Was bedeutet der Produktpass, wenn ich Elektronik von außerhalb der EU importiere?

Importeure erhalten eigene Pflichten beim Produktpass

Wer Elektronik von außerhalb der EU einführt, erhält durch den digitalen Produktpass eine eigene Rolle neben der des Herstellers. Der Pass wird grundsätzlich mit Daten des Herstellers zusammengestellt, aber der Importeur, der das Produkt auf den EU-Markt bringt, muss prüfen, ob dieser Pass tatsächlich vorhanden und korrekt ist, und muss darüber Rechenschaft ablegen können. Darüber hinaus erhalten Zollbehörden die Möglichkeit, bei der Einfuhr zu prüfen, ob die Anforderungen des digitalen Produktpasses erfüllt sind. Für Produkte, die aus einem Land außerhalb der EU eingeführt werden, kommt der Pass also nicht nur beim Verkauf ins Spiel, sondern bereits beim Moment der Einfuhr selbst.

Für welche Produkte und welche Rolle dies gilt

Diese Verpflichtungen gelten für diejenigen, die als Importeur im Sinne der ESPR (Verordnung (EU) 2024/1781) tätig sind: die Person, die ein Produkt aus einem Drittland auf den EU-Markt bringt. Dies ist eine andere Rolle als die des Herstellers, bevollmächtigten Vertreters oder Distributors, auch wenn ein und dasselbe Unternehmen in der Praxis manchmal mehrere dieser Rollen gleichzeitig erfüllt. Die Verpflichtungen gelten darüber hinaus nur für Produktgruppen, für die durch eine delegierte Handlung tatsächlich Passerfordernisse festgelegt wurden; ohne eine solche Handlung für eine bestimmte Kategorie besteht noch keine Passpflicht zur Überprüfung. Für Waren, die nur durchgeleitet werden, ohne auf den EU-Markt gebracht zu werden, oder für Einfuhren außerhalb eines Handelskontextes, ist die Situation anders – der Kern von Artikel 29 konzentriert sich auf das Inverkehrbringen.

Noch kein festes Stichtag, aber eine feste Reihenfolge

Es gibt noch kein bekanntes Datum, ab dem diese Verpflichtungen für Elektronik- und IKT-Geräte gelten. Dies liegt daran, dass die ESPR mit delegierten Handlungen pro Produktkategorie arbeitet: erst wenn für eine Unterkategorie eine solche Handlung festgelegt und veröffentlicht ist, steht fest, ab wann der Pass – und damit auch die Zollkontrolle und die Importeurverpflichtung dazu – für diese Kategorie gilt. Der Arbeitsplan der Europäischen Kommission nennt Elektronik und IKT als eine der Kategorien, für die solche Handlungen vorbereitet werden, mit einem erwarteten Zeitplan ab 2027, aber das ist kein festgestelltes Datum. Bis zum Zeitpunkt, an dem eine delegierte Handlung für eine Unterkategorie veröffentlicht ist, gelten die Verpflichtungen aus Artikel 15 und 29 nicht für diese Kategorie. Sobald ein Datum feststeht, wird es hier angegeben.

Wie man dies in der Praxis angeht

Wer Elektronik einführt, tut gut daran, zunächst zu prüfen, ob das eigene Produkt künftig unter eine Unterkategorie fällt, für die die Kommission eine delegierte Handlung vorbereitet, und wenn ja, ab wann. Anschließend ist es wichtig, sich einen Überblick zu verschaffen, wer in der Kette der Hersteller ist und ob dieser Hersteller die Daten für den Pass bereitstellt oder bereitstellen lässt – beispielsweise über eine Plattform, die den Pass aus den Daten des Herstellers oder des Importeurs zusammenstellt, ihn zehn Jahre lang hostet und den QR-Datenträger bereitstellt. Wenn das eigene Unternehmen für die EU als Importeur auftritt, ist es wichtig, vorab zu prüfen, wie überprüft wird, dass der Pass vorhanden und korrekt ist, bevor das Produkt freigegeben wird, damit dies nicht erst bei einer Zollkontrolle zutage kommt. Schließlich ist es praktisch, festzulegen, wer innerhalb der eigenen Organisation für die Aufbewahrung der Dokumentation verantwortlich ist und der Ansprechpartner gegenüber Zoll und Marktüberwachung ist, damit diese Frage nicht ad hoc bei einer Kontrolle beantwortet werden muss.

Die Grundlage: Artikel 15 und 29 ESPR

Dass Zollbehörden eine Rolle bei der Kontrolle des digitalen Produktpasses erhalten, folgt aus Artikel 15 der ESPR (Verordnung (EU) 2024/1781), das sich mit Zollkontrollen in Bezug auf den digitalen Produktpass befasst. Dass der Einführer darüber hinaus eigene, vom Hersteller zu unterscheidende Verpflichtungen hat, folgt aus Artikel 29 derselben Verordnung, das die Verpflichtungen von Einführern regelt. Für den genauen Inhalt beider Artikel und für die Frage, ob und wann sie für eine bestimmte Produktkategorie gelten, ist der offizielle Text der Verordnung die Quelle, auf die man sich beziehen kann.

Wer bereits jetzt vorsortieren möchte, kann erfassen, welche Produkte eingeführt werden, wer dabei als Hersteller auftritt und wer als Einführer, und kann die eigenen Einkaufs- und Dokumentationsprozesse bereits so ausgestalten, dass ein digitaler Produktpass später ohne größere Anpassungen darin passt.

Worauf dies basiert

Die Verordnung selbst ist auf EUR-Lex verfügbar. Wir verweisen pro Aussage; Sie müssen uns nicht glauben.

Was Sie konkret tun müssen

Was von Ihnen erwartet wird

Ein Unternehmen, das Elektronik von außerhalb der EU einführt, ist nach der ESPR in den meisten Fällen der "Importeur" — derjenige, der das Produkt erstmals auf den EU-Markt bringt. Dies bringt einen eigenen Satz von Verpflichtungen mit sich, unabhängig davon, was der Hersteller in China, Taiwan oder den USA bereits getan hat oder nicht.

Überprüfung, ob der Pass vorhanden ist und korrekt

Artikel 29 der ESPR (Verordnung (EU) 2024/1781) verpflichtet den Importeur zu überprüfen, dass das Produkt mit einem digitalen Produktpass begleitet wird und dass dieser Pass über den Datenträger (normalerweise ein QR-Code) zugänglich ist. Für ein Unternehmen mit 10 bis 100 Mitarbeitern bedeutet dies in der Praxis, dass die Einkaufsabteilung oder der Qualitätsmitarbeiter bei jeder Lieferung überprüft, ob der QR-Code funktioniert und ob die dahinter stehenden Daten dem gelieferten Produkt entsprechen. Das ist etwas anderes, als einfach davon auszugehen, dass der Hersteller "es schon regeln wird". Wie diese Überprüfung inhaltlich aussieht, wird beschrieben auf wie überprüfe ich, ob die Daten meines Lieferanten stimmen.

Überprüfung, ob der Hersteller seinen Verpflichtungen nachgekommen ist

Neben dem Pass selbst erwartet Artikel 29, dass der Importeur überprüft, ob der Hersteller die übrigen Verpflichtungen erfüllt hat — etwa die erforderliche Konformitätsdokumentation und Kennzeichnung. Für einen Importeur, der mit einer Fabrik außerhalb der EU handelt, ist dies oft der Punkt, an dem Unklarheiten entstehen: Die Fabrik liefert ein Produkt, aber nicht automatisch die entsprechenden Unterlagen dazu. Welche Daten genau dafür erforderlich sind und wie Sie diese anfordern, wird erläutert auf welche Daten muss ich bei meinem Lieferanten von Elektrogeräten anfordern.

Eigenen Namen und Kontaktdaten angeben

Der Importeur gibt seinen Namen, eingetragenen Handelsnamen oder seine Marke und Kontaktadresse auf dem Produkt, der Verpackung oder beigefügten Dokumentation an, damit dieser nachverfolgbar ist. Dies ist ein administrativer Schritt, der für Unternehmen, die bereits länger außerhalb der EU einkaufen, normalerweise bereits für andere Vorschriften (CE-Kennzeichnung, allgemeine Produktsicherheit) durchgeführt wird, aber nun auch im Zusammenhang mit dem Produktpass überprüft werden kann.

Zollkontrollen berücksichtigen

Artikel 15 der ESPR regelt, dass die Zollbehörden bei der Einfuhr von Waren an der EU-Grenze überprüfen können, ob der digitale Produktpass vorhanden und über eine Risikoanalyse und den Datenaustausch mit Marktbeteiligten zugänglich ist. Für einen Importeur bedeutet dies, dass der Pass nicht etwas ist, das erst nach der Grenze in Ordnung sein muss — die Informationen müssen bereits zum Zeitpunkt der Anmeldung der Sendung vorhanden sein. In der Praxis erfordert dies eine Abstimmung zwischen der Abteilung, die die Zollanmeldung durchführt, und der Abteilung, die die Passdaten verwaltet, damit eine Sendung nicht verzögert wird, weil der QR-Code noch nicht aktiv ist oder auf eine leere Akte verweist.

Wo es in der Praxis schiefgeht

Eine Reihe von Situationen tritt in der Praxis häufiger auf als andere.

Der Hersteller liefert ein Produktblatt, keine Passdaten. Überseeische Hersteller sind oft gewohnt, ein Datenblatt, Testbericht oder eine Konformitätserklärung zu versenden, aber diese Dokumente sind nicht automatisch geeignet, in einen digitalen Pass verarbeitet zu werden. Es fehlen dann strukturierte Daten über beispielsweise Reparaturmöglichkeiten oder Materialzusammensetzung.

Der QR-Code verweist auf eine Seite, die nicht mehr existiert. Bei der Einfuhr über mehrere Zwischenhändler kommt es vor, dass der Datenträger auf dem Produkt auf ein System eines früheren Glieds in der Kette verweist, das inzwischen geschlossen oder geändert wurde. Der Importeur entdeckt dies oft erst bei einer Stichprobe oder Kontrolle, nicht bei Wareneingang.

Eine Artikelnummer, mehrere Fabriken. Unternehmen, die aus Kostengründen oder zur Sicherung der Lieferkette mit mehreren Fabriken für dasselbe Produkt arbeiten, stehen vor der Frage, ob ein Pass ausreicht oder ob jede Fabrik ihre eigene Version liefern muss. Dies berührt die Frage, die behandelt wird auf mehrere Lieferanten für ein Produkt, wie funktioniert das mit dem Pass.

Unterauftragnehmer außer Sicht. Ein Hersteller außerhalb der EU vergibt Komponenten häufig an eigene Unterauftragnehmer, deren Existenz der Importeur nicht immer kennt. Falls Materialdaten dieses Unterauftragnehmers für das Passierschein erforderlich sind, entsteht eine Lücke in der Informationskette, die der Importeur ohne Weitergabe der Anfrage nicht selbst schließen kann. Siehe hierzu muss mein Subunternehmer auch Produktpassdaten liefern.

Die Zusammensetzung variiert pro Sendung. Bei Elektronik, die pro Produktionscharge leicht unterschiedliche Komponenten enthält — ein anderer Akkulieferant, eine andere Leiterplatte — ist es nicht selbstverständlich, dass ein einzelnes festes Passierschein gültig bleibt. Dieses Engpasses ist ausführlich dargelegt auf mein Produkt variiert pro Charge, wie fülle ich dann das Passierschein aus.

Was Sie dokumentieren können

Für einen Importeur, der die Kontrolle über diese Verpflichtungen behalten möchte, ist es praktisch, mehrere Dinge schriftlich und nachvollziehbar festzuhalten:

Vertragliche Vereinbarung mit der Fabrik über die Bereitstellung von Passierschein-Daten, einschließlich des Zeitpunkts, zu dem diese verfügbar sein müssen (vor dem Versand, bei Ankunft oder früher). Ein Beispiel, wie eine solche Vereinbarung aussehen kann, steht auf wie halte ich die Lieferung von Passdaten in meinem Einkaufsvertrag fest.
Ein festes Verfahren zur Überprüfung des QR-Codes und der zugrunde liegenden Daten bei Ankunft jeder Sendung, mit einem festgelegten Kontrollzeitpunkt und verantwortlichem Mitarbeiter.
Eine Übersicht darüber, welche Fabrik, welcher Unterauftragnehmer oder Lieferant welches Datum bereitstellt, besonders bei Produkten mit mehreren Zulieferern oder wechselnder Zusammensetzung.
Eine Akte mit dem Nachweis der eigenen Importeurangabe auf dem Produkt, der Verpackung oder der Dokumentation, damit die Rückverfolgbarkeit nachweisbar ist.
Eine Eskalationsabsprache für den Fall, dass ein Lieferant die Daten nicht, zu spät oder unvollständig bereitstellt, einschließlich wer im Unternehmen darauf reagiert. Was zu tun ist, wenn diese Situation auftritt, wird beschrieben auf mein Lieferant stellt die Daten nicht bereit, was kann ich tun.

Diese Festlegungen machen das Passierschein zu keiner einmaligen Maßnahme bei der Einfuhr, sondern zu einem wiederkehrenden Bestandteil des Einkaufsprozesses — genau dort, wo bei der Einfuhr von außerhalb der EU die meisten Risiken liegen, weil der Importeur nicht immer Einblick in das hat, was sich in der Lieferkette stromaufwärts abspielt.

Dies ist keine Rechtsberatung. Diese Seite enthält allgemeine Informationen über die Regelungen, auf die sich diese Plattform bezieht. Wir kennen Ihre Situation nicht. Im Zweifelsfall über Ihre eigene Situation konsultieren Sie einen Juristen oder die zuständige Aufsichtsbehörde.

Mit KI auf Basis der obigen Quellen geschrieben, von einer Person am 2026-08-22 überprüft. Stimmt etwas nicht? Teilen Sie es mit — Korrektionen haben Vorrang.