Quem procura por uma lista fixa de documentos para o Regulamento de IA sairá desapontado: essa lista única não existe. O que o regulamento exige depende do papel que a sua empresa tem no sistema de IA que utiliza ou oferece. Uma empresa que compra um chatbot pronto a usar ou um filtro de candidatos geralmente guarda documentos diferentes de uma empresa que desenvolve esse sistema ou o coloca no mercado sob o seu próprio nome.
Essa distinção é precisamente o detalhe de onde vem a maior parte da confusão. O regulamento fala sobre o fornecedor de um sistema de IA e sobre o utilizador responsável que implementa o sistema. Para a maioria das PME em eletrónica e TIC, aplica-se o segundo caso: utilizam IA dentro da sua própria organização, mas não construíram o sistema. A lista de documentos correspondente é mais curta e aborda principalmente como utiliza o sistema, não como foi construído.
Documentos que um fornecedor recolhe
Uma parte que atua como fornecedor geralmente monta um dossiê em torno do sistema: uma descrição do objetivo e funcionamento, a classificação de risco aplicada, dados sobre os dados em que o sistema foi treinado ou testado, e uma descrição das medidas de supervisão humana. Para a maioria das PME que compram IA, esta não é a lista que se aplica a si; esses documentos são elaborados pelo fornecedor e pertencem ao sistema, não à sua empresa. Ainda assim, é útil saber que esses documentos existem, porque parte deles deve ser recebida por si como utilizador.
Documentos que um utilizador responsável conserva
Se a sua empresa utiliza um sistema de IA desenvolvido por outro, o seu dossiê centra-se principalmente em três tipos de documentos. Em primeiro lugar, o manual de instruções e as informações que o fornecedor é obrigado a fornecer: para que o sistema se destina, que limitações tem e que categoria de risco se aplica. Em segundo lugar, um registo de como a sua empresa realmente utiliza o sistema, incluindo quem é responsável internamente pela supervisão humana. Em terceiro lugar, documentação sobre a informação que os colaboradores receberam antes de começarem a trabalhar com o sistema, algo em que a participação também pode ter um papel. Estas três categorias, em conjunto, formam o dossiê que um regulador, caso alguma vez pergunte, gostaria de ver em primeiro lugar.
O que pede ao seu fornecedor de software
Como uma grande parte do seu dossiê depende do que o fornecedor fornece, é prudente perguntar especificamente antes de colocar um sistema em uso. Pergunte sobre a classificação de risco que o fornecedor atribuiu ao sistema, sobre o manual de instruções em linguagem compreensível, e sobre os dados de contacto para o caso de algo correr mal com o sistema. Se não receber esses documentos ou as respostas forem vagas, isso já é informação por si só: diz algo sobre como o fornecedor lida de forma madura com o regulamento. Uma visão geral mais extensa de perguntas que pode fazer a um fornecedor de software encontra-se em a base de conhecimentos com explicações por tema.
Por que isso não é separado do passaporte digital do produto
As empresas que importam ou colocam no mercado equipamentos eletrónicos ou de TIC têm de lidar tanto com o Regulamento de IA como com o passaporte digital do produto. Ambos os regulamentos exigem um dossiê, mas não são obrigações que possa combinar num único documento: o passaporte aborda a origem e composição de um produto físico, a documentação de IA aborda o funcionamento e utilização de um sistema. No entanto, é prudente estruturar ambos os dossiês da mesma forma, para não ter de fazer o mesmo trabalho de investigação duas vezes. Como esse dossiê se parece para o passaporte do produto, pode ler-se na base de conhecimentos.
Como organiza isto para a sua empresa
O essencial é que você primeiro determine qual é o papel da sua empresa em cada sistema de IA em uso, antes de começar a compilar uma lista de documentos. Isso evita que você gaste tempo em documentos que pertencem ao fornecedor, ou que perca documentos que realmente lhe pertencem. Se tiver dúvidas sobre o papel da sua empresa num sistema específico, a autoridade competente de supervisão ou um jurista é a entidade indicada para fazer essa avaliação; este texto fornece uma visão geral, não um parecer sobre a sua situação.
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