Veel ondernemers die zich voorbereiden op het digitaal productpaspoort willen vooral één ding weten: hoeveel tijd kost het om dit voor mijn producten op orde te krijgen? Een kort antwoord bestaat niet, omdat de verordening zelf geen vaste doorlooptijd voorschrijft voor het samenstellen van een paspoort. Wat wel vaststaat, is dat de tijd die u nodig heeft grotendeels wordt bepaald door hoe compleet en toegankelijk uw productgegevens al zijn, en niet door een wettelijke stopwatch die voor elk bedrijf gelijk loopt.
In de praktijk blijkt de doorlooptijd van bedrijf tot bedrijf sterk te verschillen. Een fabrikant die materiaalgegevens, reparatie-informatie en herkomst van onderdelen al gestructureerd bijhoudt, is met het aanleveren van gegevens voor een paspoort relatief snel klaar. Een bedrijf dat deze informatie nog moet ophalen bij verschillende toeleveranciers, loopt vaak tegen weken of maanden vertraging aan voordat alle gegevens compleet en gecontroleerd zijn.
Wat de doorlooptijd in de praktijk bepaalt
De tijd die nodig is voor een paspoort hangt niet af van één stap, maar van een reeks stappen die na elkaar of naast elkaar lopen. Eerst moet duidelijk zijn welke gegevens de verordening voor uw productcategorie precies vraagt; dat verschilt per deelcategorie en wordt vastgelegd in een gedelegeerde handeling die de Europese Commissie per categorie publiceert. Daarna volgt het verzamelen van die gegevens binnen de eigen organisatie en, vaak, bij toeleveranciers verderop in de keten. Pas als die gegevens compleet en controleerbaar zijn, kan het paspoort worden samengesteld en gekoppeld aan de QR-code die op of bij het product komt. Meer over hoe deelcategorieën en de bijbehorende eisen tot stand komen, leest u in de kennisbank met uitleg per onderwerp.
Bedrijven die voor het eerst met dit traject beginnen, onderschatten vaak de tijd die nodig is voor het derde onderdeel: het controleren van gegevens die van meerdere partijen komen. Een importeur die onderdelen van drie verschillende fabrikanten betrekt, heeft doorgaans aanzienlijk meer afstemming nodig om tot één sluitend paspoort te komen dan een bedrijf met één toeleverancier. Dat is niet iets wat de verordening voorschrijft, maar wat vrijwel elk bedrijf tegenkomt zodra de eigen keten uit meerdere schakels bestaat.
Waar het traject in de praktijk vaak vastloopt
De meeste vertraging ontstaat niet bij het opstellen van het paspoort zelf, maar bij het verzamelen van betrouwbare brongegevens. Toeleveranciers houden gegevens soms in een ander format bij, of leveren onvolledige informatie over herkomst en samenstelling van onderdelen. Ook interne afstemming tussen inkoop, kwaliteit en compliance kost tijd, zeker wanneer niemand in de organisatie eerder verantwoordelijk was voor dit type gegevens.
Een tweede struikelblok is onduidelijkheid over wie in de keten welke rol heeft. Wanneer niet vaststaat of uw bedrijf optreedt als fabrikant, importeur of gemachtigde, is ook niet meteen duidelijk wie welke gegevens moet aanleveren en controleren. Dat gesprek voert u het beste vroeg in het traject, niet pas nadat de gegevens al verzameld zijn. Antwoorden op veelvoorkomende vragen hierover, zoals wie welke rol vervult, vindt u in het overzicht met veelgestelde vragen.
Wanneer u met dit traject kunt beginnen
De gedelegeerde handelingen die per productcategorie de exacte eisen vastleggen, worden volgens het werkplan van de Commissie vanaf 2027 verwacht; voor elektronica en ICT-apparatuur wordt de verplichting rond 2030 verwacht, maar die datum staat nog niet vast. Dat betekent niet dat wachten de enige optie is. Het verzamelen en structureren van productgegevens, en het in kaart brengen van de eigen rol in de keten, kan al starten voordat de exacte eisen per categorie officieel zijn gepubliceerd. Wie deze basis op orde heeft, hoeft bij publicatie van de handeling alleen nog de laatste, categoriespecifieke onderdelen toe te voegen. Hoe het samenstellen van een paspoort stap voor stap verloopt, en welk deel daarvan bij u als aanbieder ligt, ziet u op de pagina die het proces toelicht.
Wat u nu al kunt doen om tijd te besparen
Het loont om vroeg te beginnen met de gegevens die vrijwel zeker in elk paspoort terugkomen: herkomst van materialen, reparatie- en onderhoudsinformatie, en gegevens over de toeleveranciers in uw keten. Ook helpt het om nu al te bepalen wie binnen uw organisatie verantwoordelijk wordt voor het bijhouden en actueel houden van deze gegevens, aangezien een paspoort na publicatie van de eisen niet een eenmalige actie is maar gedurende de levensduur van het product moet blijven kloppen.
Voor de eigen situatie, en voor de exacte termijnen zodra die per productcategorie zijn vastgesteld, blijft de officiële tekst van de verordening en de bijbehorende gedelegeerde handeling de bindende bron. Bij twijfel over uw specifieke geval kunt u dit het beste voorleggen aan een jurist of de bevoegde toezichthouder.
Begin met een indicatie van uw situatie
Wilt u weten waar u voor uw eigen producten ongeveer staat, zonder meteen een heel dossier te hoeven doorworstelen? Doe de gratis quick-scan en krijg in een paar vragen een indicatie van uw situatie, of blader door de onderwerpen in de kennisbank om te zien welke stappen voor uw situatie relevant zijn.