Es gibt keinen Pauschalpreis für AI-Kompetenz, denn die Kosten hängen von einer Reihe von Entscheidungen ab, die je nach Organisation unterschiedlich ausfallen: wie viele Mitarbeiter mit AI-Systemen arbeiten, wie viel Wissen bereits vorhanden ist, und ob Sie sich für einen internen Ansatz oder ein externes Programm entscheiden. Die AI-Verordnung verpflichtet Organisationen, die AI-Systeme anbieten oder nutzen, zwar dazu, für ausreichende AI-Kompetenz bei dem Personal zu sorgen, das damit arbeitet, schreibt aber keine Form oder einen Preis vor.
Was häufig übersehen wird, ist, dass die Kosten nicht nur aus einer Schulungsrechnung bestehen. Es kommt auch Zeit hinzu: das Erfassen, wer mit welchen AI-Systemen arbeitet, die Abstimmung der Inhalte auf diese Funktionen und die Dokumentation, dass die Schulung stattgefunden hat. Dieser letzte Schritt ist für Aufsichtsbehörden relevant, auch wenn keine feste Form vorgeschrieben ist.
Was AI-Kompetenz genau bedeutet
AI-Kompetenz ist die Fähigkeit von Mitarbeitern, zu verstehen, was ein AI-System tut, welche Grenzen es hat und welche Risiken damit in ihrer Funktion verbunden sind. Das ist etwas anderes als eine allgemeine AI-Schulung für die ganze Organisation; es ist zugeschnitten auf die Menschen, die tatsächlich mit einem bestimmten System arbeiten, wie ein Chatbot, ein Bewerbungsfilter oder ein Planungstool. Was genau darunter fällt, unterscheidet sich je nach Funktion und System und wird in der Wissensdatenbank je nach Situation weiter erläutert. Wer hier zum ersten Mal einsteigt, kann mit ein paar Fragen in fünf Fragen sehen, wo Sie stehen bevor Zeit in ein vollständiges Programm fließt.
Was die Kosten bestimmt
Der wichtigste Faktor ist der Umfang: ein Büro mit fünf Mitarbeitern, die gelegentlich einen Textgenerator nutzen, hat eine andere Aufgabe als ein Installationsbetrieb, in dem Planungssoftware mit AI-Komponenten täglich von zwanzig Personen genutzt wird. Ein zweiter Faktor ist das Startniveau. Organisationen, die bereits mit Datenschutzschulungen oder Sicherheitsanleitungen arbeiten, können diese Struktur oft wiederverwenden; wo dies fehlt, muss zunächst eine Grundlage geschaffen werden. Ein dritter Faktor ist die Wahl zwischen Eigenentwicklung, Ankauf eines schlüsselfertigen externen Programms oder einer Mischung aus beidem. Schließlich spielt es eine Rolle, wie häufig sich die AI-Systeme selbst ändern: ein Anbieter, der regelmäßig Funktionen hinzufügt, erfordert häufigere aktualisierte Schulungen als ein System, das jahrelang unverändert bleibt.
Selbst regeln oder auslagern
Ein Teil der Aufgabe kann mit internen Mitteln bewältigt werden, besonders bei einer begrenzten Anzahl von Mitarbeitern und einfachen Anwendungen: eine kurze Anleitung, ein Dokument mit häufig gestellten Fragen und eine Notiz, wer es gelesen hat. Bei komplexeren Systemen oder wenn die AI direkte Auswirkungen auf Entscheidungen über Kunden oder Personal hat, entscheiden sich Organisationen häufiger dafür, ein externes Programm oder einen Berater einzubeziehen. Dies erhöht die Kosten, bietet aber auch mehr Sicherheit, dass der Inhalt dem Ziel der Verordnung entspricht. Welche Route passt, ist eine Abwägung, die je nach Unternehmen unterschiedlich ausfällt und bei der ein Jurist oder Berater die eigene Situation am besten beurteilen kann.
Was häufig übersehen wird
Organisationen unterschätzen häufig die Kosten für die Wartung. AI-Kompetenz ist keine einmalige Maßnahme: Sobald ein Anbieter ein System anpasst oder sobald neue Mitarbeiter hinzukommen, muss die Schulung erneut oder zusätzlich durchgeführt werden. Das bedeutet, dass die Kosten besser als wiederkehrende Position denn als einmalige Ausgabe kalkuliert werden. Auch die Dokumentation selbst kostet Zeit: wer hat was wann erhalten, und auf der Grundlage welcher Inhalte. Ohne diese Dokumentation ist es später schwierig nachzuweisen, dass die Verpflichtung erfüllt wurde.
Wo Sie dies dokumentieren
Da AI-Grundkompetenz mehrere Themen gleichzeitig berührt – von der Personalverwaltung bis zu den Systemen, die Sie einkaufen – ist es hilfreich, dies nicht isoliert zu behandeln, sondern im Zusammenhang mit dem Rest Ihres AI-Dossiers. In der Wissensdatenbank ist pro Thema ausgearbeitet, welche Schritte dazu gehören und wie die Themen miteinander zusammenhängen. Wer wissen möchte, was ein Abonnement zum Einhalten dieser Verpflichtungen beiträgt, findet die Optionen auf der Übersicht, was ein Abonnement umfasst. Für die eigene Situation, einschließlich der Frage, ob eine bestimmte Funktion unter die Verpflichtung fällt, bleibt die Aufsichtsbehörde oder ein Jurist der richtige Ansprechpartner.
Möchten Sie sich zunächst einen Eindruck verschaffen, wo Ihre Organisation steht, bevor Sie anfangen, Kosten zu kalkulieren? Führen Sie den kostenlosen Quick-Check durch oder blättern Sie durch die Themen in der Wissensdatenbank; das dauert eine halbe Stunde und gibt eine erste Orientierung, ohne dass Sie sofort eine Entscheidung treffen müssen.