Viele Unternehmer, die sich auf das digitale Produktpass vorbereiten, möchten vor allem eines wissen: Wie viel Zeit kostet es, dies für meine Produkte in Ordnung zu bringen? Eine kurze Antwort gibt es nicht, denn die Verordnung selbst schreibt keine feste Durchlaufzeit für die Zusammenstellung eines Passes vor. Was jedoch feststeht, ist, dass die Zeit, die Sie benötigen, weitgehend davon bestimmt wird, wie vollständig und zugänglich Ihre Produktdaten bereits sind, und nicht durch eine gesetzliche Stoppuhr, die für jedes Unternehmen gleich läuft.
In der Praxis zeigt sich, dass die Durchlaufzeit von Unternehmen zu Unternehmen stark variiert. Ein Hersteller, der Materialdaten, Reparaturinformationen und die Herkunft von Komponenten bereits strukturiert erfasst, ist mit der Bereitstellung von Daten für einen Pass relativ schnell fertig. Ein Unternehmen, das diese Informationen noch bei verschiedenen Zulieferern einholen muss, läuft oft auf Wochen oder Monate Verzögerung an, bevor alle Daten vollständig und überprüft sind.
Was die Durchlaufzeit in der Praxis bestimmt
Die Zeit, die für einen Pass benötigt wird, hängt nicht von einem Schritt ab, sondern von einer Reihe von Schritten, die nacheinander oder parallel ablaufen. Zunächst muss klar sein, welche Daten die Verordnung für Ihre Produktkategorie genau verlangt; dies unterscheidet sich je nach Unterkategorie und wird in einer delegierten Handlung festgelegt, die die Europäische Kommission pro Kategorie veröffentlicht. Danach folgt die Erfassung dieser Daten innerhalb der eigenen Organisation und oft auch bei Zulieferern in der Kette. Erst wenn diese Daten vollständig und überprüfbar sind, kann der Pass zusammengestellt und mit dem QR-Code gekoppelt werden, der auf oder beim Produkt angebracht wird. Mehr darüber, wie Unterkategorien und die damit verbundenen Anforderungen zustande kommen, lesen Sie in der Wissensdatenbank mit Erklärungen pro Thema.
Unternehmen, die diesen Prozess zum ersten Mal durchlaufen, unterschätzen oft die Zeit, die für den dritten Teil erforderlich ist: die Überprüfung von Daten, die von mehreren Parteien stammen. Ein Importeur, der Komponenten von drei verschiedenen Herstellern bezieht, benötigt normalerweise erheblich mehr Abstimmung, um zu einem geschlossenen Pass zu gelangen, als ein Unternehmen mit einem Zulieferer. Dies ist nicht etwas, das die Verordnung vorschreibt, sondern etwas, das praktisch jedes Unternehmen trifft, sobald die eigene Kette aus mehreren Gliedern besteht.
Wo der Prozess in der Praxis oft stecken bleibt
Die meisten Verzögerungen entstehen nicht bei der Zusammenstellung des Passes selbst, sondern bei der Erfassung zuverlässiger Quelldaten. Zulieferer erfassen Daten manchmal in einem anderen Format oder liefern unvollständige Informationen zur Herkunft und Zusammensetzung von Komponenten. Auch die interne Abstimmung zwischen Einkauf, Qualität und Compliance kostet Zeit, besonders wenn in der Organisation bisher niemand für diese Art von Daten verantwortlich war.
Ein zweites Hindernis ist Unklarheit darüber, wer in der Kette welche Rolle hat. Wenn nicht feststeht, ob Ihr Unternehmen als Hersteller, Importeur oder Bevollmächtigter tätig wird, ist auch nicht sofort klar, wer welche Daten liefern und überprüfen muss. Dieses Gespräch führen Sie am besten früh im Prozess, nicht erst nachdem die Daten bereits erfasst wurden. Antworten auf häufig gestellte Fragen zu diesem Thema, wie etwa wer welche Rolle erfüllt, finden Sie in der Übersicht mit häufig gestellten Fragen.
Wann Sie mit diesem Prozess beginnen können
Die Delegierten Rechtsakte, die für jede Produktkategorie die genauen Anforderungen festlegen, werden nach dem Arbeitsplan der Kommission ab 2027 erwartet; für Elektro- und IKT-Geräte wird die Verpflichtung etwa 2030 erwartet, aber dieses Datum ist noch nicht festgelegt. Das bedeutet nicht, dass Warten die einzige Option ist. Das Erfassen und Strukturieren von Produktdaten und die Kartierung der eigenen Rolle in der Lieferkette können bereits beginnen, bevor die genauen Anforderungen pro Kategorie offiziell veröffentlicht sind. Wer diese Grundlagen in Ordnung hat, muss bei Veröffentlichung des Rechtsakts nur noch die letzten, kategoriespezifischen Teile hinzufügen. Wie die Zusammenstellung eines Passes Schritt für Schritt abläuft und welcher Teil davon bei Ihnen als Anbieter liegt, sehen Sie auf der Seite, die den Prozess erläutert.
Was Sie jetzt schon tun können, um Zeit zu sparen
Es lohnt sich, frühzeitig mit den Daten zu beginnen, die mit ziemlicher Sicherheit in jedem Pass vorkommen: Herkunft von Materialien, Reparatur- und Wartungsinformationen und Daten über die Lieferanten in Ihrer Lieferkette. Es hilft auch, jetzt schon zu bestimmen, wer in Ihrer Organisation für die Verwaltung und Aktualisierung dieser Daten verantwortlich ist, da ein Pass nach Veröffentlichung der Anforderungen keine einmalige Aktion ist, sondern während der gesamten Lebensdauer des Produkts korrekt sein muss.
Für Ihre spezifische Situation und für die genauen Fristen, sobald diese pro Produktkategorie festgelegt sind, bleibt der offizielle Text der Verordnung und des entsprechenden Delegierten Rechtsakts die bindende Quelle. Im Zweifelsfall über Ihre spezifische Situation können Sie dies am besten einem Juristen oder der zuständigen Aufsichtsbehörde vorlegen.
Beginnen Sie mit einer Angabe zu Ihrer Situation
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