passeport förlopp steg för steg, och vilken del av det som ligger hos er som tillhandahållare, ser ni på sidan som förklarar processen.
Vad du redan nu kan göra för att spara tid
Det lönar sig att börja tidigt med de data som med säkerhet kommer att förekomma i varje passeport: ursprunget för material, reparations- och underhållsinformation, och uppgifter om leverantörerna i er kedja. Det hjälper också att redan nu bestämma vem inom er organisation som blir ansvarig för att upprätthålla och hålla dessa data aktuella, eftersom ett passeport efter publicering av kraven inte är en engångsaktion utan måste förbli korrekt under produktens livslängd.
För er egen situation, och för de exakta tidsfristerna när de väl är fastställda per produktkategori, är den officiella texten i förordningen och motsvarande delegerad handling den bindande källan. Om du är osäker på din specifika situation kan du bäst lägga detta fram för en jurist eller den behörig tillsynsmyndigheten.
Börja med en indikation av er situation
Vill ni veta ungefär var ni står för era egna produkter, utan att behöva gå igenom ett helt dossier direkt? Gör den kostnadsfria snabbscanningen och få på ett par frågor en indikation av er situation, eller bläddra genom ämnena i kunskapsbanken för att se vilka steg som är relevanta för er situation.