Chi cerca un elenco fisso di documenti per il regolamento sull'IA rimane deluso: quell'unico elenco non esiste. Ciò che il regolamento richiede dipende dal ruolo che la vostra azienda ha rispetto al sistema di IA che utilizzate o offrite. Un'azienda che acquista un chatbot pronto all'uso o un filtro di candidatura di solito conserva documenti diversi rispetto a un'azienda che sviluppa tale sistema internamente o lo commercializza con il proprio marchio.
Questa distinzione è proprio il dettaglio da cui nasce la maggior parte della confusione. Il regolamento parla del fornitore di un sistema di IA e dell'utente responsabile che impiega il sistema. Per la maggior parte delle PMI nel settore dell'elettronica e dell'ICT vale il secondo caso: utilizzano l'IA all'interno della propria organizzazione, ma non hanno sviluppato il sistema internamente. L'elenco di documenti corrispondente è più breve e riguarda principalmente il modo in cui utilizzate il sistema, non il modo in cui è stato sviluppato.
Documenti raccolti da un fornitore
Una parte che agisce come fornitore di solito crea un fascicolo intorno al sistema stesso: una descrizione dello scopo e del funzionamento, la classificazione dei rischi applicata, i dati su cui il sistema è stato addestrato o testato, e una descrizione delle misure per la supervisione umana. Per la maggior parte delle PMI che acquistano l'IA, questo non è l'elenco che si applica a loro; questi documenti sono preparati dal fornitore e appartengono al sistema, non alla vostra azienda. Tuttavia, è utile sapere che questi documenti esistono, perché parte di essi dovete riceverli voi come utente.
Documenti conservati da un utente responsabile
Se la vostra azienda impiega un sistema di IA sviluppato da altri, il vostro fascicolo ruota principalmente intorno a tre tipi di documenti. In primo luogo, le istruzioni per l'uso e le informazioni che il fornitore è obbligato a fornire: a cosa serve il sistema, quali limitazioni ha e quale categoria di rischio si applica ad esso. In secondo luogo, una registrazione di come la vostra azienda utilizza effettivamente il sistema, compresa l'indicazione di chi internamente è responsabile della supervisione umana. In terzo luogo, documentazione sulla formazione che i dipendenti hanno ricevuto prima di iniziare a lavorare con il sistema, un aspetto in cui anche la partecipazione dei lavoratori può avere un ruolo. Queste tre categorie insieme costituiscono il fascicolo che un'autorità di controllo, se mai lo chiedesse, vorrebbe vedere per primo.
Ciò che chiedete al vostro fornitore di software
Poiché gran parte del vostro fascicolo dipende da ciò che il fornitore fornisce, è opportuno richiederlo specificamente prima di utilizzare un sistema. Chiedete la classificazione dei rischi che il fornitore ha assegnato al sistema, le istruzioni per l'uso in linguaggio comprensibile e i dati di contatto nel caso qualcosa vada storto con il sistema. Se non ricevete questi documenti o le risposte rimangono vaghe, questo è già di per sé un'informazione: dice qualcosa su come il fornitore gestisce il regolamento in modo maturo. Un elenco più dettagliato di domande che potete rivolgere a un fornitore di software lo trovate in la knowledge base con spiegazioni per argomento.
Perché questo non è indipendente dal passaporto digitale dei prodotti
Le aziende che importano o commercializzano apparecchiature elettroniche o ICT devono affrontare sia il regolamento sull'IA che il passaporto digitale dei prodotti. Entrambi i regolamenti richiedono un fascicolo, ma non sono obblighi che potete combinare in un unico documento: il passaporto riguarda l'origine e la composizione di un prodotto fisico, la documentazione sull'IA il funzionamento e l'uso di un sistema. È però consigliabile strutturare entrambi i fascicoli nello stesso modo, in modo da non fare lo stesso lavoro di ricerca due volte. Come appare un tale fascicolo per il passaporto del prodotto, lo potete leggere nella knowledge base.
Come organizzate questo per la vostra azienda
Il punto centrale rimane che stabiliate innanzitutto quale ruolo ha la vostra azienda in ogni sistema di IA in uso, prima di iniziare a compilare un elenco di documenti. Questo evita di dedicare tempo a documenti che appartengono al fornitore, oppure di tralasciare documenti che invece appartengono a voi. Se dubbiate sul ruolo della vostra azienda in un sistema specifico, l'autorità competente di vigilanza o un giurista sono la parte appropriata per valutarlo; questo testo fornisce una panoramica, non un giudizio sulla vostra situazione.
Volete innanzitutto farvi un'idea di dove si trova la vostra azienda, senza costruire immediatamente un fascicolo? Effettuate la scansione rapida gratuita tramite in poche domande vedrete dove siete, oppure sfogliate gli argomenti in la panoramica di tutti gli argomenti per situazione.