Co znamená digitální pas produktu, když dovážím elektroniku zvenčí EU?

Co konkrétně musíte dělat

Co se od vás očekává

Podnik, který dovází elektroniku z mimo EU, je podle ESPR ve většině případů "dovozcí" — ten, kdo jako první přináší produkt na trh EU. To sebou nese vlastní soubor povinností, oddělené od toho, co výrobce v Číně, na Taiwanu nebo v USA již udělal, či neudělal.

Ověřit, zda pas existuje a je správný

Článek 29 ESPR (Nařízení (EU) 2024/1781) ukládá dovozci úkol ověřit, že produkt je doprovázen digitálním produktovým pasem a že je tento pas přístupný prostřednictvím datového nosiče (obvykle QR kódu). Pro podnik s 10 až 100 zaměstnanci to v praxi znamená, že oddělení nákupu nebo pracovník zajišťující kvalitu kontroluje u každé zásilky, zda QR kód funguje a zda údaje, které za ním stojí, odpovídají dodanému produktu. To je něco jiného než jen předpokládat, že výrobce "to už nějak vyřeší". Jak tato kontrola konkrétně vypadá, je popsáno na jak kontroluji, zda jsou údaje od mého dodavatele správné.

Ověřit, zda výrobce splnil své povinnosti

Kromě samotného pasu článek 29 požaduje, aby dovozce ověřil, zda výrobce splnil ostatní povinnosti — mějte na mysli požadovanou dokumentaci shody a označení. Pro dovozce obchodujícího s továrnou mimo EU je to často bod, kde vzniká nejasnost: továrna dodá produkt, ale ne automaticky i příslušná dokumentace. Které údaje jsou k tomu přesně potřebné a jak je vyžádat, je popsáno na jaké údaje musím vyžádat od svého dodavatele elektroniky.

Uvést své jméno a kontaktní údaje

Dovozce uvede své jméno, registrovaný obchodní název nebo značku a kontaktní adresu na produktu, obalu nebo přiloženou dokumentaci, aby byl dohledatelný. Jedná se o administrativní krok, který u podniků, které již delší dobu nakupují mimo EU, obvykle již probíhá v rámci jiné legislativy (CE označení, obecná bezpečnost produktů), ale který lze nyní také kontrolovat v souvislosti s produktovým pasem.

Zohlednit celní kontroly

Článek 15 ESPR stanovuje, že celní orgány mohou při dovozu zboží na hranici EU kontrolovat, zda je digitální produktový pas přítomný a přístupný, a to prostřednictvím analýzy rizik a výměny údajů s účastníky trhu. Pro dovozce to znamená, že pas není něco, co musí být v pořádku až po překročení hranice — informace musí tam být již v okamžiku, kdy je zásilka nahlášena. Z praktického hlediska to vyžaduje koordinaci mezi oddělením, které provádí celní hlášení, a oddělením, které spravuje údaje pasu, aby se zásilka nezpozdila, protože QR kód ještě není aktivní nebo odkazuje na prázdný spis.

Kde to selhává v praxi

Řada situací se v praxi vyskytuje častěji než jiné.

Továrna dodává produktový list, nikoli údaje pasportu. Zahraniční výrobci jsou často zvyklí posílat datový list, testovací zprávu nebo prohlášení o shodě, ale tyto dokumenty nejsou automaticky vhodné ke zpracování v digitálním pasu. Chybí pak strukturovaná data například o možnostech opravy nebo složení materiálu.

Kód QR odkazuje na stránku, která již neexistuje. Při dovozu přes několik zprostředkovatelů se stává, že nosič dat na produktu odkazuje na systém dřívější fáze v řetězci, který byl mezitím ukončen nebo změněn. Dovozce to často zjistí až při kontrole vzorku nebo auditu, ne při příchodu zboží.

Jeden artikl, různé továrny. Podniky, které z důvodů snížení nákladů nebo zajištění dodávek pracují s více fabrikami na stejný produkt, se setkávají s otázkou, zda stačí jeden pas nebo zda má každá továrna dodat svou vlastní verzi. To se týká otázky, která se řeší v více dodavatelů pro jeden produkt, jak to funguje s pasem.

Subdodavatelé mimo dohled. Výrobce mimo EU často svěřuje součástky vlastním subdodavatelům, jejichž existenci importer ne vždy zná. Pokud jsou pro pasport potřebná data o materiálech od tohoto subdodavatele, vzniká mezera v informačním řetězci, kterou importer nemůže sám zaplnit bez předání dotazu dále. Viz musí můj subdodavatel také dodat údaje o produktovém pasu.

Složení se liší podle zásilky. U elektroniky, která obsahuje v každé produkční dávce mírně odlišné součástky — jiného dodavatele baterií, jinou desku plošných spojů — není samozřejmé, že jeden pevný pasport zůstane správný. Toto úskalí je rozpracováno na můj výrobek se liší podle dávky, jak si mám pasport vyplnit.

Co můžete zaznamenat

Pro importera, který chce mít kontrolu nad těmito povinnostmi, je praktické řadu věcí zdokumentovat a udělat je sledovatelné:

• Smluvní dohoda s továrnou o dodání údajů do pasportu, včetně okamžiku, kdy musí být dostupné (před odesláním, při příjmu nebo dříve). Příklad, jak taková dohoda může vypadat, najdete na jak zaznamenám poskytování údajů ze souboru produktu ve své nákupní smlouvě.
• Stanovený postup pro kontrolu QR kódu a podkladových údajů při příjmu každé zásilky s jasně stanoveným okamžikem kontroly a zodpovědným zaměstnancem.
• Přehled toho, kterou továrnu, subdodavatele nebo dodavatele poskytuje která data, zejména u produktů s více subdodavateli nebo měnící se skladbou.
• Spis s důkazem vlastní identifikace importera na produktu, obalu nebo v dokumentaci, aby byla sledovatelnost dokazatelná.
• Dohoda o eskalaci pro případ, že dodavatel údaje nedodá, dodá pozdě nebo neúplně, včetně určení, kdo ve společnosti na to bude reagovat. Co dělat v takovéto situaci, je popsáno na můj dodavatel údaje nedodává, co mohu dělat.

Tyto zaznamenané údaje z pasportu neudělají jednorázovou akci při dovozu, ale opakující se součást nákupního procesu — přesně tam, kde jsou u dovozu mimo EU největší rizika, protože importer ne vždy vidí, co se děje v řetězci proti směru.