Ce înseamnă pașaportul produsului dacă import echipamente electrice și electronice din afara UE?

Ce trebuie să faceți concret

Ce se așteaptă de la dumneavoastră

O companie care importă echipamente electronice din afara UE este de obicei "importatorul" conform ESPR — persoana care introduce produsul pe piața UE pentru prima dată. Aceasta implică un set distinct de obligații, independent de ceea ce producătorul din China, Taiwan sau SUA a făcut sau nu a făcut anterior.

Verificarea dacă pasaportul există și este corect

Articolul 29 din ESPR (Regulamentul (UE) 2024/1781) impune importatorului sarcina de a verifica dacă produsul este însoțit de un pașaport digital al produsului și că acest pașaport este accesibil prin intermediul purtătorului de date (de obicei un cod QR). Pentru o companie cu 10 până la 100 de angajați, aceasta înseamnă în practică că departamentul de achiziții sau responsabilul cu calitatea verifică la fiecare livrare dacă codul QR funcționează și dacă datele din spate se potrivesc cu produsul livrat. Aceasta este diferit de a presupune pur și simplu că producătorul "s-a ocupat deja de asta". Cum arată verificarea din punct de vedere al conținutului este descris pe cum verific dacă datele furnizorului meu sunt corecte.

Verificarea dacă producătorul și-a respectat obligațiile

Pe lângă pașaportul în sine, articolul 29 se așteaptă ca importatorul să verifice dacă producătorul a respectat celelalte obligații — gândiți-vă la documentația de conformitate necesară și marcajul. Pentru un importator care colaborează cu o fabrică din afara UE, acesta este adesea punctul în care apare confuzia: fabrica livrează un produs, dar nu și documentația aferentă. Datele exacte necesare pentru aceasta și modul în care le solicitați sunt detaliate pe ce date trebuie să cer furnizorului meu de echipamente electronice.

Indicarea numelui și datelor de contact proprii

Importatorul indică-și numele, denumirea comercială înregistrată sau marca și adresa de contact pe produs, pe ambalaj sau în documentația anexată, pentru a fi ușor de urmărit. Aceasta este o etapă administrativă care, pentru companiile care importă din afara UE de mai mult timp, se întâmplă de obicei deja pentru alte reglementări (marcajul CE, siguranța generală a produselor), dar poate fi acum verificată și în relație cu pașaportul digital al produsului.

Luarea în considerare a controalelor vamale

Articolul 15 din ESPR stabilește că vama poate verifica la intrarea mărfurilor la granița UE dacă pașaportul digital al produsului este prezent și accesibil, prin analiză de risc și schimb de date cu operatorii pieței. Pentru un importator, aceasta înseamnă că pașaportul nu este ceva care trebuie să fie în regulă doar după graniță — informațiile trebuie să fie deja acolo în momentul în care livrarea este declarată. Din punct de vedere practic, aceasta cere coordonare între departamentul care face declarația vamală și departamentul care gestionează datele pașaportului, astfel încât o livrare să nu fie întârziată pentru că codul QR nu este încă activ sau se referă la un dosar gol.

Unde lucrurile se petrec greșit în practică

Un număr de situații se întâmplă în practică mai frecvent decât altele.

Fabrica livrează o foaie de date a produsului, nu date de pașaport. Producătorii din străinătate sunt de obicei obișnuiți să trimită o fișă tehnică, un raport de teste sau o declarație de conformitate, dar aceste documente nu sunt automat potrivite pentru procesarea în pașaportul digital. Lipsesc apoi datele structurate despre, de exemplu, posibilitățile de reparare sau compoziția materialelor.

Codul QR se referă la o pagină care nu mai există. Atunci când importul se efectuează prin mai mulți intermediari, se întâmplă că purtătorul de date care se află pe produs se referă la un sistem al unui link anterior din lanț care a fost între timp închis sau modificat. Importatorul descoperă aceasta adesea numai în urma unui control de eșantion, nu la sosirea mărfurilor.

Un număr de articol, mai multe fabrici. Companiile care, din motive de cost sau siguranța aprovizionării, lucrează cu mai multe fabrici pentru același produs, se confruntă cu întrebarea dacă un pașaport este suficient sau dacă fiecare fabrică trebuie să furnizeze versiunea sa proprie. Aceasta se referă la întrebarea care este analizată pe mai mulți furnizori pentru un produs, cum funcționează aceasta cu pașaportul.

Subcontractanți din afara perspective. Un producător din afara UE subestiază componente adesea unor subcontractanți proprii, a căror existență importatorul nu o cunoaște întotdeauna. Dacă datele privind materialele de la acel subcontractant sunt necesare pentru pasaport, apare o lacună în lanțul de informații pe care importatorul nu o poate umple singur fără a pune întrebarea mai departe. Pentru detalii, consultați trebuie și subcontractantul meu să furnizeze date ale actului de conformitate al produsului.

Compoziția variază per expediere. Pentru electronica care conține componente ușor diferite per lot de producție — un alt furnizor de acumulatori, o altă placă de circuit — nu este de la sine înțeles că un singur pasaport fix rămâne valabil. Acest punct critic a fost analizat în detaliu la produsul meu variază per lot, cum completez atunci pasaportul.

Ceea ce puteți documenta

Pentru un importator care dorește să mențină controlul asupra acestor obligații, este practic să documenteze în scris și în mod urmărabil o serie de aspecte:

• Acordul contractual cu fabrica privind furnizarea datelor pasaportului, inclusiv momentul în care acestea trebuie să fie disponibile (înainte de expediție, la sosire sau mai devreme). Un exemplu de cum ar putea arăta un astfel de acord se află la cum consemn furnizarea datelor pasaportului în contractul meu de achiziție.
• O procedură stabilă pentru verificarea codului QR și a datelor din spate la primirea fiecărei expedieri, cu un moment de control stabilit și responsabil de control.
• Un inventar al datelor furnizate de fiecare fabrică, subcontractant sau furnizor, mai ales pentru produsele cu mai mulți furnizori sau compoziție variabilă.
• Un dosar cu dovezi ale desemnării importatorului pe produs, ambalaj sau documentație, astfel încât trasabilitatea să fie demonstrabilă.
• Un acord de escaladare în cazul în care un furnizor nu furnizează datele, le furnizează cu întârziere sau incomplet, inclusiv cine din cadrul companiei acționează în consecință. Ce să faceți în cazul în care această situație apare este descris la furnizorul meu nu furnizează datele, ce pot face.

Aceste înregistrări transformă pasaportul dintr-o acțiune unică la importul inițial într-o parte recurentă a procesului de achiziții — exact unde se află cele mai mari riscuri la importul din afara UE, deoarece importatorul nu are întotdeauna vizibilitate asupra ceea ce se petrece în amonte în lanț.