Hvad betyder det digitale produktpas, når jeg importerer elektronik fra uden for EU?

Hvad du konkret skal gøre

Hvad der forventes af dig

En virksomhed, der importerer elektronik udefra EU, er efter ESPR normalt svarende til "importøren" — den part, der først bringer produktet på EU-markedet. Det medfører et særligt sæt af forpligtelser, uafhængigt af hvad producenten i Kina, Taiwan eller USA måtte eller ikke måtte have gjort.

Kontrollere, om passet findes og er korrekt

Artikel 29 i ESPR (Forordning (EU) 2024/1781) pålægger importøren at verificere, at produktet ledsages af et digitalt produktpas, og at dette pas er tilgængeligt via databæreren (normalt en QR-kode). For en virksomhed med 10 til 100 ansatte betyder det i praksis, at indkøbsafdelingen eller kvalitetskontrolmedarbejderen ved hver forsendelse kontrollerer, om QR-koden fungerer, og om de data bag den stemmer overens med det leverede produkt. Det er noget helt tredje end blot at antage, at producenten "nok har ordnet det". Hvordan kontrollen konkret skal udføres, er beskrevet på hvordan kontrollerer jeg, om min leverandørs oplysninger er korrekte.

Kontrollere, om producenten har opfyldt sine forpligtelser

Ud over selve passet forventer artikel 29, at importøren kontrollerer, om producenten har opfyldt sine øvrige forpligtelser — såsom den påkrævede overensstemmelseserklæring og mærkning. For en importør, der handler med en fabrik uden for EU, er dette ofte det punkt, hvor uklarhed opstår: fabrikken leverer et produkt, men ikke automatisk dokumentationen. Hvilke data der præcis skal til, og hvordan du indhenter dem, findes på hvilke oplysninger skal jeg anmode min elektronik-leverandør om.

Angive eget navn og kontaktoplysninger

Importøren angiver sit navn, registreret forhandlernavn eller mærke samt kontaktadresse på produktet, emballagen eller vedlagt dokumentation, så denne er sporbar. Det er et administrativt trin, som virksomheder, der allerede længe importerer udefra EU, normalt allerede foretager efter anden lovgivning (CE-mærkning, generel produktsikkerhed), men som nu også kan kontrolleres i forbindelse med produktpasset.

Tage hensyn til tolkontroller

Artikel 15 i ESPR bestemmer, at toldmyndighederne ved import af varer til EU-grænsen kan kontrollere, om det digitale produktpas er til stede og tilgængeligt, via risikoanalyse og dataudveksling med markedsdeltagere. For en importør betyder det, at passet ikke er noget, der først skal være i orden ét efter grænsepassagen — oplysningerne skal allerede være på plads på det tidspunkt, hvor forsendelsen anmeldes. Praktisk kræver dette koordinering mellem den afdeling, der udfylder tolddokumenterne, og den afdeling, der forvalter pasoplysningerne, så en forsendelse ikke forsinkes, fordi QR-koden endnu ikke er aktiv, eller peger på en tom fil.

Hvor det går galt i praksis

En række situationer optræder i praksis hyppigere end andre.

Fabrikken leverer et datablad, ikke passoplysninger. Producenter uden for EU er normalt vant til at sende et datablad, testrapport eller overensstemmelseserklæring, men disse dokumenter er ikke automatisk egnede til at behandles i et digitalt pas. Der mangler så strukturerede data om for eksempel reparationsmuligheder eller materialesammensætning.

QR-koden peger på en side, der ikke længere findes. Ved import gennem flere mellemled sker det, at databæreren på produktet peger på et system fra et tidligere led i kæden, der nu er lukket eller ændret. Importøren opdager det normalt først ved en stikprøve eller kontrol, ikke ved modtagelse af varerne.

Ét artikelnummer, forskellige fabrikker. Virksomheder, der af omkostnings- eller forsyningssikkerhedshensyn samarbejder med flere fabrikker om det samme produkt, står over for spørgsmålet om, hvorvidt ét pas er tilstrækkeligt, eller om hver fabrik skal levere sin egen version. Dette handler om det spørgsmål, der behandles på flere leverandører af et produkt, hvordan fungerer det med passet.

Underleverandører uden for billedet. En producent uden for EU outsourcer ofte komponenter til deres egne underleverandører, hvis eksistens importøren ikke altid kender. Hvis materialdata fra denne underleverandør er nødvendige for pasporttet, opstår der et hul i informationskæden, som importøren ikke selv kan udfylde uden at stille spørgsmålet videre. Se herom på skal min underleverandør også levere produktpasdata.

Sammensætningen varierer pr. forsendelse. For elektronik, der pr. produktionsbatch indeholder en smule forskellige komponenter — en anden batterileverandør, et andet printplade — er det ikke selvfølgeligt, at ét fast pas forbliver korrekt. Dette knudepunkt er udarbejdet på mit produkt varierer pr. batch, hvordan udfylder jeg så pasporttet.

Hvad du kan dokumentere

For en importør, der ønsker at have kontrol over disse forpligtelser, er det praktisk at få nedskrevet og dokumenteret et antal forhold:

• Kontraktuel aftale med fabrikken om levering af pasportdata, herunder tidspunktet for, hvornår disse skal være tilgængelige (før forsendelse, ved ankomst eller tidligere). Et eksempel på, hvordan sådan en aftale kan se ud, findes på hvordan fastlægger jeg leveringen af pasportoplysninger i min indkøbskontrakt.
• En fast procedure for kontrol af QR-koden og de underliggende data ved modtagelse af hver forsendelse, med et fastsat kontroltidspunkt og ansvarlig medarbejder.
• Et oversigt over, hvilken fabrik, underleverandør eller leverandør der leverer hvilket data, især for produkter med flere underleverandører eller varierende sammensætning.
• En dossier med bevis for egen importørbetegnelse på produkt, emballage eller dokumentation, således at sporbarhed er påviselig.
• En eskaleringsaftale for det tilfælde, at en leverandør ikke leverer dataene, leverer dem for sent eller ufuldstændigt, herunder hvem inden for virksomheden, der handler på det. Hvad man skal gøre, hvis denne situation opstår, beskrives på min leverandør leverer ikke dataene, hvad kan jeg gøre.

Disse nedskrivninger gør pasporttet ikke til en engangshandling ved import, men til en tilbagevendende del af indkøbsprocessen — præcis hvor der ved import uden for EU ligger de fleste risici, fordi importøren ikke altid har indsigt i, hvad der foregår opstrøms i kæden.