V nařízení o AI není stanovena pevná lhůta pro proces s vaším podnikovým sborem. Nařízení upravuje, co je AI systém a jaké povinnosti s ním souvisejí, ale neříká nic o tom, jak dlouho může nebo musí trvat interní konzultace se zástupci zaměstnanců. Tato lhůta vyplývá z českého pracovního práva a zejména z toho, jak si vaše organizace a podnikový sbor sami sjednají konzultace.
V praxi vidíme procesy, které trvají několik týdnů, a procesy, které zaberou několik měsíců. Rozdíl je zřídka v zákoně, ale v třech věcech: zda jde o rozhodnutí, k němuž je třeba povinná výměna názorů nebo souhlas, zda je spis kompletní při první žádosti, a kolik kol konzultací je zapotřebí, aby všichni měli stejné informace. Kdo si to předem ujasní, předejde zpomalení zavedení AI systému v poslední chvíli.
Co nařízení o AI upravuje a co neupravuje
Nařízení o AI se zaměřuje na samotný AI systém: na jaký účel se používá, jaká úroveň rizika s tím souvisí a jakou dokumentaci musí moci předložit poskytovatel nebo uživatel. AI systém používaný pro hodnocení zaměstnanců, jejich nábor nebo monitorování zaměstnanců spadá v nařízení do kategorie, která vyžaduje zvýšenou pozornost, s příslušnými povinnostmi v oblasti transparentnosti a dokumentace. Zda a jak je váš podnikový sbor zapojen, není uvedeno v nařízení o AI; to vyplývá z existujícího českého pracovního práva týkajícího se spoluúčasti. Tyto dvě dráhy běží vedle sebe a v praxi se často propletují, což už samo o sobě stojí čas na vyjasnění.
Kde se průběh v praxi zasekává
Největší zpoždění nevzniká během samotné konzultace, ale předtím. Běžnou překážkou je nejasnost ohledně rozsahu: spadá tento konkrétní systém pod spoluúčast či ne, a kdo v organizaci to posoudí. Druhou překážkou je neúplný spis při první žádosti o výměnu názorů, což vede k dalším otázkám podnikového sboru a je zapotřebí nové kolo. To se často stává proto, že informace o AI systému musí ještě přijít od poskytovatele softwaru a tyto informace nejsou vždy poskytnuty včas nebo v použitelné podobě.
Třetí překážkou je plánování: IT zavedení je často již určeno, než je proces spoluúčasti dokončen, což vede k konzultacím pod časovým tlakem. To má opačný efekt, protože unáhlená konzultace spíše vede k více otázkám než k méně. Nakonec, pokud AI systém zpracovává osobní údaje zaměstnanců, často se do toho promítá i test GDPR, například posouzení vlivu na ochranu osobních údajů. Tyto dva procesy — spoluúčast a test GDPR — je nejlepší naplánovat současně, ne postupně.
Co si můžete předem ujasnit
Čas, který si ušetříte, spočívá především v přípravě. Nejdříve si ujasněte, o jaký druh AI systému jde a zda spadá pod jednu z kategorií, které vyžadují další dokumentaci; to také určuje, jaké otázky si podnikový sbor položí. V znalostní databázi, kde je to pro každou situaci prošetřeno, zjistíte, jak se různé druhy AI systémů a skupiny produktů dělí. Poté se brzy poraďte se svým poskytovatelem softwaru o tom, jaká dokumentace je dostupná, abyste se nemuseli v průběhu procesu čekat na jednotlivé dokumenty. Úplný spis při první žádosti o výměnu názorů se často vyhnete celému dalšímu kolu konzultací.
Může také pomoci, když si předem, mimo oficiální proces, ujasníte, kde se vaše organizace zhruba nachází. S několika otázkami, které ihned poskytují orientační odpověď získáte přehled o tom, které povinnosti se zdají relevantní pro vaši situaci, abyste to mohl/a cíleně vzít v úvahu v rozhovoru s radou zaměstnanců. Pro otázky, které se trochu liší od vaší, je zde přehled v často kladených otázkách jiných podnikatelů. Jak podložujeme naše informace a odkud pocházejí, si přečtete na stránce vysvětlující, odkud informace pocházejí.
Protože přesné povinnosti týkající se práva zaměstnanců na informace a konzultace vycházejí z pracovního práva a nikoli z nařízení o AI, je to právě ten předmět, o kterém může právník nebo v případě pochybností o klasifikaci systému AI příslušný dohledový orgán poskytnout jasný výklad pro vaši konkrétní situaci. Chcete si nejdříve sami udělat představu, bez jakýchkoli zavazujících povinností? Využijte bezplatné rychlé skenování nebo si pokojně přečtěte další informace v naší znalostní bázi.