Qu'est-ce que le passeport de produit signifie si j'importe des appareils électroniques de l'extérieur de l'UE ?

Ce que vous devez faire concrètement

Ce que l'on attend de vous

Une entreprise qui importe de l'électronique en provenance de pays extérieurs à l'UE est généralement l'« importateur » selon le ESPR — la personne qui met le produit sur le marché de l'UE en premier lieu. Cela implique un ensemble distinct d'obligations, indépendamment de ce que le fabricant en Chine, à Taïwan ou aux États-Unis a ou n'a pas fait.

Vérifier que le passeport existe et est exact

L'article 29 du ESPR (Règlement (UE) 2024/1781) impose à l'importateur de vérifier que le produit est accompagné d'un passeport numérique de produit et que ce passeport est accessible via le porteur de données (généralement un code QR). Pour une entreprise de 10 à 100 salariés, cela signifie en pratique que le service d'approvisionnement ou l'agent de qualité doit vérifier à chaque envoi que le code QR fonctionne et que les données qu'il contient correspondent au produit livré. C'est différent du simple fait de supposer que le fabricant « s'en sera chargé ». La manière concrète dont doit se dérouler cette vérification est décrite sur comment vérifier si les données de mon fournisseur sont correctes.

Vérifier que le fabricant a rempli ses obligations

Au-delà du passeport lui-même, l'article 29 exige que l'importateur vérifie que le fabricant a rempli ses autres obligations — par exemple, la documentation de conformité requise et le marquage. Pour un importateur qui travaille avec une usine en dehors de l'UE, c'est souvent le point où surgissent des incompréhensions : l'usine livre un produit, mais pas nécessairement la documentation qui l'accompagne. Les données précises nécessaires à cet effet et la manière dont vous les demandez sont décrites sur quelles données dois-je demander à mon fournisseur d'électronique.

Mentionner le nom et les coordonnées de l'importateur

L'importateur indique son nom, sa dénomination commerciale ou sa marque enregistrée et son adresse sur le produit, l'emballage ou la documentation jointe, de sorte qu'il soit traçable. C'est une étape administrative qui, pour les entreprises qui achètent en dehors de l'UE depuis longtemps, a généralement déjà lieu en vertu d'autres réglementations (marquage CE, sécurité générale des produits), mais qui peut maintenant être contrôlée en lien avec le passeport numérique du produit.

Tenir compte des contrôles douaniers

L'article 15 du ESPR prévoit que les douanes peuvent vérifier à l'entrée des marchandises à la frontière de l'UE que le passeport numérique du produit est présent et accessible, par analyse des risques et échange d'informations avec les opérateurs économiques. Pour un importateur, cela signifie que le passeport n'est pas quelque chose qui doit être en ordre après la frontière — les informations doivent déjà être présentes au moment où l'envoi est déclaré. Concrètement, cela requiert une coordination entre le service qui effectue la déclaration douanière et le service qui gère les données du passeport, afin qu'un envoi ne soit pas retardé parce que le code QR n'est pas encore actif ou qu'il renvoie à un dossier vide.

Où cela échoue en pratique

Certaines situations reviennent plus fréquemment que d'autres dans la pratique.

L'usine fournit une fiche technique, pas les données du passeport. Les fabricants outre-mer sont généralement habitués à envoyer une fiche technique, un rapport de test ou une déclaration de conformité, mais ces documents ne sont pas automatiquement adaptés pour être traités dans un passeport numérique. Il y manque alors des données structurées concernant par exemple les possibilités de réparation ou la composition des matériaux.

Le code QR renvoie à une page qui n'existe plus. Lors d'une importation via plusieurs intermédiaires, il arrive que le porteur de données sur le produit renvoie à un système d'un maillon antérieur de la chaîne qui a entre-temps été fermé ou modifié. L'importateur ne s'en aperçoit généralement qu'à l'occasion d'un contrôle ou d'un échantillonnage, non à la réception des marchandises.

Un numéro d'article, plusieurs usines. Les entreprises qui travaillent avec plusieurs usines pour le même produit pour des raisons de réduction des coûts ou de sécurité de l'approvisionnement se demandent si un seul passeport suffit ou si chaque usine doit fournir sa propre version. Cela soulève la question qui est traitée sur plusieurs fournisseurs pour un produit, comment cela fonctionne avec le passeport.

Les sous-traitants en dehors du champ de vision. Un fabricant en dehors de l'UE confie souvent des composants à des sous-traitants propres, dont l'importateur ne connaît pas toujours l'existence. Si des données de matériaux de ce sous-traitant sont nécessaires pour le passeport, un vide apparaît dans la chaîne informationnelle que l'importateur ne peut pas combler seul sans poser la question. Voir à ce sujet mon sous-traitant doit-il également fournir des données pour la fiche produit numérique.

La composition varie selon l'envoi. Pour l'électronique qui contient des composants légèrement différents selon le lot de production — un fournisseur d'accumulateurs différent, une carte de circuit imprimé différente — il n'est pas évident qu'un seul passeport fixe reste exact. Ce problème a été développé sur mon produit varie selon le lot, comment remplir alors le passeport.

Ce que vous pouvez documenter

Pour un importateur qui souhaite maîtriser ces obligations, il est pratique de consigner par écrit un certain nombre de points de manière traçable :

• Accord contractuel avec l'usine concernant la fourniture de données de passeport, incluant le moment auquel ces données doivent être disponibles (avant l'expédition, à l'arrivée, ou plus tôt). Un exemple de ce qu'un tel accord peut ressembler se trouve sur comment documenter la fourniture des données de la fiche technique numérique dans mon contrat d'achat.
• Une procédure fixe pour la vérification du code QR et des données sous-jacentes à la réception de chaque envoi, avec un moment de contrôle défini et un agent responsable.
• Un aperçu de l'usine, du sous-traitant ou du fournisseur qui fournit quelle donnée, en particulier pour les produits ayant plusieurs fournisseurs ou une composition variable.
• Un dossier contenant la preuve de l'indication d'importateur propre sur le produit, l'emballage ou la documentation, de sorte que la traçabilité soit démontrable.
• Un accord d'escalade au cas où un fournisseur ne livrerait pas les données, les livrerait tard ou les livrerait incomplètement, incluant qui au sein de l'entreprise agit en conséquence. Ce qu'il faut faire si cette situation se produit est décrit sur mon fournisseur ne fournit pas les données, que puis-je faire.

Ces enregistrements ne rendent pas le passeport une action unique à l'importation, mais une partie récurrente du processus d'approvisionnement — précisément là où, pour l'importation de l'extérieur de l'UE, les risques les plus importants se situent, car l'importateur n'a pas toujours de vue sur ce qui se passe en amont de la chaîne.