Quien busque una lista fija de documentos para el Reglamento de IA se llevará una decepción: esa única lista no existe. Lo que pide el Reglamento depende de la función que su empresa desempeñe en el sistema de IA que utiliza u ofrece. Una empresa que compra un chatbot listo para usar o un filtro de selección de candidatos generalmente mantiene documentos diferentes a los de una empresa que desarrolla ese sistema por sí misma o lo comercializa bajo su propio nombre.
Esa distinción es precisamente el detalle del que procede la mayor parte de la confusión. El Reglamento habla del proveedor de un sistema de IA y del responsable del uso que pone en funcionamiento el sistema. Para la mayoría de las pequeñas y medianas empresas en electrónica e ICT se aplica lo segundo: utilizan IA dentro de su propia organización, pero no han construido el sistema ellas mismas. La lista de documentos que corresponde a esto es más corta y trata principalmente sobre cómo utiliza usted el sistema, no sobre cómo se ha construido.
Documentos que compila un proveedor
Una parte que actúa como proveedor generalmente elabora un expediente en torno al sistema: una descripción del propósito y el funcionamiento, la clasificación de riesgos aplicada, datos sobre los datos con los que se entrenó o probó el sistema, y una descripción de las medidas de supervisión humana. Para la mayoría de las pequeñas y medianas empresas que compran IA, esta no es la lista que les aplica; esos documentos los elabora el proveedor y pertenecen al sistema, no a su empresa. Sin embargo, es útil saber que estos documentos existen, porque parte de ellos es precisamente lo que usted como usuario debe recibir.
Documentos que conserva el responsable del uso
Si su empresa utiliza un sistema de IA construido por otro, su expediente gira principalmente en torno a tres tipos de documentos. En primer lugar, las instrucciones de uso e información que el proveedor está obligado a suministrar: para qué está previsto el sistema, qué limitaciones tiene y qué categoría de riesgo le es aplicable. En segundo lugar, un registro de cómo su empresa utiliza realmente el sistema, incluyendo quién es responsable internamente de la supervisión humana. En tercer lugar, documentación sobre la formación que han recibido los empleados antes de comenzar a trabajar con el sistema, algo en lo que también puede participar la representación de los trabajadores. Estas tres categorías juntas forman el expediente que una autoridad de supervisión, si alguna vez lo solicita, querría ver primero.
Lo que pide a su proveedor de software
Dado que gran parte de su expediente depende de lo que suministra el proveedor, es prudente preguntar específicamente esto antes de poner un sistema en funcionamiento. Pregunte por la clasificación de riesgos que el proveedor ha asignado al sistema, por las instrucciones de uso en lenguaje comprensible y por los datos de contacto en caso de que algo falle con el sistema. Si no recibe estos documentos o las respuestas siguen siendo vagas, eso en sí mismo ya es información: dice algo sobre cómo la empresa proveedora se relaciona con el Reglamento de forma madura. Encontrará un resumen más completo de preguntas que puede hacer a un proveedor de software en la base de conocimientos con explicaciones por tema.
Por qué esto no está separado del pasaporte digital de productos
Las empresas que importan o comercializan equipos electrónicos o de ICT tienen que hacer frente, además del Reglamento de IA, al pasaporte digital de productos. Ambas normativas exigen un expediente, pero no son obligaciones que pueda combinar en un único documento: el pasaporte trata sobre el origen y la composición de un producto físico, la documentación de IA sobre el funcionamiento y el uso de un sistema. Sin embargo, es prudente estructurar ambos expedientes de la misma manera, para no hacer el mismo trabajo de investigación dos veces. Puede leer cómo se ve un expediente así para el pasaporte de productos en la base de conocimientos.
Cómo ordena esto para su empresa
La esencia es que primero usted determina qué función desempeña su empresa en cada sistema de IA que está en uso, antes de empezar a compilar una lista de documentos. Esto evita que invierta tiempo en documentos que corresponden al proveedor, o que pierda documentos que sí le corresponden a usted. Si tiene dudas sobre la función de su empresa en un sistema específico, la autoridad competente de supervisión o un jurista es la parte indicada para evaluarlo; este texto ofrece una descripción general, no un juicio sobre su situación.
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