De nombreux entrepreneurs qui se préparent au digital product passport veulent surtout savoir une chose: combien de temps faudra-t-il pour mettre cela en ordre pour mes produits? Il n'existe pas de réponse courte, car le règlement lui-même ne prescrit pas de délai fixe pour l'établissement d'un passeport. Ce qui est certain, c'est que le temps dont vous avez besoin est largement déterminé par l'exhaustivité et l'accessibilité de vos données produit, et non par un chronomètre légal qui fonctionne de la même manière pour chaque entreprise.
En pratique, la durée varie considérablement d'une entreprise à l'autre. Un fabricant qui tient déjà à jour de manière structurée les données matérielles, les informations de réparation et la provenance des pièces est relativement rapide pour la fourniture de données pour un passeport. Une entreprise qui doit encore recueillir ces informations auprès de différents fournisseurs fait souvent face à des retards de plusieurs semaines ou mois avant que toutes les données soient complètes et vérifiées.
Ce qui détermine en pratique la durée du traitement
Le temps nécessaire pour un passeport ne dépend pas d'une seule étape, mais d'une série d'étapes qui se déroulent successivement ou en parallèle. D'abord, il faut clarifier exactement quelles données le règlement demande pour votre catégorie de produit; cela varie selon la sous-catégorie et est défini dans un acte délégué que la Commission européenne publie par catégorie. Ensuite, il faut collecter ces données au sein de votre propre organisation et, souvent, auprès des fournisseurs en aval de la chaîne. Ce n'est qu'une fois ces données complètes et vérifiables que le passeport peut être établi et lié au code QR qui figure sur le produit ou à proximité. Pour en savoir plus sur la manière dont les sous-catégories et les exigences connexes sont élaborées, lisez la base de connaissances avec des explications par sujet.
Les entreprises qui commencent ce processus pour la première fois sous-estiment souvent le temps nécessaire pour la troisième partie: la vérification des données provenant de plusieurs parties. Un importateur qui s'approvisionne en pièces auprès de trois fabricants différents a généralement besoin d'une coordination considérablement plus importante pour parvenir à un seul passeport cohérent qu'une entreprise ayant un seul fournisseur. Ce n'est pas quelque chose que le règlement prescrit, mais ce que presque chaque entreprise rencontre dès que sa propre chaîne comprend plusieurs acteurs.
Où le processus s'enlise souvent en pratique
La plupart des retards ne surviennent pas lors de l'établissement du passeport lui-même, mais lors de la collecte de données source fiables. Les fournisseurs conservent parfois les données dans un format différent ou fournissent des informations incomplètes sur la provenance et la composition des pièces. La coordination interne entre les achats, la qualité et la conformité prend également du temps, surtout quand personne dans l'organisation n'était auparavant responsable de ce type de données.
Un deuxième obstacle est le manque de clarté sur les rôles de chacun dans la chaîne. Lorsqu'il n'est pas établi si votre entreprise agit en tant que fabricant, importateur ou mandataire, il n'est pas non plus immédiatement clair qui doit fournir et vérifier quelles données. C'est une conversation que vous feriez mieux d'engager tôt dans le processus, et non après que les données aient déjà été collectées. Les réponses aux questions fréquemment posées à ce sujet, notamment sur les rôles de chacun, se trouvent dans l'aperçu des questions fréquemment posées.
Quand pouvez-vous commencer ce processus
Les actes délégués qui fixent les exigences précises par catégorie de produits sont attendus à partir de 2027 selon le plan de travail de la Commission ; pour les équipements électroniques et ICT, l'obligation est attendue vers 2030, mais cette date n'est pas encore confirmée. Cela ne signifie pas que l'attente est la seule option. La collecte et la structuration des données de produits, ainsi que la cartographie de votre propre rôle dans la chaîne, peuvent déjà commencer avant la publication officielle des exigences précises par catégorie. Celui qui a mis en ordre cette base n'aura plus qu'à ajouter les derniers éléments spécifiques à la catégorie lors de la publication de l'acte. Vous verrez comment l'élaboration d'un passeport se déroule étape par étape et quelle partie relève de vous en tant que fournisseur sur la page qui explique le processus.
Ce que vous pouvez déjà faire pour gagner du temps
Il est judicieux de commencer tôt par les données qui figureront très probablement dans chaque passeport : l'origine des matériaux, les informations de réparation et de maintenance, et les données concernant les fournisseurs de votre chaîne. Il est également utile de déterminer dès maintenant qui au sein de votre organisation sera responsable de la tenue et de la mise à jour de ces données, puisqu'après la publication des exigences, un passeport n'est pas une action ponctuelle mais doit rester exact pendant toute la durée de vie du produit.
Pour votre situation particulière et pour les délais précis une fois qu'ils seront fixés par catégorie de produits, le texte officiel du règlement et l'acte délégué correspondant restent la source contraignante. En cas de doute concernant votre cas spécifique, il est préférable de le soumettre à un juriste ou à l'autorité de contrôle compétente.
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