Er is geen vast bedrag te noemen voor AI-geletterdheid, want de kosten hangen samen met een aantal keuzes die per organisatie verschillen: hoeveel medewerkers met AI-systemen werken, hoeveel kennis er al aanwezig is, en of u kiest voor een interne aanpak of een extern programma. De AI-verordening verplicht organisaties die AI-systemen aanbieden of gebruiken wel om te zorgen voor voldoende AI-geletterdheid bij het personeel dat ermee werkt, maar schrijft geen vorm of prijs voor.
Wat vaak wordt vergeten, is dat de kosten niet alleen uit een trainingsfactuur bestaan. Er komt ook tijd bij kijken: het in kaart brengen van wie met welke AI-systemen werkt, het afstemmen van de inhoud op die functies, en het vastleggen dat de voorlichting heeft plaatsgevonden. Die laatste stap is voor toezichthouders relevant, ook al staat er geen vaste vorm voor voorgeschreven.
Wat AI-geletterdheid precies inhoudt
AI-geletterdheid gaat over het vermogen van medewerkers om te begrijpen wat een AI-systeem doet, welke beperkingen het heeft, en welke risico's eraan verbonden zijn binnen hun functie. Dat is iets anders dan een algemene AI-voorlichting voor de hele organisatie; het is toegespitst op de mensen die daadwerkelijk met een specifiek systeem werken, zoals een chatbot, een sollicitatiefilter of een planningstool. Wat er precies onder valt, verschilt per functie en per systeem, en wordt in de kennisbank per situatie verder toegelicht. Wie hier voor het eerst induikt, kan met een paar vragen in vijf vragen zien waar u staat voordat er tijd in een compleet programma gaat zitten.
Wat de kosten bepaalt
De belangrijkste factor is de omvang: een kantoor met vijf medewerkers die af en toe een tekstgenerator gebruiken, heeft een andere opgave dan een installatiebedrijf waar planningssoftware met AI-componenten dagelijks wordt gebruikt door twintig man. Een tweede factor is het startniveau. Organisaties die al met privacytraining of veiligheidsinstructies werken, kunnen die structuur vaak hergebruiken; waar dat ontbreekt, moet eerst een basis worden opgezet. Een derde factor is de keuze tussen zelf ontwikkelen, een kant-en-klaar extern programma inkopen, of een mix daarvan. Ten slotte telt mee hoe vaak de AI-systemen zelf veranderen: een leverancier die regelmatig functies toevoegt, vraagt om vaker bijgewerkte voorlichting dan een systeem dat jarenlang ongewijzigd blijft.
Zelf regelen of uitbesteden
Een deel van de opgave is met interne middelen te doen, zeker bij een beperkt aantal medewerkers en eenvoudige toepassingen: een korte instructie, een document met veelgestelde vragen, en een aantekening wie het heeft gelezen. Bij complexere systemen, of wanneer de AI direct invloed heeft op beslissingen over klanten of personeel, kiezen organisaties er vaker voor om een extern programma of adviseur in te schakelen. Dat verhoogt de kosten, maar geeft ook meer zekerheid dat de inhoud aansluit bij wat de verordening beoogt. Welke route past, is een afweging die per bedrijf verschilt en waarvoor een jurist of adviseur de eigen situatie het beste kan beoordelen.
Wat vaak over het hoofd wordt gezien
Organisaties onderschatten regelmatig de kosten van onderhoud. AI-geletterdheid is geen eenmalige actie: zodra een leverancier een systeem aanpast, of zodra nieuwe medewerkers instromen, moet de voorlichting opnieuw of aanvullend worden gegeven. Dat betekent dat de kosten beter worden ingeschat als een terugkerende post dan als een eenmalige uitgave. Ook het vastleggen zelf kost tijd: wie heeft wat wanneer gehad, en op basis van welke inhoud. Zonder die vastlegging is achteraf lastig aan te tonen dat aan de verplichting is voldaan.
Waar u dit vastlegt
Omdat AI-geletterdheid raakt aan meerdere onderwerpen tegelijk, van personeelsbeleid tot de systemen die u inkoopt, helpt het om dit niet los te behandelen maar in samenhang met de rest van uw AI-dossier. In de kennisbank staat per onderwerp uitgewerkt welke stappen daarbij horen en hoe de onderwerpen met elkaar samenhangen. Wie wil weten wat een abonnement toevoegt aan het bijhouden van die verplichtingen, vindt de opties op het overzicht van wat een abonnement omvat. Voor de eigen situatie, inclusief de vraag of een bepaalde functie onder de verplichting valt, blijft de toezichthouder of een jurist het aangewezen aanspreekpunt.
Wilt u eerst een indruk krijgen van waar uw organisatie staat voordat u kosten gaat inschatten? Doe de gratis quick-scan of blader door de onderwerpen in de kennisbank; dat kost een halfuur en geeft een eerste richting zonder dat u meteen een keuze hoeft te maken.