Sok vállalkozó, amely felkészül a digitális termékútlevélre, elsősorban egy dolgot szeretne tudni: mennyi idő szükséges ahhoz, hogy termékeihez ezt rendbe tegyem? Rövid válasz nincs, mert a rendelet maga nem írja elő az útlevél összeállításához szükséges rögzített átfutási időt. Ami azonban biztos, hogy a szükséges időt nagyrészt az határozza meg, hogy termékadatai mennyire teljesek és hozzáférhetők már most, és nem egy olyan jogi stopóra, amely minden vállalkozásnál azonos módon működik.
A gyakorlatban az átfutási idő vállalkozásonként nagyon eltérő. Az a gyártó, amely anyagadatokat, javítási információkat és alkatrészek származási helyét már strukturáltan nyilvántartja, az útlevélhez szükséges adatok szolgáltatásakor viszonylag gyorsan elkészül. Az a vállalkozás, amely ezt az információt még különféle beszállítóktól kell begyűjtse, gyakran hetek vagy hónapok késedelemmel szembesül, mielőtt az összes adat teljes és ellenőrzött lenne.
Mi határozza meg az átfutási időt a gyakorlatban
Az útlevélhez szükséges idő nem egy lépéstől függ, hanem olyan lépések sorozatától, amelyek egymás után vagy párhuzamosan futnak le. Először világossá kell tenni, hogy a rendelet termékének kategóriájához pontosan mely adatokat kéri; ez kategóriánként eltérő és egy olyan delegált jogi aktusban kerül rögzítésre, amelyet az Európai Bizottság kategóriánként tesz közzé. Ezt követően ezeknek az adatoknak az összegyűjtése következik a saját szervezeten belül és gyakran a lánc végén lévő beszállítóknál. Csak akkor, amikor ezek az adatok teljesek és ellenőrizhetők, állítható össze az útlevél és összekapcsolható a QR-kóddal, amely a terméken vagy annak mellett található. Bővebb információ a alkategóriákról és a kapcsolódó követelményekről az alábbi helyen olvasható: a tudásbázis, amely témánként magyarázatot tartalmaz.
Az olyan vállalkozások, amelyek először kezdenek meg ezzel a folyamattal, gyakran alábecsülik azt az időt, amely a harmadik összetevőhöz szükséges: a több fél által szállított adatok ellenőrzésére. Egy importőr, amely három eltérő gyártótól szállít alkatrészeket, általában jelentősen több koordinációra szorul ahhoz, hogy egy lezárt útlevélhez jusson, mint egy olyan vállalkozás, amely egyetlen beszállítóval rendelkezik. Ez nem valami, amit a rendelet előír, hanem amit szinte minden vállalkozás tapasztal, amint a saját lánc több részből áll.
Ahol a folyamat a gyakorlatban gyakran elakad
A legtöbb késedelem nem az útlevél összeállításakor fordul elő, hanem a megbízható forrásadatok összegyűjtésénél. A beszállítók néha más formátumban tartják nyilván az adatokat, vagy hiányos információt szolgáltatnak az alkatrészek származási helyéről és összetételéről. A szervezeten belüli belső koordináció a beszerzés, a minőség és a megfelelőség között szintén időigényes, különösen akkor, ha korábban senki sem volt felelős az ilyen típusú adatokért a szervezetben.
Egy második akadály a tisztázatlanság abban, hogy ki játszik szerepet a lánc melyik pontján. Amikor nem tisztázott, hogy vállalkozása gyártóként, importőrként vagy meghatalmazottként működik-e, az sem azonnal világos, kinek mely adatokat kell szolgáltatnia és ellenőriznie. Ez a beszélgetés a folyamat korai szakaszában legcélszerűbb, nem azt követően, hogy az adatok már összegyűjtésre kerültek. Az erre vonatkozó gyakran feltett kérdésekre adott válaszok, például aki melyik szerepet tölti be, az alábbi helyen találhatók: a gyakran feltett kérdésekről szóló összefoglalás.
Mikor kezdheti meg ezt a folyamatot
A Bizottság munkaprogrammja szerint a termékkategóriánként az egzakt követelményeket meghatározó delegált jogi aktusok 2027-től várhatóak; az elektronikus és ICT-berendezésekre vonatkozóan a kötelezettség körülbelül 2030-ra várható, de ez a dátum még nem rögzített. Ez nem jelenti azt, hogy a várakozás az egyetlen lehetőség. A termékadatok gyűjtése és strukturálása, valamint a saját szerep a láncban való feltérképezése már megkezdődhet, mielőtt az egzakt követelmények kategóriánként hivatalosan közzétételre kerülnének. Aki ezt az alapot rendben hagyja, a jogi aktus közzétételekor csak az utolsó, kategóriaspezifikus elemeket kell hozzáadnia. Az elektropas.com weboldal alapján az passzportok összeállítása lépésről lépésre hogyan zajlik, és hogy az Ön szállítójaként mely rész tartozik az Önhöz, az az oldal mutatja be, amely a folyamatot ismerteti.
Mit tehet most az idő megtakarítása érdekében
Érdemes korán elkezdeni azokkal az adatokkal, amelyek szinte biztosan minden passzportban megjelennek: az anyagok forrása, a javítási és karbantartási információk, valamint az ellátási lánc szállítóiról szóló adatok. Hasznos az is, hogy most már eldöntse, a szervezete mely személye lesz felelős ezeknek az adatoknak a nyilvántartásáért és naprakészen tartásáért, mivel a követelmények közzététele után a passzport nem egyszeri intézkedés, hanem a termék teljes élettartama alatt helytálló kell, hogy maradjon.
Az Ön konkrét helyzete és a termékkategóriánként meghatározott pontos határidők vonatkozásában a rendelet és a kapcsolódó delegált jogi aktus hivatalos szövege marad a kötelező forrás. Amennyiben bizonytalan az Ön konkrét helyzetét illetően, ezt a legjobb egy jogászra vagy a illetékes felügyeleti hatóságra bízni.
Kezdje saját helyzetének jelzésével
Szeretné tudni, hogy a saját termékeire nézve nagyjából hol áll, anélkül, hogy azonnal egy teljes anyagot kellene végigolvasnia? Végezze el az ingyenes gyors felmérést, és néhány kérdésben megkapja helyzetének jelzését, vagy böngéssze a tudásbázis témáit, hogy megtudja, mely lépések relevánsak az Ön helyzetében.