Den, som søger efter en fast liste med dokumenter til AI-forordningen, bliver skuffet: den ene liste findes ikke. Hvad forordningen kræver, afhænger af den rolle, som dit firma har i forbindelse med det AI-system, som du bruger eller udbyder. Et firma, som køber en færdiglavet chatbot eller et filtreringssystem til ansøgninger, bevarer normalt andre dokumenter end et firma, som udvikler sådan et system selv eller bringer det på markedet under eget navn.
Denne sondring er præcis den detalje, som de fleste misforståelser stammer fra. Forordningen taler om udbyderen af et AI-system og om brugersvarsmanden, som indsætter systemet. For de fleste SMV'er inden for elektronik og IKT gælder det andet: de indsætter AI inden for deres egen organisation, men har ikke selv udviklet systemet. Den dokumentliste, som hører til, er kortere og handler især om, hvordan du bruger systemet, ikke om, hvordan det er udviklet.
Dokumenter, som en udbyder indsamler
En part, som anses for udbyder, sammenstiller normalt en mappe omkring systemet selv: en beskrivelse af formålet og funktionen, den risikoclassificering, som er anvendt, data om de data, som systemet er trænet eller testet på, og en beskrivelse af foranstaltningerne til menneskelig tilsyn. For de fleste SMV'er, som køber AI, er dette ikke den liste, som gælder for dem; disse dokumenter opstiller leverandøren, og de hører til systemet, ikke til dit firma. Alligevel er det nyttigt at vide, at disse dokumenter findes, fordi en del af dem skal du som bruger netop modtage.
Dokumenter, som en brugersvarssmand opbevarer
Hvis dit firma indsætter et AI-system, som er udviklet af en anden, drejer din mappe sig især om tre slags dokumenter. For det første brugsanvisningen og de oplysninger, som leverandøren er forpligtet til at levere med: hvad systemet er beregnet til, hvilke begrænsninger det har, og hvilken risikokategori, der gælder for det. For det andet en registrering af, hvordan dit firma faktisk bruger systemet, inklusive hvem der internt er ansvarlig for det menneskelige tilsyn. For det tredje dokumentation om den vejledning, som medarbejdere har modtaget, før de begyndte at arbejde med systemet, noget hvor medbestemmelse også kan spille en rolle. Disse tre kategorier udgør sammen den mappe, som en tilsynsmyndighed, hvis den nogensinde skulle spørge efter den, først ville ønske at se.
Hvad du spørger din softwareleverandør om
Fordi en stor del af din mappe afhænger af, hvad leverandøren leverer, er det fornuftigt at spørge målrettet derom, før du tager et system i brug. Spørg om den risikoclassificering, som leverandøren har tildelt systemet, om brugsanvisningen i forståelig sproget, og om kontaktoplysninger for det tilfælde, at noget går galt med systemet. Hvis du ikke får disse dokumenter, eller hvis svarene forbliver vage, så er det i sig selv allerede information: det siger noget om, hvor modent leverandøren håndterer forordningen. Et mere omfattende overblik over spørgsmål, som du kan stille til en softwareleverandør, finder du i videnbanken med forklaring pr. emne.
Hvorfor dette ikke står løsrevet fra det digitale produktpasport
Virksomheder, som importerer eller markedsfører elektronik eller IKT-udstyr, bliver ud over AI-forordningen også konfronteret med det digitale produktpasport. Begge forordninger kræver en mappe, men det er ikke forpligtelser, som du kan kombinere til ét dokument: passet handler om oprindelsen og sammensætningen af et fysisk produkt, AI-dokumentationen om funktionen og brugen af et system. Det er dog fornuftigt at strukturere begge mapper på samme måde, så du ikke skal gøre det samme søgearbejde to gange. Hvordan sådan en mappe til produktpasset ser ud, kan du læse i vidensbasen.
Hvordan du ordner dette for dit firma
Kernen er, at du først fastslår, hvilken rolle din virksomhed har ved hvert AI-system, der er i brug, før du begynder at sammensætte en dokumentliste. Det forhindrer, at du bruger tid på dokumenter, der hører til leverandøren, eller går glip af dokumenter, der hører til dig. Hvis du er i tvivl om din virksomheds rolle ved et specifikt system, er den kompetente tilsynsmyndighed eller en jurist den rette part til at vurdere det; denne tekst giver et overblik, ikke en vurdering af din situation.
Vil du først få et indtryk af, hvor din virksomhed står, uden straks at opbygge en fil? Foretag den gratis quick-scan via se på få spørgsmål, hvor du står, eller gennemse emnerne i oversigten over alle emner pr. situation.