Es gibt keine feste Frist in der KI-Verordnung für das Verfahren mit Ihrer Arbeitnehmervertretung. Die Verordnung regelt, was ein KI-System ist und welche Verpflichtungen damit verbunden sind, sagt aber nichts über die Dauer von internen Abstimmungen mit der Personalvertretung. Diese Frist ergibt sich aus dem niederländischen Arbeitsrecht und vor allem aus der Art und Weise, wie Ihre Organisation und die Arbeitnehmervertretung die Abstimmung selbst gestalten.
In der Praxis sehen wir Verfahren, die einige Wochen dauern, und Verfahren, die einige Monate in Anspruch nehmen. Der Unterschied liegt selten im Gesetz, sondern in drei Dingen: ob es sich um eine Beratungs- oder Zustimmungspflicht handelt, ob die Unterlagen bei der ersten Anfrage vollständig sind, und wie viele Abstimmungsrunden nötig sind, bis alle die gleichen Informationen haben. Wer dies vorher klärt, verhindert, dass die Einführung eines KI-Systems in letzter Minute verzögert wird.
Was die KI-Verordnung regelt und nicht regelt
Die KI-Verordnung konzentriert sich auf das KI-System selbst: wofür es verwendet wird, welches Risikostufe damit verbunden ist und welche Dokumentation ein Anbieter oder Nutzer vorweisen muss. Ein KI-System, das für die Beurteilung von Arbeitnehmern, Rekrutierung oder Überwachung von Arbeitnehmern eingesetzt wird, fällt in der Verordnung unter eine Kategorie, die besondere Aufmerksamkeit erfordert, mit entsprechenden Transparenz- und Dokumentationspflichten. Ob und wie Ihre Arbeitnehmervertretung dabei einbezogen wird, steht nicht in der KI-Verordnung; das ergibt sich aus dem geltenden niederländischen Arbeitsrecht zur Mitbestimmung. Diese beiden Stränge laufen nebeneinander her und werden in der Praxis oft vermischt, was für sich selbst schon Zeit kostet, um es zu klären.
Wo die Durchlaufzeit in der Praxis steckenbleibt
Die meisten Verzögerungen entstehen nicht bei der Abstimmung selbst, sondern davor. Ein häufig genannter Engpass ist Unklarheit über den Umfang: fällt dieses spezifische System unter die Mitbestimmung oder nicht, und wer in der Organisation bewertet das. Ein zweiter Engpass ist ein unvollständiges Dossier bei der ersten Beratungsanfrage, woraufhin die Arbeitnehmervertretung zusätzliche Fragen stellt und eine neue Runde nötig ist. Das passiert oft, weil die Informationen zum KI-System noch vom Softwareanbieter kommen müssen, und diese Informationen nicht immer rechtzeitig oder in nutzbarer Form bereitgestellt werden.
Ein dritter Engpass ist die Planung: Der IT-Rollout wird oft bereits festgelegt, bevor das Mitbestimmungsverfahren abgeschlossen ist, was zu Abstimmungen unter Zeitdruck führt. Das wirkt kontraproduktiv, denn eilige Abstimmungen führen eher zu mehr Fragen als zu weniger. Schließlich ist oft auch eine datenschutzrechtliche Prüfung relevant, wenn das KI-System personenbezogene Daten von Arbeitnehmern verarbeitet, wie z. B. eine Datenschutz-Folgenabschätzung. Diese beiden Verfahren — Mitbestimmung und Datenschutzprüfung — sollten idealerweise gleichzeitig geplant werden, nicht nacheinander.
Was Sie vorher klären können
Die Zeit, die Sie sparen, steckt vor allem in der Vorbereitung. Klären Sie zunächst, um was für ein KI-System es sich handelt und ob es unter eine der Kategorien fällt, die zusätzliche Dokumentation erfordern; das bestimmt auch mit, welche Fragen die Arbeitnehmervertretung stellen wird. In der Wissensdatenbank, in der dies pro Situation geklärt wurde finden Sie, wie verschiedene Arten von KI-Systemen und Produktgruppen eingeteilt werden. Sprechen Sie dann frühzeitig mit Ihrem Softwareanbieter über die verfügbare Dokumentation, damit Sie nicht in der Mitte des Verfahrens noch auf Unterlagen warten müssen. Ein vollständiges Dossier bei der ersten Beratungsanfrage spart oft eine ganze Abstimmungsrunde.
Es kann auch hilfreich sein, vorher, unabhängig vom formalen Verfahren, zu prüfen, wo Ihre Organisation ungefähr steht. Mit ein paar Fragen, die sofort einen Hinweis geben erhalten Sie einen Überblick darüber, welche Verpflichtungen für Ihre Situation relevant erscheinen, damit Sie diese gezielt in das Gespräch mit dem Betriebsrat einbeziehen können. Bei Fragen, die sich etwas von Ihrer unterscheiden, finden Sie eine Übersicht in häufig gestellte Fragen anderer Unternehmer. Wie wir unsere Informationen belegen und woher sie stammen, erfahren Sie auf der Seite, die erklärt, woher die Informationen stammen.
Da die genauen Verpflichtungen bezüglich Mitsprache aus dem Arbeitsrecht und nicht aus der KI-Verordnung stammen, ist dies ein Thema, zu dem ein Jurist oder bei Zweifeln an der Klassifizierung des KI-Systems die zuständige Aufsichtsbehörde für Ihre spezifische Situation Auskunft geben kann. Möchten Sie zunächst selbst eine unverbindliche Einschätzung? Machen Sie den kostenlosen Quick-Check oder lesen Sie in der Wissensdatenbank weiter.