Jos etsit kiinteää luetteloa tekoäly-asetuksessa vaadittavista asiakirjoista, petyt: yhtä luetteloa ei ole. Mitä asetus vaatii, riippuu siitä, mikä rooli yrityksellään on käyttämässäsi tai tarjoamassasi tekoäly-järjestelmässä. Yritys, joka ostaa valmiiksi paketoidun chatbotin tai rekrytointisuodattimen, kerää tavallisesti eri asiakirjoja kuin yritys, joka kehittää tällaisen järjestelmän itse tai tuo sen omalla nimellään markkinoille.
Tämä ero on juuri se yksityiskohta, josta suurin osa sekaannuksesta johtuu. Asetus puhuu tekoäly-järjestelmän toimittajasta ja käyttövastuullisesta, joka käyttää järjestelmää. Suurimmalle osalle elektroniikan ja ICT:n pk-yrityksistä pätee jälkimmäinen: ne käyttävät tekoälyä omassa organisaatiossaan, mutta eivät ole itse rakentaneet järjestelmää. Siihen liittyvä asiakirjaluettelo on lyhyempi ja koskee lähinnä sitä, kuinka käytät järjestelmää, ei sitä, kuinka se on rakennettu.
Asiakirjat, jotka toimittaja kerää
Osapuoli, joka toimii toimittajana, kokoaa yleensä tiedoston järjestelmän ympärille: järjestelmän tarkoituksen ja toiminnan kuvaus, soveltamansa riskijaottelu, tiedot tiedoista, joilla järjestelmä on koulutettu tai testattu, sekä kuvaus ihmisen valvonnan toimenpiteistä. Useimmille tekoälyä ostaville pk-yrityksille tämä ei ole luettelo, joka koskee heitä; toimittaja laatii nämä asiakirjat ja ne liittyvät järjestelmään, eivät yritykseen. Siitä huolimatta on hyödyllistä tietää, että nämä asiakirjat olemassa, koska osa niistä sinun on käyttäjänä saatava.
Asiakirjat, jotka käyttövastuullinen säilyttää
Jos yrityksesi käyttää tekoäly-järjestelmää, jonka on rakentanut joku muu, tiedostosi pyörii pääasiassa kolmen tyyppisen asiakirjan ympärillä. Ensinnäkin käyttöohje ja tiedot, jotka toimittaja on velvollinen toimittamaan: mihin järjestelmä on tarkoitettu, mitkä rajoitukset sillä on ja mikä riskikategoria siihen sovelletaan. Toiseksi kirjaus siitä, kuinka yrityksesi todellisuudessa käyttää järjestelmää, mukaan lukien kuka on organisaatiossasi vastuussa ihmisen valvonnasta. Kolmanneksi dokumentointi siitä, mitä tietoa työntekijät saivat ennen kuin he alkoivat käyttää järjestelmää, johon myös osallistuvalla johdolla voi olla rooli. Nämä kolme kategoriaa muodostavat yhdessä tiedoston, jonka valvontaviranomainen ensimmäisenä haluaisi nähdä, mikäli se siihen koskaan pyytää.
Mitä sinä kysyt ohjelmistotoimittajaltasi
Koska suuri osa tiedostostasi riippuu siitä, mitä toimittaja toimittaa, on järkevää kysyä siitä kohdistetulla tavalla ennen kuin otat järjestelmän käyttöön. Kysy toimittajalta, mikä riskijaottelu se on antanut järjestelmälle, käyttöohje ymmärrettävällä kielellä ja yhteystiedot siinä tapauksessa, että järjestelmässä ilmenee ongelma. Jos et saa näitä asiakirjoja tai vastaukset jäävät epämääräisiksi, se on sinänsä jo informatiivista: se kertoo, kuinka kypsä toimittaja on asetuksen kanssa. Laajempi luettelo kysymyksistä, joita voit esittää ohjelmistotoimittajalle, löytyy tietopankista, jossa on selityksiä aiheittain.
Miksi tämä ei ole erillään digitaalisesta tuotepasportista
Yritykset, jotka tuovat markkinoille elektronisia tai ICT-laitteita tai tuovat ne markkinoille, joutuvat tekemisiin tekoäly-asetuksen lisäksi myös digitaalisen tuotepasportin kanssa. Molemmat säännöt vaativat tiedostoa, mutta nämä eivät ole velvoitteita, joita voit yhdistää yhdeksi asiakirjaksi: pasportti koskee fyysisen tuotteen alkuperää ja koostumusta, tekoäly-dokumentaatio järjestelmän toimintaa ja käyttöä. On kuitenkin järkevää rakentaa molemmat tiedostot samalla tavalla, jotta sinun ei tarvitse tehdä samaa tutkimustyötä kahdesti. Voit lukea, miltä tuotepasportin tiedosto näyttää, tietokannastamme.
Kuinka organisoit tämän yrityksellesi
Ydin on se, että ensin määritätte, mikä rooli yrityksellänne on jokaisessa käytössä olevassa tekoälyjärjestelmässä, ennen kuin aletatte koota asiakirjaluetteloa. Näin vältätte sen, että käytätte aikaa asiakirjoihin, jotka kuuluvat toimittajalle, tai menettävätte asiakirjoja, jotka kuuluvat teille. Jos epäilette yrityksenne roolia tietyssä järjestelmässä, asianomainen valvontaviranomainen tai juristikonsulentti on oikea taho asian arvioimiseen; tämä teksti antaa yleiskatsauksen, ei arviota tilanteestanne.
Haluatteko ensin saada kuvan siitä, missä yrityksenne on, ilman että heti ryhdytte rakentamaan asiakirjoja? Käyttäkää ilmaista pika-arviota osoitteessa näet muutamalla kysymyksellä, missä olet, tai selaa aiheita yleiskatsaus kaikista aiheista tilanteittain.