Ako tražite jedinstvenu listu dokumenata za AI-uredbu, razočarat ćete se: ta jedna lista ne postoji. Ono što uredba traži ovisi o ulozi koju vaše poduzeće ima u AI-sustavu koji koristite ili nudite. Poduzeće koje kupuje gotov chatbot ili filter za zapošljavanje obično čuva druge dokumente od poduzeća koje takav sustav samostalno razvija ili stavlja na tržište pod vlastitim imenom.
Ta razlika je upravo detalj iz kojeg proizlazi većina zabune. Uredba govori o pružatelju AI-sustava i o korisniku odgovornom koji sustav primjenjuje. Za većinu KMB-poduzeća u elektronici i ICT vrijedi potonje: AI koriste u vlastitoj organizaciji, ali nisu sami izgradili sustav. Lista dokumenata koja ide uz to kraća je i uglavnom se bavi time kako koristite sustav, a ne kako je konstruiran.
Dokumenti koje prikuplja pružatelj
Stranka koja se smatra pružateljem obično sastavlja dosje oko samog sustava: opis namjene i rada, klasifikacija rizika koja je primijenjena, podatke o podacima na kojima je sustav treniran ili testiran, te opis mjera za ljudski nadzor. Za većinu KMB-poduzeća koja kupuju AI, ovo nije lista koja se na njih primjenjuje; te dokumente sastavlja dobavljač i oni spadaju uz sustav, a ne uz vaše poduzeće. Ipak je korisno znati da ti dokumeni postoje, jer dio njih kao korisnik trebate upravo primiti.
Dokumenti koje čuva korisnik odgovoran
Ako vaše poduzeće primjenjuje AI-sustav koji je dao netko drugi, vaš dosje se vrti oko tri vrste dokumenata. Prvo, upute za korištenje i informacije koje dobavljač mora priložiti: za što je sustav namijenjen, koja ograničenja ima i koja se kategorija rizika na njega primjenjuje. Drugo, dokumentirano kako vaše poduzeće zaista koristi sustav, uključujući tko je interno odgovoran za ljudski nadzor. Treće, dokumentacija o podukama koje su zaposlenici dobili prije nego što su počeli raditi sa sustavom, nešto u čemu može imati uloga i suodlučivanje. Te tri kategorije zajedno čine dosje koji bi revizor, ako bi ga ikada trebao, prvo htio vidjeti.
Što trebate pitati svoga dobavljača softvera
Budući da velik dio vašeg dossiera ovisi o tome što dobavljač priloži, razumno je da ga o tome specifično pitaš prije nego što počneš koristiti sustav. Pitajte za klasifikaciju rizika koju je dobavljač dodijelio sustavu, za upute za korištenje na razumljivom jeziku, te za podatke za kontakt na slučaj da nešto krene po zlu sa sustavom. Ako te dokumente ne dobijete ili odgovori ostanu nejasni, to je sama po sebi i informacija: govori nešto o tome kako odraslo poduzeće dobavljač s uredbom postupa. Detaljniji pregled pitanja koja možete postaviti dobavljaču softvera pronašli ćete u bazi znanja s objašnjenjima po temi.
Zašto je to neodjeljivo od digitalnog produktnog putovnice
Poduzeća koja uvode ili stavljaju na tržište elektroniku ili ICT-opremu trebaju se nositi i s AI-uredbom i s digitalnom putovnicom proizvoda. Oba su propis propisa, ali to nisu obveze koje možete kombinirati u jedan dokument: putovnica se bavi podrijetlom i sastavom fizičkog proizvoda, AI-dokumentacija radom i upotrebom sustava. Međutim, razumno je obje datoteke strukturirati na isti način, kako se ne bi trebalo dvaput raditi isti posao. Kako izgleda dosje za putovnicu proizvoda čitate u bazi znanja.
Kako to organizirati za vaše poduzeće
Suština ostaje da prvo odredite koju ulogu vaše poduzeće ima u svakom AI-sustavu koji se koristi, prije nego što počnete sastavljati popis dokumenata. To sprječava da трošите vrijeme na dokumente koji pripadaju dobavljaču, ili upravo propustite dokumente koji pripadaju vama. Ako ste nesigurni u ulogu vašeg poduzeća u određenom sustavu, nadležni nadzorni organ ili pravnik su odgovarajuća strana da to procijene; ovaj tekst daje pregled, ne procjenu vaše situacije.
Želite li prvo dobiti dojam gdje se vaše poduzeće nalazi, bez da odmah gradite dosje? Izvedite besplatnu quick-scan putem u nekoliko pitanja vidjeti gdje stojite, ili pregledajte teme u pregledu svih tema po situaciji.